業務一覧の作り方

みなさんの会社には業務一覧はありますか？

RPAやAI、DXといった言葉が流行っていますが、業務改善や業務改革をする前には必ず業務の整理をしなければなりません。私も業務コンサルタントとして、様々なお客様と接する中で業務整理を進めてきましたが「どの業務を対象にするのか」「どういった業務があるのか」といった話をする度に、業務一覧の重要性を感じています。なぜなら、業務一覧があると共通の認識で議論することができます。

Googleで「業務一覧　作成」といった言葉で調べたことのある人ならわかると思いますが、業務一覧の作成方法はあまり記載されていません。書いてあっても、2〜3行ほどでうっすらと記載されている程度のことが多いです。そこで、今回は私が普段業務一覧を作成するときの考え方や方法を記載します。

進め方の概要

Step1：業務一覧作成の目的を考える

Step2：業務一覧の有無を調査

Step3：業務一覧の作成　〜AsIs-ToBe, トップダウン分解-ボトムアップ結合〜

Step1：業務一覧作成の目的を考える

何事も目的を認識することは大事です。業務一覧作成のみで、その目的を達成できることはないですが、業務一覧作成後の用途や目論見を持つことで、業務一覧作成途中で迷った時などに、目的に即した判断をすることができます。迷った時は、「なんのために何をしているのか」を振り返り、物事を判断する癖をつけておく必要があります。大体は、以下のようなことが多いと思います。

例：業務一覧作成の目的

・業務効率化のための材料としたい

・RPAの対象業務を業務一覧から選定したい

重要なのは「目的設定が大事である」ことを関係者の共通認識として持ってもらうことです。よくあるのは、「なんのために業務一覧作成するの？」といった反対意見が出ることです。そういった場合は、感情でぶつからずに業務一覧作成の重要さを伝えてください。（何事も現状を知ってから「どのように変えていくか」を検討し進めていくのだと思います。）業務一覧はまさに、現状を知る重要な材料となります。