契約書発行・管理
こんにちはU・x・U
建設業ではまだまだ、契約書の電子化は進んでおりません。
また、協力業者さんもPCやスマホを使っていない方もいるので、まず電子契約の土台ができていないのが現状です。
無理に電子契約をする段階でもないので、紙の運用のままで行っています。
しかし、紙の契約書もkintoneを使えば、最低限の工数で実現できるようになりました^ ^
■導入前
ドッチファイルに、契約種別のインデックスつけて管理していました。
「2020年契約書ファイル持ってる人ー？どこー？」
「担当工事の契約書原本って、この中のどこにある...ん...だ...」
また、契約書作成時は管理部へ依頼するか、各自が持っている契約書エクセルから印刷してもらい、回覧、チェック後に郵送といった流れでした。
■契約書アプリ導入後
①郵送で届いた工事契約書
②こちらから発行する工事契約書
③その他契約書
それぞれの場面で登録しやすいようにタブで分け、登録ができるようになっています。
また、ジョイゾーさんのPDFプレビュープラグインで原本の確認も簡単☆
①郵送で届いた工事契約書
PDFプレビュープラグインで、詳細確認。
②こちらで発行する工事契約書
工事情報をルックアップで呼び出すので、ほぼ追加入力なしで発行できます。
協力業者さんとの契約の時は取引先名を再度ルックアップでOK。
その後、このアプリ内で回覧。Repotoneで出力を行い、印刷郵送。
また、顧客マスタと工事マスタに紐づくようになっているため、それぞれのアプリからも契約情報を見ることができます。
SCANして、アプリへ添付して、工事内容連携させる流れは、手間が増えているのです。面倒臭いはず...😢
でも、この一手間のおかげで現場代理人や請求業務の時に探す手間が大幅に減っています。感謝（ ; ; ）✨
これからですが、電子契約は諦めているわけではなく、もう目星はつけてありますww
あとは、タイミングが来るのを待つのみです...！
■利用している連携サービスはこちら
▼タブ区切りプラグイン
▼Repotone
▼ジョイゾーさんのPDFプレビュープラグイン
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