Gsuiteの無制限のドライブ領域がもたらすもの

当社ではGsuiteを使っていて、クラウドドライブの容量が無制限です。

無制限の何がいいかというと、まとめる時間がない時でも、ファイルをとりあえずGoogleドライブに突っ込んでおけば良いということ。後で冷静に見返した方が良いと判断した時に、特設フォルダを作って共有しておけば良いということ。1TBでも十分かもしれないけど、とにかく容量を気にしないところから、クラウド上に残すという文化がスタートします。

ただですね！ここからが大事。ドライブは容量が多ければ良いってものではなくて、容量が多すぎた時にファイルを探せるかどうかというのが重要です。その為に、事務職スキルとしてフォルダ整理は欠かせないわけです。

話しが少し離れますが、元々、フォルダ（ディレクトリ）型の検索エンジンとして覇権を取ったとして、Yahoo！は有名ですが、その後、数年で世界シェアで言うとGoogleにひっくり返されます。まだまだ人手でディレクトリを分けて検索リストを作る方が効率良かった時代に、機械的に検索リストを作って成功したのがGoogleです。今は検索エンジンの覇者はGoogleというのは大勢にとっての常識と思います。

話しを戻しますが、クラウドであれローカルであれドライブにファイルを好きなだけ詰め込んだ後は効率的に探せる手段が必要なのです。その時に、Googleブランドの安心たるや否や。Google Cloud Search は、使っていて課題は感じますが、あれだけ的確に、探していたファイルを数秒でヒットしてくれるドライブ検索は、ありがたい存在でしかありません。

もしかすると、フォルダ整理が得意な人は必要ないかもしれませんよ。でも、そんなのは組織が増えたら、フォルダ整理なんてすぐに劣化します。ある人がしっかりしていても、ある人が「あれ？あのファイルどこに置いたか忘れましたー笑」と言い出したら、もうそのファイルは無いものとしてスタートしなければならない時もあります。

その度に怒り喚いて基準を引き上げるのも良いですが、それと並行してでもいい、Google検索の安心感下でのドライブに、無制限にファイルを置けるのはメリットの方が大きいと思っています。

もちろんね、アメリカ企業のクラウドに機密情報は置けないという考えは分かります。でも、機密情報って意外と限られていると思いますし、機密情報は、社内でも公開は一部なはずなので、それはそれで別個に準備しておけばいいと思います。