Backlogがなかった営業時代の私
こんにちは。
タスク管理ツールBacklogをサービス提供している株式会社ヌーラボのマーケティング部、 TシャツLサイズ こと、シンカワです。
この記事は #Backlogアドベントカレンダー2024 by #JBUG の12月19日分の記事として執筆しています
先日12月14日、「Backlog World 2024 in Yokohama」が開催されました。ご参加された皆様、ご準備を進めてくださった皆様、本当にお疲れ様でした。
その中で開催された、「Good Project Award 2024」。
メンバーの個性を活かし、チームとして最大限の力を発揮したプロジェクトを広く募集し、多くの方に知っていただく、そして新たなプロジェクトの成功の参考にしていただきたいと考えています
最優秀賞を受賞された ユニフォームネクスト株式会社様の営業DXプロジェクトのピッチは、営業時代にタスク管理に苦慮していた私には特に印象的で「あるあるあるある！！！」と共感しまくった内容でした。
以下、当日の私のポスト
これは営業あるある…。経験あります😭 #BacklogWorld pic.twitter.com/MbSFBQmaj4
— TシャツLサイズ (@takeko_Lsize) December 14, 2024
営業は、とにかく時間がない！
これは、営業職に就いたことがある方なら、誰もが感じることだと思います。私も前職で旅行情報サイトの広告営業チームリーダーをしていた頃、毎日がタスクに追われる日々でした。
営業成績を上げれば上げるほど、新規顧客が増え、担当するお客さまが増えるのでコミュニケーション数は増え、事務手続きも増え、入稿作業も増え、次年度の目標が上がるというジレンマに苛まれています。
常に追われる時間と山積みの業務
毎月発行される月刊誌やLP広告の入稿、毎週数十社分のターゲティング広告のプラン紐付け確認。毎日3〜4件の商談のアポどりと、その提案資料を作成しながら、担当する観光地では往復5時間以上の県外出張が当たり前。
お客様の特性上対面営業が基本だったため、メンバー全員がバラバラに動き、全員が顔を合わせるのは週に1度の月曜ミーティングだけでした。
さらに、担当宿さまの年間戦略の策定や進捗確認、お部屋の在庫や料金設定の確認、オンラインページのチェック。
加えて、毎週のヨミ会議でのメンバーとの面談、チームの営業実績やマイルストーンの管理、KPIの策定、チーム全体の戦略立案……。どれも欠かすことのできない業務ばかりです。
こうした業務の中で、リーダーとして「メンバーに効率よく進めてほしい」「もっと時間を有効活用したい」と思っていましたが、当時の私の手元にあったのは、個人の手帳とエクセル、散らばったメールやチャットだけでした。
どのタスクも大切で、優先順位をつけて進めているつもりでしたが、実際には目の前のタスクに追われる日々。本当に大切な「メンバーの育成」や「クライアントへの価値ある提案」に時間を割けていない自分に、もどかしさを感じていました。
アナログ管理の限界と、不安の積み重ね
この状況は、きっと営業職の方なら共感していただける「あるある」だと思います。私も、以下のような課題に毎日直面していました。
資料が見つからない
商談で使う提案資料を作成する際、過去の資料やクライアントのデータを探すところから始めるのですが、情報が共有フォルダやメール、チャットに散らばっているため、最新情報をまとめるだけで多くの時間を費やしていました。
修正が必要になるたびに「これが最新版？」と迷うこともしょっちゅうでした。
ナレッジ共有ができない
ありがたいことに、メンバーに恵まれたリーダーだったので、メンバー同士で成功した提案資料やトークスクリプトを共有し合う文化はありました。
しかし、その情報はチャットやメールで送られるため、資料を改めて共有フォルダに保存する時間が取れなかったり、どこに行ったか分からなくなったりと、せっかくのナレッジが埋もれてしまうことが多々ありました。
制作物の確認作業が煩雑
LPやターゲティング広告の入稿作業では、関係者がクライアント、外部デザイナーさんなど複数いるため、確認手段がバラバラで、伝達漏れや内容の伝わり違いが頻繁に発生しました。
そのため、タスクの進捗確認や漏れを防ぐためにエクセルでのタスクチェック表を睨みながら電話やメールでリマインドを繰り返し、それだけで一日の大半を費やすこともありました。
手動でガントチャートを作成
