2024年目標：仕組み化作りに重点を置いて効率化を目指す

2024年目標：仕組み化作りに重点を置いて効率化を目指す

2024年の目標は、業務の仕組み化を進め、効率的かつスムーズに仕事が進む環境を構築することです。これにより、業務負担を軽減し、日々の業務に追われる状況から抜け出すことを目指します。

【主な業務内容】
私の業務は以下のような内容で構成されています。
• 現調（現場調査）
• 見積作成
• 図面作成
• 材料注文
• 安全書類作成
• 請求書作成

これらを効率的に進めるために、業務を分類し、仕組み化のポイントを整理しました。

【業務の分類】
1. 必ず自分がやらなければならない仕事
　→ 自分が担当する現場の管理

2. 他の人に振れる可能性がある仕事
以下の業務はマニュアルや要領書を作成することで、他の人に任せられるようにします。

• これから依頼される現調
　→ 現調で見るべきポイントをまとめたリストを作成。
• 見積作成
　→ 見積の大まかな項目を伝えられるようなテンプレートを作成。
• 安全書類作成
　→ 作成手順を要領書としてまとめる。
• 請求書作成
　→ 作成要領書を用意して、標準化を進める。
• 図面作成
　→ おおまかな作成内容を伝えられる形でマニュアル化。

3. 自動化・削減できる仕事

• 安全書類
　→ エクセルで記入したら自動入力されるフォーマットを作成。
• 見積作成
　→ エクセルで効率化を進め、自動計算・入力の仕組みを構築。

【効率化の取り組み】

効率化のために、次の施策を検討しています：
1. タスク管理ツールの導入
　→ 誰が一番仕事を抱えていて、誰が空いているかを可視化する。これにより、効率よく仕事を割り振り、納期を抱え込まない仕組みを作る。
2. エクセル書類の自動化
　→ 手動入力を減らし、作業ミスを防ぐ仕組みを導入。
3. 教科書・マニュアルの作成
　→ 現調や見積作成など、標準化できる業務は教科書を作り、教える手間を削減。
4. 外注の活用
　→ 今後は図面作成やその他の業務を外注できるかを検討中。特に設計図のトレース業務など、効率化の余地がある部分を外注に依頼する。

【課題：時間の確保】

これらの仕組みを実行するには「時間」が必要です。しかし、日々の業務に追われ、改革のための時間を確保することが大きな課題となっています。

皆さんは「改革や効率化のための時間」をどうやって確保していますか？

私の考えとしては、まず今抱えている仕事の納期を明確にすることが第一歩だと思います。全てのタスクに対して納期を意識し、余裕ができたタイミングで仕組み化や効率化に取り組む。これが現実的な方法ではないかと感じています。

しかし、これだけでは追いつかない場合もあるかもしれません。そこで皆さんの経験や工夫をぜひ教えていただきたいです。

「業務に追われながらも、どうやって時間を捻出するのか？」
「日々の忙しさの中で、効率化や改革を実行するためのヒント」

皆さんのご意見やアイデアが、私自身の取り組みにも役立つはずです。
どうか教えていただければと思います！

【今後のアクション】

まずは、自分が抱える業務を仕分けし、少しずつでも仕組み化を進めていきます。その上で、周りの協力を得たり、外注やITツールを活用することで、時間の確保と効率化の実現を目指します。

2024年は、この仕組み化を通じて、より働きやすい環境を作り上げたいと思っています。