備忘録
自己紹介と日々の業務改善への挑戦✨
こんにちは！小売業で教育担当をしているくろです😊
なんと、念願の SUPER BEAVERコラボ缶 をゲットしました！🎉
まずは、少しだけ自己紹介をさせてください🌟
私は教育担当として、日々の業務を効率化しながら、チームメンバーの成長をサポートする仕事をしています。12月に入り、部署のメンバーが1人減り、現在は3名で奮闘中！本当に リアル師走 を駆け抜けています🏃♀️💨
業務改善の取り組み
日々忙しくなる中で、「どうやって業務をもっと効率的にできるか？」を考えながら試行錯誤しています。
その中で私が目をつけたのが、Google Apps Script（GAS） というツールです！
リマインドメール送信を自動化したい！
私たちの部署では、研修後に報告書を提出する仕組みがあります。
しかし、その報告書を未提出の方にリマインドメールを送る作業が、意外と手間なんです💦
従来の流れはこんな感じ👇
Googleフォームで回答した人を確認
回答者を受講者名簿に追加
未回答者を洗い出し
リマインドメールを作成
宛先を設定して送信
1件あたり約20分 かかっていました。
「これをもっと効率化したい！」という思いから、GASで解決に挑戦しました💡
GASでの業務改善の実際
GASを簡単に説明すると、Googleのサービスをコードで操作し、自動化できるツールです。
「コードって難しそう…」と思うかもしれませんが、私も最初は同じ気持ちでした！
そこで頼りにしたのが、 ChatGPT先生 。ズッ友です！！🤝
システム構築の流れ
Googleフォームの回答データを自動で取得
名簿と照らし合わせて未回答者を判別
リマインドメールを自動生成して送信
仲間からのフィードバックをもとに改善を重ね、使いやすいシステムを完成させました🎉
さらに、誰でも使えるように PPT形式のマニュアル も作成！
業務改善の発表に向けて
このシステムの成果を、社内で発表する機会をいただきました✨
なぜこの業務を改善したのか？
改善によってどんな効果があったのか？
これらをしっかりと伝えられるよう、準備を進めています。
みなさん、どうか陰ながら応援してください！🌈
最後に
この経験を通して、効率化の大切さだけでなく、 試行錯誤する楽しさ を学びました。
皆さんの業務改善のヒントになれば嬉しいです！
ぜひ、この記事へのコメントやフィードバックもお待ちしています😊