仕事の技法1：しっかり仕事を生活をプランする　Part3

年次・月次のプランニングを経て、今日は週次・日次のプランニングについて仕事の技法を紹介していきたいと思います。

私は毎週日曜に必ず先週の振り返りと、次の月曜から日曜までのプランニングをする時間を30分ほど持つようにしています。これは月次のパートで紹介したマインドマップと、手帳そしてiPhone/iPadの3つのデジタル＆アナログツールを用いて行っています。

まずは月次のマインドマップを見て、改めて先週できたことTODOや目標達せ具合を把握し、今週実現したいことを整理します。また手帳の先週残ったタスクを今週いつ実施するのかプランします。

次に会社およびプライベートすべて同期しているiPhoneカレンダーを三唱しながら、すべての予定を手帳に転記します。これによってその週がどの程度忙しいのか、余剰時間はどれくらいあるのかをアナログで可視化します。

私はバーティカルのWeeklyカレンダーを好んで使っており、この手帳のおかげでかなり仕事の生産性が上がっていると実感しています。元々はフランクリン・プランナーの手帳を使っていますが、最近は永岡書店から出版されていたBiz Grid（2021年に残念ながら廃番）。今年は同じく永岡書店の佐々木常夫手帳を使っています。ツールに関しては次回マインドマップなどを含めてご紹介したいと思います。

手帳に予定を転記した後に、各曜日ごとのTODOを優先順位を付けながらリストアップしていきます。私のマイルールはA○は絶対にやるべき最も優先すべきタスク、A1, A2は仕事上優先タスク、C1,C2などはプライベート上のタスクなど、アルファベット記号で自分がわかりやすい形でタスクの重要度と緊急度を見分けながらプランをしていきます。

この緊急度・重要度は様々なサイトで紹介されているので本書では割愛します。

ある程度予定が見えてきたら、自分がやりたいこと・勉強したいことをその週のアクションや曜日に割り振っていきます。読みたい本、事務やランニングの予定などを入れて完成です。この週次のプランニングで大事なのが月曜に極力TODOを寄せて、金曜日はバッファー（余白）を作っていくことです。

私は月曜日・火曜日はその週にやるべきタスクを集中してやるようにしています。もちろん終わらないタスク、例えば提案書やイーティング資料の最終化などは終わらないこともありますが、それでも頭出し・たたき台の作成はして、そのタスクごとの「難しさ」「想定所要時間」を把握するようにします。

また当然ながら突発に入る依頼タスクもその週の中であるため、週後半はどちらかというと自分ではコントロールできないタスクを実施する時間をこなすようにしています。コントロールできるタスクは前半、できないタスクは後半、そしてコントロールできないタスクが発生しなければ私の中では「種まきの時間」として学びの時間やプライベートの時間、もしくは次週以降の仕込みの時間として使うようにしています。

私の場合は本業のコンサルティングやチームマネジメントだけでなく、学術学会の理事の仕事や母校のリーダーシップ教育プログラム、卒業生組織のマネジメントもあり、”自分のタグ”がついてるタスクを幅広く平日・休日に割り当て（散らして）、バランスを取りながら仕事しています。

またこの自分の週の仕事と同時に、チームにもその週にやるべきタスクを毎週月曜に発信するために、可能な限りその前の週の金曜にWeekly Activitiesと称するメールを作成。その際にも翌週の予定を軽く把握することで、週末はゆっくりと過ごせるように努めています。

ちなみ役員の補佐をやっていきたいときは、向こう3週間の予定を役員の予定を常に頭で入れながら仕事をしていました。「先読み」をしていくことで、タスクをコントロールする、突発的なコントロールできないタスクも余白の時間で対応できるようにすることは仕事術として非常に重要なのではないかと思います。

次回はプランニングの最終パートということで実際に使っているツールをご紹介していきたいと思います。