仕事と段取りについて最近よく考える

働いた年数が私ぐらいになると、仕事ということについて、余計なことをあれこれ考えてみることが、これが実に楽しかったりする。

ああでもないこうでもない。を考えるのがもともと好きなタイプだが、

最近、よく考えるのが段取りである。

段取りで仕事の成果の＊＊％決まる。

このフレーズは余りにもおなじみだ。

一般的には。＊＊は８０％ぐらいだが、私の会社では９９％としている。

実際、こういう表現が自社で効果があったかどうかは疑わしいが、少なくとも私の仕事に関する意識はそうである。

もっと言えば、仕事に限らず日常生活でも遊びでもゴルフに出かけるのでも、基本的には段取り重視である。

こんなことを書き出すと、計画性が高いと思われがちだが、厳密に言うと計画的なのと段取りは違うと考えている。

世間では私は自由人で通っている。

この７月に

“ＰＤＣＡは経営そのものである”を上梓した。

その中に書いたが、仕事で考え場合、プロジェクト遂行や会社の経営は計画があってしかるべきであり、その計画の遂行の中には数多くの段取りがある。一方で、計画がない仕事の段取りと言うものがある。感覚的には段取りの段取りとも言える。

ちなみに、私は働いて４０年近くであり流石に何をするにも日常段取りについては習慣化できている。しかし、そうは言っても突発的な事や想定外の事が発生した時は、どうしても段取りが狂うし疎かになる。

段取りを習慣化することには、若いころはそれなりに腐心してきたと思う。もう１０年以上前からだが、私は早朝に仕事の段取りは終わる。

だいたい、会社に出かけるまでの２時間か３時間だ。たまに当日の納期仕事や当日のセミナーの準備をプラスアルファですることはあるが、基本的には、世間が仕事で始まる時間には基本的には段取りは終えている。とてもスッキリした状態で世間が動き出すのを待つ。

日中はどうかと言うと、国内で考えると、日中に段取りする時間はほぼ取れない。たまに隙間時間が出来ても、そういう時は社員や外部の方とのコミュニケーションにあてる。

これが海外だとどうなるか？

やはり飛行機の中は絶好の空間と時間だ。数時間のフライトだと溜まっていた資料の見直しと整理、そのうえで段取りが十二分にできる。

今日も明日も私の仕事や活動は段取りから始まる。

知り合いにも多いが、手帳にみっちりと手書きで書く方もいる。パソコンやスマホでマメに入力する人もいる。私は両方使うが、いつになってもベースは手書きだ。

ただ私は手帳はほとんど使わない。どうも私のようなタイプには手帳は縛られるようで向かないと思う。私の場合は基本的にフリーなメモだ。

今まで色々な種類のメモ帳📝にお世話になってきた。今一番使っているのはこのメモである。

メモを思い付きで書くことにしている。

そして、必ずそのメモに書いたことが完結されるまでメモは絶対に捨てない。

例えば半年たっても、保留のままの事項などは、随時新たなメモに書き写すか、パソコンに入力する。ただ入力しても必ず印刷して身近においておく。

私の長年の感覚ではＩＴだけで処理すると人間として本来持っている五感が働かない。

だから、全てのベースはアナログである。

思いつくままに書いたが、私の場合は自分に合った方法で、段取りにとにかく注力する。だから、段取りの出来ていないと事に付き合うのは嫌いである。時間の無駄を感じるし生産性が低い。これは社員でも外部の方でも同じだ。

思いつくままに書いてきたが、“段取り”と“きっちり”しているは近い言葉のようには思えるが、私の感覚では違う。

きっちりも好ましい仕事スキルだ。きっちりしていても、段取り下手の人は意外と多い。

段取りと言うのはあくまで何かを始める時の準備である。するべきことの洗い出しである。順番などはなくても良い。要するに何かの結果を出すときにするべきＴｏＤｏの洗い出しである。

私は、重要度が高いことでもそうでないこともとにかく一律に洗い出す。

例えば、夕食の買い物に出かけるとする。

メインの魚や肉を買うのは当たり前として、ボールペンもついでに買おうとした場合でも、肉もボールペンも同列にメモするという感じである。

普通は、ボールペンは今日必要な事でも重要な事でもなければ、書かない人も多いだろう。

私は違う。

そもそも、脳はそんなに精密には出来ていない。

書き出したことを一つ残らず実行するほうが脳は楽だ。あとは、一つずつ実行して消し込む。買い物と仕事は一緒である。

以上