プロジェクトは体制図を描くのがカギ ＃162
先日、あるプロジェクトでメンバーの方から
「体制図って描いたほうがいいですか？」
というご質問をいただきました。
今回はプロジェクトの体制図は描くべきタイミングと
そのメリットについてお伝えします。
｜体制図を描くべきタイミング
プロジェクト開始当初で
チームメンバーがまだ2〜3名程度だったり
関係部署がまだほとんどないチームでは
体制図まで作る必要はないかもしれません。
しかし、チームメンバーの役割を明確にする必要がでてきたり
複数の関係部署ができてくるようになったら、
体制図を描いておくことをお勧めします。
｜体制図を描く目的とメリット
体制図を描く目的やそのメリットは、大きく3つあります。
1. プロジェクトの位置づけやメンバーの役割が明確になる
2. メンバーのモチベーションが上がる
3. 外部から見てプロジェクトが明確になる
一つずつ見ていきましょう。
1. プロジェクトの位置づけやメンバーの役割が明確になる
体制図を描くことで
プロジェクトが上位の大きな組織に対して
どのような位置づけになっているのか、
誰が責任者で、誰が承認者なのかが明確になります。
また、関係部署が絡む場合
どのように関係しているかを図示することで位置づけが明確になります。
これが不明確な場合は
体制図を描きながら明確にしていくと良いでしょう。
自分自身の立場を明確にすることで
プロジェクトでの立ち回りがしやすくなります。
逆に言えば、
立ち回りやすいようにプロジェクト体制を構築することが大切です。
私はプロジェクトに協力いただく関係者に応じて
・自分がリーダーとして推進する場合
・リーダーは別に立て自分は事務局として動く場合
のように、立場を分けて工夫します。
たとえば、以下のような体制図です。
【自分がリーダーとなった体制図】
【リーダーは上司など別に立て、自分は事務局とした体制図】
自分がどちらの方がやりやすいかも重要ですが、
プロジェクトとして最適な体制や
自分がどの立場で動くのがチームにとって進めやすいか
の視点で考えると良いでしょう。
2. メンバーのモチベーションが上がる
プロジェクト体制図が完成すると
体制図に自分の名前が入っていることでメンバーに責任感が生まれ
モチベーションが上がるはずです。
プロジェクトに声をかけられたが
”自分の役割や責任が不明確”
という経験がある方も多いのではないでしょうか。
関係する部署や人には、事前にきちんとお断りした上で
本人の意思を確認し、名前を載せておくと良いです。
私の場合は
プロジェクトメンバーの上司や部署の責任者も
ステアリングコミッティとして名前を入れていました。
こうすることで、部署全体で協力している形を作りやすくなります。
中には不本意な立場に名前が入っていると感じるメンバーがいるかもしれませんが、その場合は、しっかりフォローしておきましょう。
3. 外から見てプロジェクトが明確になる
プロジェクトが進むにつれ社内の関係部署に協力を仰ぐ場面も出てきますが
その際に体制図があるとプロジェクトの位置づけがわかりやすくなり
しっかり運営されている印象を持ってもらえます。
また、外部パートナーを開拓する際には
外部用にアレンジした体制図で説明することで
関係者や組織の絡みが明確になります。
｜おわりに
いかがでしたでしょうか？
私の場合、関係部署が2〜3を超えたら簡単な体制図を描き
さらにプロジェクトが大きくなるときは
その体制図をブラッシュアップしていました。
体制図を明確に示すことで
メンバーや関係者の位置づけが明確になり
モチベーションが上がります。
ぜひ試してみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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