RPAは何にでも効く特効薬ではありません。

お伝えしたいこと

RPA (Robotic Process Automation) はとても良くできたソリューションです。
が、何にでも効く特効薬ではありません。
できること、できないことを事前に良く理解した上で、十分な時間をかけ、準備を進めることが、成功の秘訣です。

事実

RPAを実行した環境では、まるで魔法が使われているかのように処理が自動で動いてくれます。
従順なロボットが文句も言わずに、素早く、面倒な作業をおこなってくれます。
その上、そのロボットは、PC操作の初心者でも短期間の学習で作成できるようになります。

しかしながら、どんな環境でも、期待通りにRPAが機能してくれるわけではありません。

RPAが向いている環境(状況)

業務が標準化されていること。 手順書が存在すること。なければ作成する必要があります。
同じ作業なのに、対応する人によってやり方が違う場合には、どちらが正しい(簡易で間違いにくい)か判断する必要があります。
現在の作業を簡略化できる場合には、RPA化する前に簡略化する必要があります。例えば、Excelの機能や関数で解決できる操作は、それを標準的な作業手順とします。

今後も継続される必要な作業であること。 なくなる可能性のある作業をRPA化する場合には、費用対効果を十分に考察する必要があります。

紙や旧式のWebシステムの利用がないこと(少ないこと) RPAの機能としては動作可能ですが、期待通りに動作しないことがあり、その場合には、高度なプログラミング技術を利用する必要があります。

他者の影響を受け、仕事(作業)の仕方が変わらないこと。 いわゆる仕様変更が頻繁に発生する場合には、その都度プログラムを変更する必要が出てきます。

RPAの良さ

非常に簡単に習得でき、動作も軽快(処理の種類によっては爆速)です。
(中長期的なメリットとして)RPA化することを前提に業務処理・作業を考えられるようになると、無駄のない効率的な業務遂行ができるようになります。

RPAの弱点

ライセンス料金が決して安くはないです。
仕事の仕方が変わったり、PC環境が変わったり、上手く動作しなかった場合のメンテナンスが必要です。メンテナンスの度に開発者に依頼して改修するのでは、時間もコストもかかります。
セキュリティ等の観点からRPA用のアカウントを作成することが望ましく、その場合にはIT部門と実務の部門の協業が必要になります。つまり、高範囲の組織にまたがったプロジェクトになります。

提案

まずは目の前の仕事の標準化と正しいIT活用が先決です。
これができていないと、無駄に、あるいは難易度の高い作業のRPA実装となり、工数が長くなり、トラブルも発生しやすくなります。

RPA導入は自分たちでやりましょう。コードは簡単です。Excelの関数ができるレベルなら習得可能ですし、簡単なマクロが組めるならば、さらに敷居は低くなります。
そして、機能追加や不具合の修正などは、ベンダーに依頼するのではなく、自分たちで実行しましょう。
RPA化する業務に携わっている人が、要件定義や設計などの作業も適切に実施できます。なぜならば、自分たちが一番良く知っていることですので。
コーディネーター的な役割で経験や知識のある スペシャリストをプロジェクトのリーダーに置くことが、成功のために必要なことです。

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小笠原 清人
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