注文処理を早くするための方法

どれだけスムーズに注文処理ができるか

私は、前の会社で楽天ショップとヤフーショッピングをしていたけれども売り上げ的には合算しても20万いかないくらい。

どちらのモールの注文情報をパソコンにダウンロードして合算するシステムは導入していたものの、使う必要がない程度の受注量だったので、システムを導入しきれていなかった。

Mさんの会社はまだ、当時システムはいれていなかった。
昨年の繁忙期をなんとか超えることはできたけど恐ろしいくらい注文情報と発送情報（送り状伝票）との照らし合わせが大変だったらしい。

今年は昨年度よりも売り上げを上げる。
受注が増えても安心して処理できるように。
といろいろMさんが調べてがんばれ♪店長というシステムをいれることになった。（現在は名前が変わっているようで、店舗アップ♪）

どうやら、説明をきくとFileMakerで作られたシステムで店舗ごとに必要な情報をカスタマイズすることが可能というものらしい。

ファイルメーカー
https://www.filemaker.com/jp/

FileMakerは、前の会社で見積書、納品書が連動している書類作成に使っていたので、なんとなくわかった。
あれが受注ソフトになるイメージはわかなくて導入がちょっと不安だった。

システムを使ってみて分かった素晴らしさ

ネットの楽天の管理画面で一人ひとりの注文情報を開いていくのに時間もかかる。それがシステムに注文情報をいれこむことで短縮され、一覧で今から注文確認せねばいけない人、入金確認しないといけない人などが分かるようになった。

当時、楽天にあった機能、共同購入やオークションの注文情報も一括管理できたことも助かった。

文章にするとなんてことないことなのだけど、スピーディーにできるし一覧で見れるのはすごく助かった。

荷物の送り状も専用印刷機で印字できるようになったことがすごく助かった。機械だけにつまったりすることもあるけれど手書きで間違えないようにと神経を使って書くことがない。
凄く楽になった。

そして、トラブルが発生したお客様についての情報も画面上で残せるので、誰か違う人が数年後そのお客様から注文があった時にも分かる。
この人は気を付けて処理しよう。など対応ができるのが良かった。

実際、私とMさんで処理をしていたけど数年後にはスタッフにも触ってもらえるようになった。
だれが、処理しても情報が共有できるって素晴らしい！と感激したのだった。

後々、自社ショップ、ヤフーショッピング、Amazonと出店したのでさらに、システムは拡張されていった。
徐々に増えていったから、手順も覚えれたけども、最初から全てやれ！と言われたらゲーとなっていたと思う。

繁忙期の母の日のすごさ

注文がすごいからと言われていた母の日は、確かにすごかった。
でも徐々に注文の数が増えていくのでピーク時にはハイテンションになっていた。

平常時よりも注文処理数が多いのに、サクサク進む。
発送も数が多いけれども、発送上のルールや梱包の簡素化もシステマチックにMさんが作っていたので楽にできていった。

一日最大1000件ほどを発送していたけれども、数名のスタッフで徹夜をしなくてもこなせた。
できるもんなんだ。とやり終えた後の充実感は凄かった。

発送の数をだせばトラブルも起きる。
トラブルの電話、メールも増えてきて毎日ドキドキしていた。
トラブル一件づつ、お客様もそれぞれ。

そんな無茶な。。。というような要望もある。

また、店側の言葉、メールのちょっとしたところに感情が乗り
それが、お客様を刺激してしまうこともあった。
どうしたら、スムーズにご納得いただけるだろう？
対応もスタッフみんなで策を練った。

お客様それぞれ思いがあって、花を買ってくれている。

その人に合わせた解決策があることもあるのだということも体感できたのだった。