大学生の企画,イベントの作り方マニュアル(仮)　③-準備2 ～やりとり編～

①オトナとのやり取り

　場合によっては社会人と手を組んでやる場合もあると思う。これは上手くいけば企画の規模が大きくなるがリスクも大きい。どうすればトラブルが起こりにくいのか。ここで一つ具体的なアドバイスだが、社会人や法人、大学とコミュケーションを取る場合や何か依頼をする場合「必ず書面で行う」事をオススメしておく。そして認識にズレが無いかよく確認する。
　依頼を書面で行う事は当然だが、普段から打ち合わせなどは議事録にとっておき、資料として保管しておく。こうしておかないと後々齟齬が生まれやすい。(あれ言ったじゃん、とか、あれ渡したじゃん、とか不確実でどうしようもないトラブルを防ぐ)
　重要な場面を口頭コミュニケーションに頼るのは良くない。協力者の協力内容やgive & takeの内容の認識等は必ず書面上でやりとりし、認識のすり合わせを行っておかないと後々大変なことになる。僕は本当に大変な思いをした。そして迷惑を掛けてしまった。本当に気を付けてほしい。
　次に、接する上で気を付けてほしいケースについて述べていく。

ケース1:自分達の対応が悪い
　学生の話に乗ってくれる社会人の方は元々学生と何かをしていて、学生とのコミュケーションや扱いに慣れている方が多い。ただ、そういう人ばかりでは無い。
　学生のビジネスマナー程ぎこちないモノは無いと思う。これでやらかすと一気に自分だけでなく所属団体、大学の信用を失いかねない。社会人の方は忙しい中時間を割いて学生の甘々な話に乗ってくださっているので、ある程度マナーに関しては調べるなり先輩に相談するなりしてから接する。
　僕自身も何回かやらかした。やらかした時は謝罪するしかない。下手したら謝罪文の作成だったら理科大で一番うまいかもしれない。

ケース2:悪質な社会人
　ほぼ無いケースだが、学生を良いように利用しようとする社会人もいる。(幸い僕は見たことが無い)これを念頭に置きながらオトナと接していく必要がある。give & takeの関係をしっかり見極め、自分たちの提供する価値に見合ったリターンなのか、目的から外れる事は無いか。主催者が自分達である事を忘れてはならない。
　少し別のケースだが、東大サッカー部が社会人チーム東京ユナイテッドFCに人員と練習場を数年間搾取され続けていたというニュースが少し話題になっている。こういうことにならないように、つき合う大人には注意した方が良い。

　幸い、社会からの大学生に対するニーズは大きい。お金も集めようと思えば色々な方法がある。よく探して徹底的に交渉すれば、法人向けのサービスから考えると破格の値段で仕事を引き受けてくださる場合もある。そして何より、社会人や法人と何かをすると学生にとってリターンが大きい。(マナー、社会人のリアル、多少のビジネススキル、人脈 etc)
　ただ、よくリスクを考えてからでないと、かなり痛いモノを食らうので注意してほしい。

②大学とのやり取り

　まず、企画が大学を絡めたモノである場合は学生支援課、もしくは課外活動を担当する課に承諾を受ける必要がある場合がある。(金銭が絡む場合は尚更、詳しくは各校の「課外活動パンフレット」を参照)
　というのも、学生の活動が原因でトラブルが起きた場合、責任を取るのは学生ではなく「大学」であるからだ。恐らく縛られる面もあるが、「自分たちが責任を取ります」と言っても無理なんじゃないかと思う。所詮「学生」なので。

　大学内で何かしらの許可を取る場合は「可否の確認→書類作成(→仮提出・添削)→提出→担当者OK→責任者OK→許可」というプロセスが一般的だと思う。だが、責任者OKが取りずらかったり別の部署にも申請をしないといけないケースもある。
　課外活動担当者と普段から仲良くしておくと、ある程度融通が利くようになったり、通りやすい申請の仕方を教えてくださったりなど色々良くしてくださるのでオススメする。

③自分の本分との兼ね合い

　何か学業以外で熱中できるモノを持つとそれに一辺倒になってしまい、単位を落としまくってしまう人が時々いる。だが、自分たちは学生である以上その本分を忘れてはならないと僕は思う。
　かくいう自分も、3年まで普通のテストやレポートさえ書けば良いので成績に関しては問題なかったが、4年次になって研究が忙しいのに他にも色々手を出していたので、色んな事が中途半端になってしまう面があった。そのせいで迷惑を掛けてしまった事もあった。
　自分の今年度の一番大きな反省でもあるので、この点においては注意してもらいたい。

〇まとめ
・社会人には(当たり前だが)誠意をもって接する。ただ、注意は必要。重要なやりとりは「必ず」書面で行う。
・大学の課外活動担当者と仲よくする。
・自分の本分を見失わないように。

最後は「反省・引継ぎ」について。