Microsoft製コミュニケーションツールの使い分け（Teams/Viva Engage（旧Yammer）/Outlook）
※2023年11月末を以って日本マイクロソフトを離れましたが、もう少しだけMicrosoft 製品に関する記事を書いていきます。
今回はコミュニケーションツールの使い分けにより、経営層と従業員層をつなぎ、組織やプロジェクトを超えた従業員間でのエンゲージを高めるための考え方を記載します。
すでに Teams を導入している企業は多いと思いますので、今回は Viva Engage に焦点を当てながら、ツールの使い分けについても紹介をしていきます。
コミュニケーションツールの使い分けイメージ
Microsoft のサービスには Microsoft Teams、Viva Engage（旧Yammer）、Outlook などコミュニケーションツールが複数存在します。
これらの代表的なツールの使い分けは、以下のように理解いただくのがわかりやすいかと思います。
Teams＝”チームワークの場”
組織やプロジェクトなど決まったメンバーと立ち話感覚で業務を進めるViva Engage（旧Yammer）＝”コミュニティの場”
社内SNSとして不特定多数の従業員がゆるやかにつながり、発信・募集・問合せなどの情報交換を行うメール＝”フォーマルの場”
形式的な連絡や、機微・証跡が必要な要件を文書で残す
Viva Engage（旧Yammer）の導入事例
上記でも記載した通り、Viva Engage は主に社内SNSとして情報交換を行うツールと位置づけられていますが、企業によっては「業務に関係しないコミュニケーションは不要」「ツールを増やしたくない」という意見も想定されます。ただし、社内のコミュニケーション戦略をしっかりと計画し導入展開を行うことで解消は可能です。むしろ活用して得られる効果の方が大きいと考えています。
富士通様は、Viva Engage の活用により大きな効果を得られており様々な媒体で記事を出されています。
また、日本マイクロソフト内でもリーダー層に積極的に発信してもらう社内施策により大きな効果を得られています。
このように組織やプロジェクト以外の（特に経営層と従業員層をつなぐ）コミュニケーションとして社内で促進することで、以前の記事にも記載した”モダン化されたコミュニケーション”を実現することができます。
参考情報（Viva Engageでのエンゲージメントと従業員の定着率の関係性）
以下の資料では、Viva Engage でのエンゲージメントと従業員の定着率との関係性について触れられています。
入社から90日間に積極的に Viva Engage を活用（投稿）している従業員は、まったく活用していない従業員に対して、2年後の定着率が33%高い（77% 対 44%）というデータもでており、ここからも組織やプロジェクト以外のコミュニケーションの重要性も読み取れます。
・メッセージを表示するという最も受動的なアクティビティであってもエンゲージメントが全くない場合より11%高い結果が出ている
・従業員の経験には多くの要因があるが、従業員に社内情報へ積極的に関与させ、有意義な従業員エクスペリエンスを生み出すことが従業員の定着率に寄与している
まとめ
社内のコミュニケーション戦略を十分に考慮していないと、単にツールが乱立してしまい、従業員間のコミュニケーションを促進するどころか阻害してしまう可能性もあります。
しかし、ツールを上手く使いこなすことで効率的かつ効果的な社内コミュニケーションの実現も可能であることを理解を深めていただければ幸いです。
【おまけ】ツール機能別の社内の情報浸透度合い
ツールの使い分けに関連して、社内向けに情報を発信する際にどのツールを使えば、より情報浸透度が高まるかを悩まれた経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか？
各ツールの機能別での情報浸透度のイメージを掲載させていただきます。ぜひ参考にしていただければと思います。
※公式の見解ではなくあくまで参考情報としてご確認ください。
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