プロジェクトを円滑に進めるコミュニケーション設計について

　今日はPJを円滑に進めるコミュニケーション設計についてお話したいと思います。

何故コミュニケーション設計が大事なのか

　プロジェクトを進行するにあたって、何かを人に聞きたい、確認したい、伝えたい、というシーンは必ず、そして何回も起こると思います。っと言いますか私達は作業以外はコミュニケーションをしていると言っても過言ではありません。1人では何もできないからです。物事を進めるためには必ず人の助けが必要です。

　PJを進めるための重要な要素、コミュニケーション。そのコミュニケーションを行うための環境が整っていないと「後でやろう」が生まれ易くなります。そうすると何が起こるかと言うと、
　
「後でやろう」が生まれる → 進むべきものが進まなく遅くなる → 余裕がなくなる → 品質が落ちる → 顧客満足度が減る、、、

　という感じでどんどんどんどん悪い方向に行ってしまいます。

物事を円滑に進めるコミュニケーション設計は？

私が意識しているのは下記です。
①場を設ける
　・会議体
　・テキストでやり取りする場
②担当、役割を明確にする
③他の人の動きが見える環境を作る

順を追って説明していきます。

①場を設ける

　「この場は◯◯について話すことができますよ〜」ということを定義します。会議という形で設けてもいいですし、Slackなどチャットツールで関連するチャンネルを設けてもいいと思います。

　上述した定義する、ということが大事かなと思っています。定義がないと参加してもその場で何を話して良いのか分からなくなり、迷いが生まれます。迷いは遅延の元です。ちょっとした迷いでも発生するのであればその迷いをなくすのがコミュニケーション設計かと思います。

　そして定義をしたらそちらを見える化します。

　「会議の場合」
　　　会議の目的、アジェンダを明確にする。
　「テキストチャンネルの場合」
　　　その場が何に関連することを話すばなのか、
　　　トピックや説明で明記する。

　見える化すると知らない人がプロジェクトに参画してきた時にそちらを見ればその場の意図が分かりますし、また既存メンバーへの再周知とすることもできます。

　また、会議に関しては定例で設ける、というところがポイントかと思います。私の場合、「ちょっと良いですか？」と声をかけるのも億劫です。こちらも遅延の元となります。予め話す場が決まっていれば割り切って進められるので迷いは生まれません。
　もちろん緊急の場合は別です。そちらはケース・バイ・ケースかなと思います。

②担当・役割を明確にする

　「◯◯に関することはAさんに聞くといいですよ〜。Aさんはこの様な役割を持っていますよ〜」ということを定義します。こちらも定義、その見える化が必要です。

　例えばプロダクトの仕様に関して確認したい時の確認先は誰かを確認し、全体のコンセンサスを取る。コンセンサスを取ったらテキストにしてみんなが見えるところに置いておきます。

　担当・役割を明確にすると、
　・本人ではないメンバーへの周知
　・本人への周知
　の効果が得られます。

　「本人ではないメンバーへの周知」はそのままですね、「◯◯に関することはAさんに聞く」ということを本人以外のメンバー全員が理解できるという状況です。

　「本人への周知」に関しては担当・役割を明確にすることによって本人に「あ、そういうことなのね」と自覚してもらうことができる、ということです。自分の担当・役割が明確になっていれば本人もそちらに即し行動することができます。受動的な行動だけでなく、主体的な行動もするようになります。

③他の人の動きが見える環境を作る

　言わば「会話が無いコミュニケーション」です。こちらは関係者同士が集まる場にいれば自然と体験できることです。自分以外の人が話している会話、作業している雰囲気、その場にいると本人同士の会話がなくても何かを感じることができます。

　以前は自然とできていたかもしれませんが今の時代リモートも主流になってきています。そうするとどうしてもその場にいて体験するということが行いづらくなります。

　リモートでの人の動きが見える環境として、チャットツールのチャンネルがあります。チャンネルについては「①場を設ける」でもお話しましたが、こちらは「自分が当事者ではないけれどもなんとなく情報を把握しておきたい」という場合を指しています。

　私が働いている会社の場合Slackを使っています。Slackはチャンネルオープン（誰でもそのチャンネルを見てジョインできる）が推奨されています。
※もちろん採用などセンシティブな情報を扱う場合はプライベートチャンネルを利用します。

　なにか気になることがあればSlack内で検索して、気になるトピックを話しているチャンネルがあればそのチャンネルに誰でも参加することができ、リアルタイムのやり取りや過去の履歴を見ることができます。話の流れが分かれば自分が誰かとコミュニケーションする時に役に立ちます。

　この様な環境を利用する、ということもコミュニケーション設計の一環かと思います。

おわりに

　プロジェクトを円滑にすすめるためのコミュニケーション設計、ということでお話させていただきました。ご紹介したもの以外にも良いアイディアは沢山あると思いますが私が実際に体験してポイントと思ったところをご紹介させていただきました。

参考になれば幸いです！