パソコンが苦手では事務の仕事は難しい！最低限の知識は絶対に身につけるべき理由

2024年11月16日 14:41

会社が求める最低限のPCスキルとは？

転職において事務職の求人はほとんど、エクセルやワードなど、業務用ソフトが扱えるまでのPCスキル（パソコンスキル、ITリテラシーなど）を求めています。

PCスキルについて多くの場合、Microsoft社のExcelやWordが使えるかどうか、関数やマクロを組めるか、データベースアプリケーションAccessを操作できるかどうかなどです。

例えば経理職を募集する求人の場合、日商簿記検定2級・3級以上を求めているところがほとんどですが、PCスキルが乏しいとして、不採用になるケースは少なくありません。

大企業・中小企業問わず、経理事務はExcelを使って作業しているところが圧倒的に多いようです。

採用面接では必ずと言っていいほど、PCスキルについて聞かれるため、PCスキルに関する質問への回答は、日商簿記検定と合わせて準備しておきたいところです。

それでも採用の合否だけでいうと、上述したような最低限のPCスキルさえあれば問題ありません。

もし日商簿記検定2級とは別に、PCスキルを証明するための資格が欲しいということであれば、MOS試験（Microsoft Office specialist 試験）という資格を取得してアピールすると良いでしょう。

この資格は、点数によってPCスキルを証明できる資格であり、合格率や合格点数は公開されていないものの、1000点満点中、550点〜850点が合格範囲の目安となります。

詳しくは、下記の公式ホームページをご確認ください。

PCスキルについては最低限のスキルがあれば、転職時においては問題ないと上述しました。

しかし、実際にその企業で働かないことには、どのくらいのPCスキルが必要なのかが分かりません。

子会社が数十社もあるような会社の連結会計業務や月次決算資料の作成など、すべてExcelで処理している企業の場合、例え公認会計士や簿記1級の資格を持っていたとしても、PCスキルがないために仕事ができないということが実際によくあります。

私の経験上、前職の上場企業では経理部長が公認会計士の資格を保有していたのですが、エクセルが苦手で日常の経理業務ができず、またパソコン操作に慣れていない方だったため、会計知識はあっても仕事が全くできなかったのです。

結局その経理部長は入社して1年もしないうちに退職しました。

こういう方は意外に多く、手作業の仕事は部下や他部署に任せ、自分は企画やアイディアを考えて人に指示するだけという、いわゆるエリートビジネスパーソンに多い傾向があります。

それなら、Excelの操作方法をこれから勉強すればいいだけの話だと思われるかもしれませんが、パソコンやソフトウェアの使い方になると、どうも苦手意識が働いてしまう人が少なくないようです。

特にご年配の方になると、パソコンの勉強をすること自体、億劫になる方が多いです。

マウスの操作方法やキーボードの打ち方などから勉強しなくてはならないのかと思うと、気が遠くなるとも聞きます。

日商簿記の資格がなくても経理の仕事はできますが、PCスキルの有無になると、直接仕事の質やスピードに関わってきます。

もし、PCスキルが乏しいと思うのであれば、上述したMOSの資格を目指してみるのも良いかと思います。

また、資格を取得せずとも、まずExcel操作の基本書を買い、一通りその本に載っている操作を試してみることをお勧めします。

エクセルが得意な人は、基本関数の挿入はセルに直接手入力ですし、多くのショートカットキーを駆使します。

仕事でよく使うショートカットキーと関数を覚えておくだけでも、仕事の質やスピードは全然違います。

例えば、
コントロールキー＋ Sキー（上書き保存）、
Altキー＋ F4キー（ファイルを閉じる）、
Altキー＋ Tabキー（開いているファイルの切り替え）　

事務職の方なら、この３つのショートカットキーはかなり多用しているのではないでしょうか。
※このショートカットキーはWindowsの場合です。

私も一日にそれぞれ100回以上は使っていると思います。

そして、仕事で全く使わない関数やショートカットキーをわざわざ覚える必要はありません。

日常業務でほとんど使わないような操作は覚える必要はなく、求めているPCスキルだけを習得すればよいだけの話です。

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