新年度、キャッチアップのコツ

気づけばもう4月も終わり、GWが始まるなんて恐ろしくて仕方がない。
最近の口癖は「これじゃあっという間におばあちゃん。」だ。

新年度の始まりは、自分の仕事を人に引き継いだり引き継がれたり、新しいことを覚える機会が増える。
例にもれなく私も今月退職する同じ部署の人から、まったく未知の領域の業務を引き継ぐことになった。ちなみに今までのtableau担当は変わらず、業務純増である。
退職者は増える一方でメンバーの補充が追い付かないため、既存メンバーで回すしかない状況が続いていて、ついに白羽の矢が立ってしまった。
ちょうどtableau業務も慣れてきたし、時短からフルタイムに戻すつもりだったので、しぶしぶOKすることとなったのだった。
もちろん、この経験は今後のキャリア形成に生かせそうだというメリットを感じたからなのだが。

しかし、フルタイムに戻ったと言っても業務時間は今までと大して変わらない（時短だったが残業して業務をこなせてしまうリモートワーク）。保育園お迎えで残業できない状況も変わらない。

前任者からの引継ぎ期間はわずか２週間。

２年前に育休明けでtableau担当になった時もこんな感じだったな、と思いつつ頭から湯気が出るほどフル回転させて、キャッチアップに集中した4月だった。

キャッチアップする時に無意識でやっていること

今の会社に勤めて10年になるが、スタートアップの拡大期と親会社による吸収合併という常に荒波が続く中で1～2年に1回は部署や役割が変わり、「0から新しい業務をキャッチアップせざるを得ない環境」に身を置いていた。
そのおかげか上司からも同僚からも転職活動で面談した数社のエージェント担当からもキャッチアップ力を評価されることが多い。

自分では無意識なのだが、言われてみれば引継ぎで悩んだり理解できないと頭を抱えたことは少ない。
せっかくなので無意識でやっていることは何か、振り返ってみようと思う。

1．自分の言葉で確認する

引継ぎで前任者から業務のレクチャーを受けている際に、ひと段落したところで「自分の言葉」で確認する。
「それは○○ということですか？」「○○という理解であってますか？」という感じ。
相手の言ったことをオウム返しにするのではなく、「自分の言葉」に置き換えるのがポイントだ。

自分の言葉に変換できない時はまだ理解できていないので、理解できるまで「もう1回お願いします。」「それはどういう意味ですか？」と聞く。それをうっとうしがる人はいないと思うが、後で何度も聞くよりましだろうと言い聞かせて恐れず聞く。

2．脳内で知っていることと繋げてイメージ

「自分の言葉」で確認する際に頭の中はどうなっているかというと、これまでの業務経験などで得た既存の知識と、新しく聞いた知識を繋げたり、置き換えたりしている。
新卒の人やまったく新しい会社や部署に入った人は、「既存の知識なんてないよ」と思うかもしれないが、その会社や仕事と関係ないことでもいい。とにかく自分の知っていることと、繋げたり置き換えたりして「これはこういうことかな？」「あれと似ているやり方かも」などとイメージする。
そうすることで「知らなかった初めてのこと」が自分の身近なことになっていく。

3.アプリケーションはとにかく触る

新しいアプリケーションを使って何かしないといけない時は、恐れずとにかく触ってみる。
引き継ぐ際は
①相手に操作を見せてもらう
②自分が操作しているところを見てもらう
の2段階をその場でやっておくと、1人でやる時もスムーズだ。
時間がある時にテストデータやサンプルでアプリケーションを操作しておくとなお良い。

4．ドキュメント化して自作のマニュアルを作る

これは恥ずかしながら今回のキャッチアップで初めてやってみたのだが、とても有効だった。
前任者が1人で担当していて引き継ぐ自分も1人だが、子どもの体調不良などで急なお休みになった時に誰にも対応してもらえないのは不安すぎる。
しかし引継ぎのマニュアルがあちこちのドキュメントに分かれていて、それを自分から伝えるだけで精一杯になりそう。

ならばと引継ぎを受けながら聞いた内容をgoogleスライドでドキュメント化して、マニュアルのリンクもすべてそこにまとめた。
これを見ればよく知らない人も作業だけはできるし、自分も迷ったらここを見ればOKなので業務効率も上がる。前任者に退職前にチェックしてもらっておいたので、間違いもなさそうだ。

正直、大きな会社ではこんなことをしなくても、ナレッジが共有されていて業務の属人化もされていないのかもしれない。
でも現実、中小企業で自転車操業をしているとマニュアルも更新されていないし口伝のように引継ぎを受けることもある。
そんな時は、引継ぎを受けながらマニュアルを作ってしまうことをお勧めしたい。それがその後の自分を助けてくれる。

言語化の習慣が役立った

この半年ほどOURHOME EMIさん流のマイノートを付け始めて、言語化の習慣がついていたのが、ドキュメント化にはとても役に立った。
自分の言葉で「話して確認」し、「書いてドキュメント化する」で理解が深まり覚えられる。
40代に突入して記憶力が低下していることを日々感じる中でも、まだまだ成長できるなと実感したのだった。