チーム目標を達成するためには、メンバーに具体的な行動計画を伝える必要があります。そのため、毎回エクセルでガントチャートを作成し、進捗を会議などで毎週共有していました。
ですが、それでも数日経つと忙しい中でメンバーがやるべきことを忘れていたり、リマインドが必要になったりすることが続きます。
私もメンバーもお互い嫌な気持ちになるような「あれやってあるの？あの商品の提案はしてあるの？」「すみませんやってません、いついつやる予定です」の攻防が始まってしまいます。
Backlogとの出会い。仕事の進め方が劇的に変わる
そんな私がヌーラボに入社し、Backlogを使い始めたとき、「Backlogがあの頃にあれば！」と心から思いました。Backlogは、あの頃の私が抱えていた課題を解決してくれるツールだと思いました。
ナレッジや資料が一箇所に集約される
Backlogの課題（＝タスク）に提案資料やナレッジを紐づけておけば、「どこに保存したっけ？」と探す手間がなくなります。
過去の成功事例や修正履歴なども、資料共有などのタスクとして課題登録し、そこでコメントで議論することによってすべて記録されます。
共有した内容が埋もれることなく、みんなが同じ資料に対してコメントした内容がひとまとまりになります。
課題の検索をすることで、しばらく更新がなかったものでもすぐに見つけることが可能です。
社外の人も一緒に使える、入稿物のチェックもスムーズに
Backlogでは、社外の関係者をプロジェクトに招待し、一緒にタスクや進捗を確認することができます。
たとえば、クライアントやデザイナー、ディレクターといった外部メンバーをゲストとして招待することで、入稿物の内容を課題で共有すれば、修正依頼やフィードバックもBacklog上で一元管理可能です。
グラフィックをチェックする人や、質問へ回答する人に回答期日の締め切りにした課題の担当者にして通知することで、メールやチャットでの確認漏れや伝達ミスが減り、スムーズに入稿を進められるようになります。
ガントチャートが自動生成され、進捗共有がスムーズに
Backlogでは課題（＝タスク）を登録するだけでガントチャートが自動生成され、プロジェクト全体のスケジュールが視覚化されます。
エクセルで手動作成していた作業が不要になり、誰がどのタスクを担当しているのか、進捗がどこで滞っているのかを一目で把握できます。これにより、進捗確認やリマインドに使う時間が激減します。
タスクが見えるから、みんなでフォローできる
Backlog上でタスクやプロジェクトを共有すると、誰がどのタスクを担当していて、進捗がどの段階にあるのかが一目でわかります。これにより、チーム全員がフォローし合える環境が生まれます。
営業のように常にオフィスで顔を合わせることが難しい仕事でも、チャットと違い情報が流れてしまうことがないのでBacklogを見れば誰がどんな仕事をしているのかわかるようになります。
たとえば、「このタスクが遅れているから手伝おう」「次に何が必要か準備しておこう」といった連携がスムーズに行えるようになります。リーダーだけでなく、メンバー全員がプロジェクト全体を支え合う仕組みが自然と構築されます。
このように、Backlogを活用することで、チーム内外を問わず、全員が一緒に進んでいる感覚を持ちながら効率よく仕事を進めることができ、自然とチームワークマネジメントを強化することが可能となります。
ツールが生む「仕事の余裕」と「未来」
Backlogがもたらしてくれるのは、単なる効率化だけではありません。
それは「仕事に余裕を生む力」です。
タスクに追われる時間が減ることで、戦略の策定やクライアントへの提案、そしてメンバーの成長支援といった本来やるべき仕事に集中できるようになります。
もし、あの頃の私にBacklogを届けられるなら
「Backlogがあれば、チーム全員でもっと進める」
Backlogは、手帳やエクセル管理のような誰か個人が管理するタスク管理だけでは越えられなかった壁を超えるツールだと私は思います。
チームでタスク管理を行うのは当たり前の世界で、それぞれが本来やるべき仕事に集中でき、チーム本来の力を引き出す未来を広げてくれる存在です。
Backlogがあれば、チームの未来はもっと明るくなる。
今、このツールをご提案させていただく立場で、私はその価値をたくさんのチームに広めていきたいと考えております。
そして今、ヌーラボではBacklogを一緒に広めてくれる方を募集しております。
よかったらこちらもご覧ください。