週報は役に立つ！効果的な運用のための6つのヒント
ここ数年、コロナの大流行によって職場環境が大きく変化する中、職場における効果的なコミュニケーションがこれまで以上に重要となっています。
ハイブリッドやリモートワークがますます一般的になり、管理職と直属の部下が非公式に会う機会が少なくなっています。
そこで重要なのが、部下とより多くのコミュニケーションをとるための出発点となる「週報」です。
この記事では、あなたと部下とのコミュニケーションを強化し、チームの目標達成を支援するために、情報量が多く魅力的で、かつ効果的な週報を作成するヒントをご紹介します。
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週報の目的とは？
週報の目的は、業務の進捗状況や目標達成度の把握といった現状把握と業務改善です。
週報を導入し進捗状況や目標達成度を把握することで、プロジェクトに対する進捗ペースが把握でき、プロジェクト全体の調整に活かせます。
また1週間の業務を振り返ることで、業務改善につなげることが可能です。
上司がフィードバックし、課題と改善を繰り返せるため、自然にPDCAを回すことになります。
ぶっちゃけ週報は無駄？日報との違いは？
目的を理解しないまま週報を運用した場合、週報はただの作業になります。
ただの作業になれば、無駄な業務がひとつ増えるだけです。
また日報との違いがわからず、週報の必要性がわからないケースもあります。
確かに週報と日報で同じ内容を書いているのであれば、必要性がわからないのも無理はないでしょう。
しかし、本来は週報と日報で書く内容は異なります。
日報は日々の目標に対する進捗や気付きがわかる報告書で、書く内容は業務のやり方といった詳細なものが中心になります。
それに対して週報は1週間の目標に対する報告書です。
1週間を通しての動きや気付きを書くことになるため、細かい業務のやり方というよりも、チームとしての進め方や考え方が主な内容になります。
日報との差別化を図り相乗効果を出すことで、より効果を発揮できるでしょう。
効果的な週報を書くための6つのヒント
ここからは、効果的な週報を書くために意識しておくべき6つのヒントを解説していきます！
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ヒント①｜シンプルに
週報を書くときは、「短めに書く」ことを意識しましょう。
毎週小説のような長さの週報を書いても、チームメンバーがそれを最後まで読むことはまずありません。
最も重要な情報を伝えるには、250文字程度で十分です。
箇条書きと小見出しは報告書を読みやすくし、わかりやすくするために役立ちます。
そうすることで、チームメンバーは週報をサッと読め、内容を覚えておくことができます。
ヒント②｜最新情報と賞賛の両方を盛り込む
週報には、プロジェクトの進捗状況、新入社員の受け入れ状況、その他のOKRの詳細など、職場で起きている最新の出来事を記載する必要があります。
営業部門であれば、ノルマを達成するために案件を追跡することもあるでしょう。
ソフトウェアの新興企業であれば、新たに発生したバグについて詳しく説明する必要があるかもしれません。
「明確であること」は非常に重要です。
例えば、大きなイベントを延期しなければならない場合、何がわかっていて、どのように次のステップを決定するのかを明確にすることが重要です。
そして次に、これと同じくらい重要なのが、「従業員をほめる」ことです。
例えば、1年がかりのプロジェクトが完了したといった大きなことだけではなく、チームメンバー同士のちょっとした親切に感謝するなど、小さなことでも声をかけるとよいでしょう。
毎週更新することで、管理職はチームメンバーの貢献を称え、感謝することができます。
ヒント③｜「なぜ 」につなげる
大きなプロジェクトや新製品の発売の最中には、管理職もチームメンバーも、自分たちがやっていることの背後にある「なぜ」を忘れがちです。
例えば、数ヶ月に及ぶプロジェクトは、顧客の購買意欲を向上させるという組織のミッションをサポートするものかもしれません。
感謝の意を表すには、単に「予算を組んでくれてありがとう」というだけではダメなのです。
具体的に何が良かったのか、なぜそれが重要なのかを示すものでなければなりません。
『なぜそれが重要なのか 』という問いかけをし続けることで、私たちが集まってやっていることとのつながりを全員が理解できるようになるのです。
ヒント④｜質問する
管理職の中には、週報を一方的なコミュニケーションとして捉えている人もいます。
つまり、単にチームの状況を報告する機会であると考え、返答を期待していないのです。
しかし、週報に自由形式の質問を設定することで、チームメンバーの内省とアイデアを促すこともできます。
直属の上司は、その回答を電子メールやスタンドアップの場で共有したり、自分の週報に書いたりすることが可能です。
ただ状況を説明するだけでは足りません、意味のある質問をするのが重要です。
例えば次のような質問は、有益なフィードバックを引き起こすのに役立つでしょう。
・今週、最も苦労したことは何か？
・予想以上にスムーズにいったことは？
・プロジェクトを完了させるために障害となっていることは何ですか？
・プロジェクトにおける次のステップは？
ヒント⑤｜人間らしくあれ
長い間、企業は生産性と利益に焦点をあててきました。
しかし、世界的なコロナ禍から2年以上が経過し、その生産性を担っているのは人間であるという事実を認識することに焦点が移ってきています。
例えば、子供のサッカー大会や、病気の母親の看病のために数日間会社を休まなければならないといった、人間味あふれるエピソードを週報に盛り込むことができます。
管理職が自分の人間性を積極的に表現するようになると、すぐに企業の雰囲気が変わってきます。
より多くの信頼が存在し、より多くのつながりが生まれます。
そして、より多くのことを学ぶことができるのです。
人間らしさと弱さを見せることは、上級管理職だけでなく、中間管理職にとっても重要です。
管理職が無防備になり、表面下で起こっていることを正直に示すことができれば、それは強い力となります。
そして部下も同じように警戒心を解くことにより、そこにつながりとコミュニケーションが生まれるのです。
ヒント⑥｜そこで終わりにしない
もちろんチームと効果的にコミュニケーションをとるには、週報以上のものが必要です。
週報は、チームミーティング、パフォーマンス・レビュー・スタンドアップ・個別面談などの代わりになるものではありません。
むしろ、これらの会議すべてに情報を提供すべきなのです。
パフォーマンス・レビューの準備をする際に週報を参照すれば、過去1年間にある従業員が達成した仕事の記録を得ることができます。
週報は個別面談への「足がかり」になります。
週報を手にしたチームメンバーは、ブレーンストーミングに必要な情報をあらかじめ得られることになります。
そして、対面でもバーチャルでも、より生産的な会話をすることができるようになるのです。
週報は、何が起きているのかを理解し、状況を把握し、次のステップを知るためのツールなのです。
週報で生産性を上げよう
週報は業務の進捗状況や目標達成度の把握と業務改善を目的としていますが、目的を理解しなければ、ただの作業になってしまいます。
一方で、1週間の振り返りをすることで、PDCAが回り、業務改善へとつながります。
適切な形で週報を導入し、生産性を上げましょう。
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