キーボード操作効率化⑥ ～クイックアクセスツールバーを使う～

キーボード操作を効率化するためのテクニックとして、今回は

・クイックアクセスツールバーを使う

をご紹介する。

クイックアクセスツールバーとは？

クイックアクセスツールバーとは、Microsoft Office アプリケーション（Excel、Word、PowerPoint など）において頻繁に使用するコマンドを画面上部に配置し、ワンクリックで実行できるようにする機能である。
このツールバーを活用すれば、マウス操作で簡単に操作できるだけでなく、Altキーと組み合わせた独自のショートカットコマンドも実行できるようになるため、作業効率が劇的に向上する。

設定方法

設定方法はMicrosoftの公式ページに解説されている。

クイック アクセス ツールバーをカスタマイズする - Microsoft サポート

「クイックアクセスツールバー 設定方法」などと検索すればいくらでも分かりやすいページがヒットすると思うので、細かい内容そちらを参照いただきたい。

カスタマイズのポイント

設定方法がわかったら、あとは自分がよく使う操作をボタン化し並べていくことになるが、筆者のおすすめポイントは以下の4つだ。

1.リボンの下に表示する
クイックアクセスツールバーは「リボンの上」か「リボンの下」のどちらかに表示できるが、筆者はリボンの下に表示することを強く推奨する。これによりマウスの移動距離が短くなり、操作性が向上する。また、画面のレイアウトもスッキリして見栄えが良くなる。

2.コマンドラベルを表示しない
最新のOfficeではデフォルトではコマンドラベルが表示されるが、オフにすることをおすすめする。ラベルを非表示にすればより多くのコマンドボタンをツールバーに配置できる。
そもそもボタン自体のアイコンで何の機能かが直感的にわかるため、ラベルは不要である。

3.リボンの固定の解除
アプリケーションの画面にデフォルトで表示されている機能が「リボン」である。
視覚的には分かりやすい。が、この部分があるせいで本来の機能の表示領域（Excelなら表の部分、PowerPointならスライドの部分）がかなり圧迫される。
クイックアクセスツールバーを拡充させれば、使用頻度の高い操作はそちらでカバーできるようになるので、リボンは非表示でも大した問題ではなくなる。使いたい時は、すぐに再表示させればよい。

4.追加するボタンの数を、画面の幅サイズ以内に留める
ツールバーに追加する機能を増やしすぎると、画面に収まらなくなってしまう。
画面に収まりきらないと、収まっていないボタンを表示させる手間が発生し作業効率が下がることになるため、表示させるボタン・機能の数は厳選し、画面の幅に収めることがおすすめだ。

筆者の環境では、自席で作業する際はノートpcを自席のモニターに接続、会議や社外で仕事をする際にはノートpcのモニターで作業をしている。
モニターの大画面に合わせてボタンを設定してしまうとノートpcのモニターには収まりきらなくなってしまうため、設定するボタンの数はノートpcで表示できる範囲に留めている。
そうすることで、表示環境による差異をなくすことができる。

実際の設定例

筆者がExcelとPowerPointで実際に設定しているクイックアクセスツールバーの配置は以下のとおり。
最終的には個々人の好みに合わせてカスタマイズするのが一番だが、初めて設定する際の参考となれば幸いである。

・Excel（左から）

フォント
フォントサイズ
罫線
罫線の種類
塗りつぶしの色
フォントの色
上揃え
上下中央揃え
左揃え
中央揃え
右揃え
折り返して全体を表示する
セルを結合して中央揃え
フィルターの追加または削除
セルの書式設定
桁区切りスタイル
ページの向きを変更
ページサイズの選択
印刷タイトル
改ページプレビュー
ウィンドウ枠の固定
フォントサイズの拡大
フォントサイズの縮小
図形
図形のスタイル
データの入力規則
グループ化
グループ解除
重複の削除
カメラ
ブックの共有（レガシ）

・PowerPoint（左から）

標準表示
アウトライン表示
スライド一覧表示
スライドマスター表示
横書きテキストボックスの描画
図形
テーブルの追加
グラフの追加
SmartArtの挿入
フォントの色
箇条書き
段落番号
行間
文字の配置
図形の書式設定
図形の塗りつぶし
スポイトによる塗りつぶし
輪郭の色を変更
枠線の太さ
矢印
最前面へ移動
最背面へ移動
オブジェクトを左に揃える
オブジェクトを右に揃える
左右に整列
上下に整列
オブジェクトを中央に揃える
オブジェクトを上下中央に揃える
罫線の色
格子
セルの余白
罫線を引く
罫線の削除
列の幅を揃える
行の高さを揃える
グラフ要素を追加
グラフ データの編集

自分にとって最も使いやすいツールバーを構築し、作業の効率化を図っていただきたい。