WBSは細ければ細かいほど不正確になる？〜情シス目線のプロジェクトマネージメントTips#13

世の中にプロジェクトマネジメントに関するコンテンツは非常にたくさんあるのですが、よく見てみるとどうしてもSIer目線のものが多いように思えます。SIer目線の場合だと、どうしても利害が一致しないせいか事業会社というか情報システム部門目線から見るとピンとこないものも多く、ちょっと腹落ちしないことが多くあります。
というわけで無いなら作ろうということで「情シス目線のプロジェクトマネジメント」なるものを書いてみようかと思い不定期だとは思いますがシリーズ的に書いていこうと思います。

今日のテーマはＷＢＳ、基本的には詳細化すべきとなっているのですが、果たして本当にそうなのか？ちょっと掘り下げてみたいと思います。

「細かく書くべき」WBS

一般的にＷＢＳは細かく詳細に書くべきとされています。

荒く書いてしまうと「誰が？」が不正確になったり、タスクの内容がボケてしまい「このタスクってなにすんだっけ？」みたいなことが発生してしまいます。

結果、トレースしても「自分じゃない」とか、まだそのタスクは必要ない（↓じゃあなんで引いた？）みたいな事になって何も確認できない上、

「今週も先週、先々週に引き続いて９９％の進捗度のままです。」みたいな事になったり、土壇場で「思ったよりやること残っているので７０％に戻したいです」しまいます。

進捗マネジメントは大抵めちゃくちゃになります。

ですから「ドキュメント作成」と「ドキュメントレビュー」のように少なくとも担当するプレイヤーが変わる場合にはタスクを分け、長期間かかるタスクは「ドキュメントの章立てを作る」「１章を書く」「２章を書く」みたいに細分化することが大事になるというわけです。

スケジュールに移したら詳細化の副作用が発生

しかし作業タスクの洗い出しという意味でのWBSの詳細化は結構なのですが、これをスケジュールに組み上げるときには細かいと細かいなりの問題が出て来ることになります。

それは「バッファの肥大」です。

タスクをもとにスケジュールを引く際には必ず「バッファ」という考えがが入ってきます。そして人間だもの、それをスケジュールに反映させています。
例えば日単位のガントチャートであるならば６時間程度のタスクの場合は１日まるごとかかるように線を引いてしまいます。

これは気がつけばスケジュールに意外に大きなインパクトをもたらします。

「できるだけ作業を早く終わらせる」ためのスケジュール管理が、むしろ作用が終わるタイミングを大幅に遅らせてしまうことになります。

「それでも実際の作業が早く終わるなら結果的には速くできない？」

・・・・と思う人もいるかも知れませんが、残念ながら人間というものは速く終わりそうだっった場合にはは遅い方であっても「予定」に合わせてしまいます。サボるというわけではなく、まったく悪意なく時間に合わせて丁寧に仕事をしちゃったりします。

どれくらいのインパクト？

このWBSの詳細化がスケジュールに与えるインパクトを例に上げてみます。
たとえば所要時間が５時間のタスクが２０個あったとします。これを一人の担当がこなすとします。

荒っぽく考えた場合

5時間✕20タスク＝100時間になります。
ホワイト企業であることを前提として100時間を１日の労働時間８時間で割ります。12.5日でタスク全体が修了することになります。３割のバッファを用意したとしたら16.25日、おおよそ３週間ちょっとで作業は完了することになります。12月１日から始めたら14日には全タスクが終了します。
安全のためバッファに３０％上乗せしても12月19日には完成する見込みとなります。安心してクリスマスも望めますし、来年は新しいことにチャレンジできそうです。

荒っぽいＷＢＳのスケジュール例

WBSを詳細化した場合

これをＷＢＳを詳細化して作成してみます。５時間の作業の場合３０％のバッファを乗せると6.5時間となります。１日単位でガントチャートを引く場合はたいていは「１日」となってしまいます。
それが２０タスクなので作ったガントチャートはこうなります。

２０タスクそれぞれのWBSの場合

なんとクリスマスを超えて年末近くまで迫り12月18日の完了予定になります。これではクリスマスどころか年末年始の予定すらはばかられる状況にまで追い詰められます。

バッファを積むなと指示したところで、１日単位のガントチャートを引くときっとこうなるでしょう。なんと１０日近くずれ込むことになります。

ＷＢＳ化はほどほどに？？

こうなってしまってはまさに本末転倒、確実に速く終わらせようと精緻にスケジュールを立てたのに、結果的にはリスクを考えても良い結果に繋がりません。せっかく苦労してやってもテキトーに管理したのと変わらないのでは浮かばれませんよね。

どうしても細かく管理したい場合はガントチャートを捨てて、カンバン等で管理するほうが副作用がなく、良い結果につながると思います。

ＷＢＳ・・・細かくするのが良いとしてもほどほどにしておくほうが良いかもしれません。