仕事の技法2：段取り編

仕事の技法のパート2として「段取り」編を徒然なるままに書いていきたいと思います。私は仕事の成功のために、生産性を高めるために、精度を高めるためには「段取り」が一番大事だと思っています。前回まで「仕事や生活をプランする」について書いてきましたが、プランをした結果として、人と一緒に働くために（＝コラボレーション）、自分の考える時間を確保するために（＝思考・発想）、実際の執務をするために（＝エグゼキューション）は段取り力をどれだけ向上できるかだと思います。私も補佐時代意識していたのは3週間先の社長のスケジュールを確認し、社長の行動や、指示されるタスク、起こりうるであろう課題やリスクを先読みして、早めに種まきをして刈り取ることです。何回かに分けて「段取り」をするための方策を紹介していきたいと思います

1. 金曜日にすべての仕事を仕込む

2. 月曜日・火曜日に週の7割の仕事を終えて週の後半はバッファとする

3. 定常的なタスクは曜日を決めて実行する

4. 非日常のタスクもある程度テンプレ化して時間見積もりできるようにする

5. 起こりうる課題（＝リスク）をマネジメントする心構えを持つ

6. メモを取ってすぐにタスクを共有する

7. アウトプット3割・5割・7割の原則

1. 金曜日にすべての仕事を仕込む

私にとって仕事の原理原則はいかに「余白」を持つかです。気持ちにゆとりを持って、極力ぎりぎりになってアウトプットしないようにすることを日頃から心がけています。もちろん期日近くなってバタつくこともありますが、対外その時に出るアウトプットは自分にとっても他人にとっても１００％納得できるものではありません。早めに種まきをする、例えば資料を仕掛中にする、あらかじめ予定を入れておくといったことが重要なのではないかと思います。

今私は２０名程度のチームを持っていますが、毎週月曜の朝9時ころにWeekly Activitiesという形でその週の連絡事項やお願いのタスク、また今は若いメンバーもいるので学び/インプットしてほしい内容も入れて送っています。これは昔プロジェクトマネージャーを担当していた頃から実践をしており、5日✕8時間✕一緒にお仕事している方々の人数を最大化していくチームワーキングの最大化のための一つの方策として実践しています。

その毎週月曜のメールを仕込むのが前週の金曜日です。机に手帳とiPadのカレンダーを眺めながら、その週の積み残しの仕事、来週のすでにブロックされているタスク（会議など）を把握し、次の週の頭の整理のためにこのWeekly Activitiesを作っています。そして次週頼みたい仕事もメールのドラフトはこのタイミングで作って、月曜の朝に依頼をかけるようにしています（金曜日に仕込んでメールを飛ばされる方もいますが、来週のタスク依頼を受け取ったメンバーや依頼相手の気持ちを考えると週末後に依頼するのがやっぱり礼儀かなと思います）。金曜日にある程度翌週の仕事を仕込んでしまえば、土日月曜の朝までちょっとだけ翌週の仕事を考える時間のスペースを頭の中で作れます。これは純粋に「考える」時間で、Doする・タスクをこなす時間ではないので、自分としては抜け漏れを確認できるのでストレスフリーです。

次回は、「月曜日・火曜日に週の7割の仕事を終えて週の後半はバッファとする」について書きたいと思います。