個別支援計画の面談日調整どうしてる？そうだ、アプリを作ろう
日程調整がお互いストレス
定期的に発生する個別支援計画の面談の日程調整をどのようにしていますか？
弊所、児発・放デイCaminoでは出来るだけデジタル化やペーパーレス化を進めていますが、紙での運用が残っているところでした。
保護者に候補日時を記載した紙を手渡し、希望日時（対応可能日時）に○を付けて返してもらい、全数が集まってから日程を調整するようにしています。
これが結構大変。
保護者側はなかなか日程が決まらず、事業者側も日程調整でストレスが溜まっているでしょう。
効率化を図るためにデジタル化を進めました！
まずは既存のウェブサービスを探す！
日程調整のサービスは有料、無料問わず多数あります。
欲しい機能を列挙しました。
デジタル化を検討するにあたって欲しい機能
・特定の候補日（時間）から選択してもらいたい
⇒事業者側で設定した候補の中から選択する形式が良い。
・埋まっていない候補日のみを提示したい
⇒その他の日程は紛らわしいの出したくない。
・他の利用者が見えないようにしたい
⇒この候補日時は○○さんで埋まっているなど見せたくない。
・アカウント作成が必要ないこと
⇒保護者の手間が増えるので避けたい。
複数のサービスを試していきました。
機能が多すぎる！
日程調整のサービスを多数使用させていただきましたが、とても良いサービスばかりです。
しかし、今回はそれほど多くのことは求めていません、シンプルで良いのです。
日程調整サービスを契約するまでもないという結論に至りました。
アプリをつくってしまおう。
個別支援計画の面談は定期的に発生するので、今後のためにもウェブアプリをつくってしまおう。
せっかく療育の中でプログラミングを教えていたり、プログラミング教室をやっているので…。
あくまで必要な機能のみを揃えたシンプルな作りです。運用でカバーできるところは作り込まないという前提です。
①管理者側で日程の候補日を登録する。日付と時間を持たせる。
②アプリ外：面談日程調整が始まることの通知
③ユーザー側で候補の中から面談日を選択。候補の中から1つのみを選択。どれも都合が悪い場合には事業所へ連絡。
③選択された日程は候補一覧から自動的に消える。
④管理者側で予約者の情報が確認できる。誤って消してしまう場合が怖いので削除機能はフロントには持たせない。
できたのがこれ！
欲しかった機能だけを最低限満たすようなアプリです。こんなので良いです。
運用する上で気を付けなければならないと考えたところ
予約が早い者勝ちになる
先着順で予約が確定する旨を記載した通知を一斉に出しています。
また、候補日時を多く用意することでカバーします。
同じ名前で何度も登録できる
アカウント登録の機能などを設けていないので、運用でカバーするようにします。
1人1回のみ登録で、修正を行いたい場合は事業所へ連絡していただくようにしています。
セキュリティ面
Googleにインデックスされないようにしています。
予約情報は日程調整期間が終わり次第削除するようにしています。
やっぱりシンプルなのがいいね！