slackのメンション多すぎ?経理のプチ業務改善♫
こんにちは。株式会社iCARE(アイケア)の経理のかとう(いこぴ)です。iCAREは「働くひとの健康を世界中に創る」をパーパスに掲げ、健康管理システム「Carely(ケアリィ)」を提供しているスタートアップです。
iCARE(アイケア)の従業員数は、現在約140名(正社員+契約社員)。
うち経理は2名(おししさん+わたし)です。
数ヶ月前の話ですが、打ち合わせに集中して1時間全くslackを見ていないと、スレッドの赤丸=メンションが●件も・・!と驚くことが何度かありました。実数はあえて書きません。
自社開発slackアプリのGJCarelyが利用されると、メンション数が1つ増える影響もあるのですが、
それにしてもメンション多すぎでは?の状況を打開すべく
さっそく経理のプチ業務改善♫はじめましたので、直近の取り組みを少しだけ紹介させていただきます。
まずはslackのメンション分類から!
発信者別/テーマ別で分類すると、ざっくり画像の通りです。
そのうち、赤枠の2つの部分が今回のプチ業務改善対象です。
経理への依頼/質問の中身
発信者が他チーム=>経理への依頼/質問でボリュームがあったのが、
稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関するもの。
何が問題か
上記、全社向けにアナウンスをすでにしていたのですが、
様々なチャンネルで、@おしし@いこぴの個人宛に稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカに関する依頼/質問が飛び交っている状況でした・・!
どう変わったか
個別問い合わせ
=>フォーム送信〜スプレッドシート上でステータス管理へ
作ったもの
1.問い合わせフォーム:slackワークフロービルダー
2.ステータス管理用一覧シート
3.返信用のbot
1.問い合わせフォーム:slackワークフロービルダー
slackワークフロービルダーで経理宛の依頼/質問フォームを作りました。
大事だったのは、緊急度(高/中/低)をいれること。各メンションの緊急度不明だったため。
カテゴリには、稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカを選択いただいています。
2.ステータス管理用一覧シート
slackのワークフロービルダー上の設定で、フォーム送信内容をスプレッドシート上に一覧化。
スプレッドシートは、主に対応完了しているかのステータスチェックに活用しています。
3.返信用のbot
よくある質問の返信は、slackのカスタムレスポンス(bot)を活用。
こちらを参照してくださいの文章作成とマニュアルのURLをコピペする手間がなくなります。
マニュアルはナレッジツール上にすでに存在しているのですが、マニュアルが複数あるため、たどり着けず質問となるケースもあります。(マニュアルも整理しないと・・!)
[よくある質問の例]
承認済の稟議の金額を超えてしまったら?
承認済の稟議の内容変更があったら?
アカウント発行後の設定方法や利用方法のマニュアル など
ちなみに、1.問い合わせフォーム:slackワークフロービルダーで作ったフォームで依頼/質問されないケースもいくつかあったので、フォーム送信を促す目的のbotも作りました。
良かったこと♪
フォームの緊急度記載によって優先順位や心のゆとりが生まれた
フォーム形式によって依頼/質問詳細の情報粒度が細かくなった
メンションされた依頼/質問のステータス管理ができるようになった
bot利用によって返信時間が短縮し内容も標準化された
経理から他チームへの依頼/質問の中身=定期タスク以外全部
経理から他チームへの依頼や質問のうち、定期タスク(月次)ではないもの=ざっくり随時タスクとして、今回のプチ業務改善対象にしました。
何が問題か
経理から依頼/質問後、他チームからの対応/返信待ち状態で放置してしまうケースが多々発生。slackのブックマークで対応していたのですが、ボリュームが多くなると後追いできない。
[随時タスクの例]
定期タスク(月次)以外で経理から他のチームへ依頼/質問するもの
決算や監査対応なで発生する個別確認 など
前述の稟議/支払/経費精算/アカウント発行/クレカ以外の依頼/質問で、対応が当日中に終わらず時間がかかるもの/重要度高く対応予定のもの
業務フロー改善や会計論点 など
定期タスク(月次決算用)は全社的に利用推進しているbacklogというタスク管理ツールを利用しているため、随時タスクもbacklogを利用。種別を「タスク」として、定期タスクの「月次」種別と判別可能に。
どう変わったか
個人タスク管理
=>チーム内チケット管理へ
作ったもの
slackスタンプ押したら、backlogにチケット起票可能な仕組み
1.slackスタンプ作成
2.backlog設定
3.zapier設定
※backlogはzapierの連携サービスではなく工夫が必要でした・・ asana/Trello等のタスク管理ツールならzapier連携サービスのためもっと楽により高度な設定ができそう
1,slackスタンプ作成
チケット起票専用スタンプを作成。
chrome拡張機能 絵文字ジェネレーター を利用しました。
2.backlog設定
メール経由でチケット起票するために、専用のメールアドレスを発行します。
3.zapierの設定
2種類作成
まだまだ勉強不足で一つのZapにまとめられず、2種類になりました。詳しい方教えていいただきたいです🙏
①slackスタンプが押されたら〜スプレッドシートに行追加
②スプレッドシートに行追加されたら〜メール送信
良かったこと♪
チケット化されたことでタスク放置がなくなった
タスクのボリュームが可視化され気持ちが楽になった
(最初だけ設定頑張れば)チケット起票が楽で利用が続けられた
おわりに
今回のプチ業務改善は、まだ始めたばかりで、
これからPDCAを回していく段階です。
会社の成長スピードに合わせて、より良い方法を模索して改善し続けていきたいです♪
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