社会人になって資料レイアウトで指摘されないために知っておくと良いこと 5選
社会人になると、提案書や企画書、設計書など様々な資料を作成するスキルが求められます。
ただ、資料作成が最初から完璧にできるという人はいないと思います。
とくに、最近社会人になった方は、日々上司に注意されているのではないでしょうか。実際、私がそうです。
そこで２度と同じミスをしないように、資料作成において私が上司に注意された点について整理をしてみようと思います。
正直恥ずかしいのですが、かなり基本的なところで注意されています。ただだからこそ書こうと思います。
今回はレイアウトに焦点を当てます。資料はレイアウトより中身の方が大切だろと思う方もいると思います。私もそう思います。
ただ現実問題として、レイアウトは結構指摘されます。レイアウトができないと、資料を読んだ人に、「こいつは、内容がダメな上にレイアウトすらまともにできないんだ」と思われてしまいます。こんなしょうもないことで、自身の評価を下げる必要はないです。
内容の改善は難しいですが、レイアウトは知っておくだけで簡単に改善できます。内容編はまた別記事で書こうと思います。
また、今回の対象は、ExcelおよびPowerPointとします。この２つののどちらかで資料を作ることが多いので。
エクセル列幅をせまくする
エクセルを表計算ではなくドキュメントとして使いたい場合は、列の幅を狭くします。
いやその前にエクセルはドキュメント作成ソフトじゃないだとと思った方もいるかもしれませんが、現実として、エクセルでドキュメントを作成する機会は多いです。
大学生のころの私もWordで文書作成していました。ただ、システムエンジニアとして仕事を始めると、ほとんどの設計書がExcelで書かれていることに気づきます。最初は戸惑いますが、すぐに慣れると思います。
エクセルで横幅を狭くする理由としては、そのほうがレイアウトがきれいになるためです。
例えば、１つのシートに２つの表を書く場合を考えます。
この場合、B4、B5・・・のように１つのセルで連続で書いてしまうと、下図のようになります。
このように、２つの表で１つの要素の横幅が異なるため、見た目が悪くなります。そこで、下図のように横幅をせまくするのです。
もちろんこの書き方が必ずいいというわけではありません。例えば、後でこの表の情報をマクロで抽出し集計したい場合、１つ目の例のほうが優れています。
さらにいうと、そのようなときは、２つの表を２枚のシートに分けます。
ただドキュメント作成時には、表計算のやりやすさよりも読みやすさが重視されます。
そのため、ドキュメント作成のときは、横幅を狭くするのです。
表の幅があっているか
表を作成する時は幅を合わせます。これも表の見栄えを良くするために必要です。
Excelの場合は、「Ctrl A」で全選択し列（ABC.…の部分）にカーソルを合わせて、右クリック、列の幅を選択すると全セルの列幅が指定できます。
PowerPointの場合は、表を選択後、レイアウトタブのセルのサイズ内に、幅をそろえるというのがあります。
もし、見出しの文字数が多い場合は、改行するとよいです。
フォントが統一されているか
フォントが統一されていないと資料に統一感が出ません。統一しましょう。
Excelの場合は、[Ctrl A]でシート全体を選択し、ホームタブのフォントで希望のものを選択しましょう。
またはVBAが利用できる場合は以下のコードを実行します。
Sub 全シートフォント統一()
Dim ws As Worksheet
For Each ws In ThisWorkbook.Sheets
ws.Cells.Font.Name = "MS Gothic" '変更したいフォント名を入力
ws.Cells.Font.Size = 11 'フォントサイズも必要に応じて設定
Next ws
End Subただし、このやり方は図形には対応できません。
図形に関しては初めから極力使わないようにしましょう。
PowerPointの場合は、最初にスライドマスターで使用フォントを設定しておきます。
ただし、他の文書からコピペなどをしたせいでさまざまなフォントが混在してしまうことがよくあります。こういう時は、ホームタブにある置換→フォントの置換を利用すればよいです。
全シートA1セル選択 １ページ目選択
Excelで資料を提出する時は、全シートA1セルを選択し、1ページ目を選択状態にしてから渡します。こういう作法があるそうです。
これは、イミディエイトウィンドウが利用できる場合は、以下のようなコードを実行すれば簡単にできます。
for i=sheets.Count to 1 step-1:sheets(i).select:range(“A1”).select:nextパワポのオブジェクト配置がページ間で統一されているか
地味だけど大切なポイントです。例えば、小見出しの位置がページによって違ったり、箇条書きの点の位置がページによって違うと見栄えが悪くなります。これは初期位置からずらさないのが良いのですが，それだと配置がうまくいかないことがよくあります。これはかなり厄介な問題です。簡単な解決方法はありません。
この場合は，少し面倒ですが2通りのやり方で対応します。
1つ目は，コピペを使う方法です。まず位置を合わせたいオブジェクトを選択しコピーします。
次に、貼り付けたいスライドを選択し、「Ctrl V」で貼り付けます。すると、同じ位置に張り付けることができます。
２つ目は、グリッドを利用する方法です。これは、スライドが完成していて、オブジェクトの位置を微調整したい場合に利用します。何もオブジェクトを選択していない状態で右クリックし、グリッドとガイドを選択します。
次に、描画オブジェクトをグリッド線に合わせるにチェックを入れます。これによって、オブジェクトがグリッド線に合わせてしか配置できなくなるので、これでオブジェクトの位置を合わせやすくなります。
終わりに
資料作成において知っておくべき知識を５つ紹介しました。
ただ、レイアウトに関して気を付ける点は、これらの５点以外にもあると思います。そういう点に関しては、上司や先輩が作成した資料をみて真似しましょう。