ほぼ週刊「情シス部長のつぶやき」Vol.6【取締役との戦い】
【取締役との戦い】
情シス部長に着任してからなかなかハードな日を過ごしている中、やはり、できていないことを色々と着手していかなければと、ルールの策定、役割の明確化など、取り組んでおりました。
その中でもまず取り組んだのが業務依頼の仕組み。
ワークフローの仕組みを使って依頼を出せるようにしていたのですが、中身を見ると、すっからかん。
表題だけ書かれていて、後は口頭で、みたいな感じ。
要件がわからないら、「要件を記載してください」と記載して差し戻し。
ユーザーからは「今まではこれで対応してくれていた！」とクレーム。
例のごとく唯一の社員Tさんに聞くと、「あー、聞けばいいので…」と。
これも教育し直しか…と1件1件コンコンと説明して、理解してもらって。
また、社員、常駐外部委託業者にもキチンと説明して理解させていたある日。
取締役事業部長から、「君は色々と混乱をきたしているみたいだ。なぜそのようなことをするのか？この案件について明確な回答をしなさい」と大クレームが。
いやいや、混乱というか、あたり前のことができていないだけ。
（システム）業務依頼に何をしてほしいのか、明確に要件を記載いただかなければ、誤った対応をしては手戻りが発生する。お互いの認識を合わせるためにも依頼内容の記載は必要。と回答。
突っぱねるだけではユーザーと不満が残るだけなので、記載してもらえるように取り決めを。
「どのシステムをいつまでにどのようにしたいのか？ぐらいは記載ください。そこから確認させてください」と回答。
以降、ユーザーからの依頼が急変することはないにしても、少しずつは記載いただけるようになり、また、受ける側のシステム部員の意識も少しずつですが変わってきました。
何事も急に変えることは難しいですが、ユーザーに寄り添う姿勢を示すことが解決の近道でもある話でした。
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