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slackのメンション多すぎ?経理のプチ業務改善♫ 

こんにちは。株式会社iCARE(アイケア)の経理のかとう(いこぴ)です。iCAREは「働くひとの健康を世界中に創る」をパーパスに掲げ、健康管理システム「Carely(ケアリィ)」を提供しているスタートアップです。

iCARE(アイケア)の従業員数は、現在約140名(正社員+契約社員)。
うち経理は2名(おししさん+わたし)です。
数ヶ月前の話ですが、打ち合わせに集中して1時間全くslackを見ていないと、スレッドの赤丸=メンションが●件も・・!と驚くことが何度かありました。実数はあえて書きません。
自社開発slackアプリのGJCarelyが利用されると、メンション数が1つ増える影響もあるのですが、
それにしてもメンション多すぎでは?の状況を打開すべく
さっそく経理のプチ業務改善♫はじめましたので、直近の取り組みを少しだけ紹介させていただきます。

まずはslackのメンション分類から!

発信者別/テーマ別で分類すると、ざっくり画像の通りです。
そのうち、赤枠の2つの部分が今回のプチ業務改善対象です。

ざっくり 「その他・・!」は次回以降の業務改善対象なので詳細なし 

経理への依頼/質問の中身

発信者が他チーム=>経理への依頼/質問でボリュームがあったのが、
稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関するもの。

何が問題か

稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関する依頼/質問は、
@keiri宛に、
#icare_財務経理チャンネルにしてね!

上記、全社向けにアナウンスをすでにしていたのですが、
様々なチャンネルで、@おしし@いこぴの個人宛に稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関する依頼/質問が飛び交っている状況でした・・!

どう変わったか

個別問い合わせ
=>フォーム送信〜スプレッドシート上でステータス管理へ

個別問い合わせ=>フォーム送信〜スプレッドシート上でステータス管理へ

作ったもの

1.問い合わせフォーム:slackワークフロービルダー
2.ステータス管理用一覧シート

3.返信用のbot

1.問い合わせフォーム:slackワークフロービルダー

slackワークフロービルダーで経理宛の依頼/質問フォームを作りました。

ワークフロービルダーは、定型的なプロセスを自動化して Slack ワークスペースのワークフローに変換できるツールです。

大事だったのは、緊急度(高/中/低)をいれること。各メンションの緊急度不明だったため。
カテゴリには、稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカを選択いただいています。

経理への依頼・質問フォーム
フォーム送信されるとチャンネルにも送信内容が投稿


ワークフロービルダーの設定



2.ステータス管理用一覧シート
slackのワークフロービルダー上の設定で、フォーム送信内容をスプレッドシート上に一覧化。
スプレッドシートは、主に対応完了しているかのステータスチェックに活用しています。

送信内容一覧のスプレッドシート
ワークフロービルダーの設定の黄色ハイライトがスプレッドシートへの連携


3.返信用のbot

よくある質問の返信は、slackのカスタムレスポンス(bot)を活用。
こちらを参照してくださいの文章作成とマニュアルのURLをコピペする手間がなくなります。

カスタムレスポンスは、特定の言葉が Slack に投稿された時に、決まったレスポンスを返すよう Slackbot をプログラムできる機能

マニュアルはナレッジツール上にすでに存在しているのですが、マニュアルが複数あるため、たどり着けず質問となるケースもあります。(マニュアルも整理しないと・・!)


[よくある質問の例]

  • 承認済の稟議の金額を超えてしまったら?

  • 承認済の稟議の内容変更があったら?

  • アカウント発行後の設定方法や利用方法のマニュアル など

よくある質問のカスタムレスポンス、よく見ると日本語が変・・絵文字の統一感・・

ちなみに、1.問い合わせフォーム:slackワークフロービルダーで作ったフォームで依頼/質問されないケースもいくつかあったので、フォーム送信を促す目的のbotも作りました。


良かったこと♪

  • フォームの緊急度記載によって優先順位や心のゆとりが生まれた

  • フォーム形式によって依頼/質問詳細の情報粒度が細かくなった 

  • メンションされた依頼/質問のステータス管理ができるようになった

  • bot利用によって返信時間が短縮し内容も標準化された


経理から他チームへの依頼/質問の中身=定期タスク以外全部

経理から他チームへの依頼や質問のうち、定期タスク(月次)ではないもの=ざっくり随時タスクとして、今回のプチ業務改善対象にしました。

何が問題か

経理から依頼/質問後、他チームからの対応/返信待ち状態で放置してしまうケースが多々発生。slackのブックマークで対応していたのですが、ボリュームが多くなると後追いできない

[随時タスクの例]

  • 定期タスク(月次)以外で経理から他のチームへ依頼/質問するもの

    • 決算や監査対応なで発生する個別確認 など

  • 前述の稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカ以外の依頼/質問で、対応が当日中に終わらず時間がかかるもの/重要度高く対応予定のもの

    • 業務フロー改善や会計論点 など

定期タスク(月次決算用)は全社的に利用推進しているbacklogというタスク管理ツールを利用しているため、随時タスクもbacklogを利用。種別を「タスク」として、定期タスクの「月次」種別と判別可能に。

どう変わったか

個人タスク管理
=>チーム内チケット管理へ

個人タスク管理=>チーム内チケット管理へ
チケット化されたタスクは、主にカンバン方式で確認
スタンプ押したslackメッセージURLをチケットにも入れて、関連URL(slack、メール、Googleドライブ上の資料等)に戻り対応します 


作ったもの

slackスタンプ押したら、backlogにチケット起票可能な仕組み

1.slackスタンプ作成
2.backlog設定
3.zapier設定

※backlogはzapierの連携サービスではなく工夫が必要でした・・ asana/Trello等のタスク管理ツールならzapier連携サービスのためもっと楽により高度な設定ができそう

1,slackスタンプ作成
チケット起票専用スタンプを作成。
chrome拡張機能 絵文字ジェネレーター を利用しました。

アルファベット・ひらがな・カタカナ全部いり

2.backlog設定
メール経由でチケット起票するために、専用のメールアドレスを発行します。

期日がうまく設定できないのが難点・・ 

3.zapierの設定
2種類作成
まだまだ勉強不足で一つのZapにまとめられず、2種類になりました。詳しい方教えていいただきたいです🙏

①slackスタンプが押されたら〜スプレッドシートに行追加


②スプレッドシートに行追加されたら〜メール送信


良かったこと♪

  • チケット化されたことでタスク放置がなくなった

  • タスクのボリュームが可視化され気持ちが楽になった

  • (最初だけ設定頑張れば)チケット起票が楽で利用が続けられた


おわりに

今回のプチ業務改善は、まだ始めたばかりで、
これからPDCAを回していく段階です。
会社の成長スピードに合わせて、より良い方法を模索して改善し続けていきたいです♪

iCAREの経理チームでは、経理体制強化につき増員募集中です!!
ご興味がございましたら、ぜひご応募を!!
お待ちしております。


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