スタートアップ管理部のテレワークを支える業務ツール

こんにちは。iCAREの経理のかとうです。iCAREは健康管理システム「Carely」を提供しているスタートアップです。

緊急事態宣言が再発令されましたね。

iCAREの勤務形態は基本出社メイン、週1回のみリモートが可能ですが、緊急事態宣言再発令後、出社を7割減として、経理を含むCorporateチームも週4回程度テレワークを行っています。

そこで、Corporateチームのテレワークを可能にしているツールの一部について、本noteで紹介させていただきます。

iCAREのCorporate周りの業務ツール

wantedlyさんを参考に図解。

・会計システム：freee

経理のテレワークには、クラウド会計システムが必須です。数ヶ月前まで、iCAREではMF会計を利用していましたが、前職でfreee使用経験があったので、どうも不便に感じてしまうことが多く、つい先日freeeに移行させました。freee導入は個人的に2回目だったので、今回は導入サポートなし。ありがたいことに以前と比較してfreee側の移行時の機能がアップデートされていたので、通常業務と並行して約2ヶ月でスムーズに移行でき、月次決算を完了させています。今後は稟議などのワークフローなどの機能をフル活用させる予定。

・請求：kintone、MF請求書

顧客や契約情報管理などでkintoneを利用しています。kintone上の請求データを、MF請求書へインポート。その後MF請求書から出力したCSVデータを、freeeへ収入取引としてインポートし、債権管理はfreee上で行っています。請求フローの中でスプレッドシート対応がいくつか必要な状況で、内部統制と業務効率化両方の観点から、まだまだ改善が必要。絶賛対応中です。

・購買：pasture

主に個人の業務委託の方や、産業医/保健師の方との発注〜支払までをpasture上で行っています。発注後の請求忘れなどの確認が容易で便利ですが、仕訳情報として取り込むためには、現状案件名（訪問先）をどのようにデータとして持たせるかの工夫が必要で、最近は勘定科目のマスタに案件名を登録させるような使い方をしています。契約書はアドビサインを利用中ですが、pastureは現状クラウドサインのみ連携可能なため、連携できず。

・経費：MF経費、paild

freeeはアクティブユーザーでなくても料金が発生する関係もあり、まだMF経費を使っています。今後はプリペイド式のPaildを活用予定で、経費精算は少なくなりそう。

・コーポレートカード：AMEX、UPSIDER

AMEX を利用していますが、利用明細の反映に時間がかることがありました。前月の明細が翌月の中旬以降に反映されることがあり、明細が即日反映される仕組みのあるUPSIDERにコーポレートカードを移行させる予定です。UPSIDERはスタートアップ向けの限度額1,000万円以上、ありがたいです。

・給与計算/勤怠/労務：ジョブカン、フリーウェイ

従業員の勤怠労務給与計算はジョブカンシリーズを利用。従業員とは別に、産業医の方向けの報酬に給与計算が必要なため、フリーウェイシリーズも使用しています。

・健康管理：Carely

従業員50名以上の事業所は、年1回のストレスチェックを行わなければなりませんが、iCAREではCarely上で従業員へのストレスチェックを毎月行っており、テレワークなどによるメンタルヘルス状況をいち早く確認し対応可能な状況となっています。

Carelyはクラウドシステムのため紙やエクセルによる管理は一切不要です。健康診断の予約からストレスチェック、産業医面談の日程管理まで一括して行うことができ、健康管理業務の負担を軽減します。さらに、高ストレス者や長時間労働者など労務リスクの高い従業員が可視化されるため、従業員の健康リスクと企業の労務リスクマネジメントツールとして、多くの企業から選ばれています。

緊急事態宣言中の健康管理に関してはこちらが参考になります。

・コミュニケーション：Slack、Discord、Meet、Zoom

社内ではslackでのコミュニケーションが主流です。グループウェアがGoogle Workspaceのため、社内会議はMeetや、Zoomがよく利用されています。緊急事態宣言発令中の就業はDiscord上で、常にオンライン状態でいることを全社的に推奨しており、出社時同様に気軽に話しかけられる環境を整えています。

・ナレッジ共有：Qast、Kibala

数ヶ月前から全社向けにQastが導入されました。社内のQast導入大臣からの呼びかけや定期的な利用促進mtgの効果もあり、各チームの質問と回答が蓄積されています。Corporateチーム宛の質問と回答もQastに記載していますので、知りたい情報はQastやslack検索すると期待する回答が見つかりやすくなっています。Kibelaは主に日報、議事録、技術などの情報共有用に利用されています。

これから

以上、テレワーク中に限らず、バックオフィス業務では、様々な業務システムツールを使いこなすことが必要です。iCAREでは上記以外、まだまだ未整備の部分がたくさんあります。各ツールへの深い理解のうえで、今後は各種業務フロー構築などをしていく予定です。