会議の準備

新卒の時、先輩に「会議の準備はしっかりしろ」と教えられた。
会議の準備が不十分で中身の薄い会議になってしまったら、参加人数分の時間が無駄になるからとのことだった。
例えば、10人が参加する1時間の会議が中身の薄いものになってしまえば10時間分のリソースが無駄になったことになる。
そう考えると会議の準備に1,2時間かけても十分お釣りがくると。

具体的にはこんなことを教わった。

・会議の招集は1週間前までに。
・会議の48時間前にはAgendaを送る。
・会議が始まるまでにおおよその会議の流れをまとめたメモを作る。
・会議の冒頭で趣旨とこの時間でのゴールを確認する。
・細かい点で議論に時間がかかり過ぎている場合は、その点について別途時間をとる提案をする。
・会議終了の10分前にはまとめに入り、Action Itemとそのオーナーを確認する。
・会議終了後1時間以内に議事録を送る。

それほど特別なことではないし、際立ったスキルが必要なものでもないと思うのだが、意外と出来ていない人が多い。

最近はQuipというとても便利なツールがあり（ステマ）、会議前にチャチャっと作成した流れメモを会議中にみんなで編集して会議終了と同時に議事録が完成しているというパターンが増えてきている。ありがたいことである。