Microsoft Listsのフォーム機能が便利

Microsoft Lists（≒Sharepointリスト）で、入力用フォームが作れるフォーム機能が使えるようになりましたね。

「フォーム」ボタンから作成画面が出てきますので、タイトルや並び順、表示・非表示や項目の説明などを設定して、送信を押すと共有用URLが取得出来ます。

フォーム ＞ カスタマイズ ＞ フォームの送信 で共有用のURL取得

機能的にはかなりFormsと被ってることが分かります。
使い分けの目安として、Formsと比べた場合のプロコンを挙げてみます。

• 良い点

  1. フォーム入力からMicrosoft Listsに直接データが入ってくる。Power AutomateでFormsトリガーを使って、、、みたいな面倒な設定が要らない。

  2. 1つのリストに対して複数のフォームが作れる。A部署用・B部署用だったり、1Q用・2Q用だったり。

やはり1が大きいと思います。リストにデータを持っておくことで、Power Automateによる様々な連携が、FormsのExcelよりもやり易いですし、様々なビューを使えることもメリットです。入力データを起点に、いろんな業務への活用を考えてる場合は、こっちが良いかもしれません。

願わくば入力フォームから、承認申請も出せるとなお良いんですが、、、承認申請には対応していないようです。

リストで承認の構成が出来るようになったのだから、入力フォームからも対応して欲しい・・

一方で微妙な点は、以下です。

• Formsと比べて足りない点

  1. 社外ユーザへ共有できない

  2. 条件分岐ができない。ファイル添付が出来ない。（ただしこれはいずれ対応予定とのこと）

  3. 『一人一回のみの回答』設定が出来ない。

  4. クイズが出来ない。リッカート・Net Promoter Scoreなども出来ない。

2はいずれ対応するみたいですが、これらが必要な場合は、これまで通りFormsしかないと思います。

ちなみに、Formsでも入力制限機能が追加されましたが、Listsのフォームでも手軽に入力チェックを加えられます。やり方は、列の編集 ＞ 列の検証 で数式を入れればOK。数式は、ChatGPTやCopilotなどに頼めば良いでしょう。

列の値にバリデーションをかけることが出来る

Microsoft Listsは割と好きなので、もっと普段使いで広まって欲しいなと思います。

今回は以上です。
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