IT投資をする際に検討すべき５つの事
こんにちは、ITコンシェルジュ兼CEOの宇都です。
2020年のコロナ禍の影響により、企業のIT活用したビジネスへのシフトとしてDXという言葉が言われています。これまでやらなければいけないと考えてはいても投資できていない企業が多いと思います。
そんな中、実際にどのようにIT投資をしていく計画を立てればよいかがわからないという企業様が多くいます。実際に我々のほうにも相談が増加しています。
今後のIT投資をする際に何を検討すべきか？
１）今のシステムの利用状況を把握すること。
２）現状の業務の運用状況を把握すること。
３）現状を理解したうえで、解決すべき課題を見える化すること。
４）課題解決する方法をITで検討し、計画を立てる
５）計画実行に必要な予算を立てる
以上の5点の検討ができれば、本来必要なIT投資へと繋げられます。
それぞれについて簡単に説明していきます。
１）今のシステムの利用状況を把握すること
現状のシステムの把握をする場合、よくやるのが利用しているシステムの一覧をもれなく整理します。また、各システム間連携等の関連図についても整理をします。そのほか、ネットワークやPC等の機器管理、HPやコミュニケーションツールについても併せて整理をします。
２）現状の業務の運用状況を把握すること。
現状の業務がどのようにして行われ、どこでシステムを利用しているのか？についてを整理します。まず、今やっている業務の一覧をもれなく整理します。そのうえで、各業務の中で特に検討が必要な業務をピックアップし業務フローを作成します。そうすることで、どの業務が負担がかかっていて、どんな課題があるかがだんだん見えてきます。
３）現状を理解したうえで、解決すべき課題を見える化すること。
システムの利用状況と業務の運用状況を整理することで、様々な課題が出てくると思います。例えば、同じ情報を何度も入力しなくてはいけない運用になっている。紙でのやり取りが煩雑である。昔からのやり方でなぜそのやり方なのかはわからないが今までやっていたからやっている。など、さまざま出てくると思います。そういったことをピックアップし、課題として捉え、どのように解決できるかを検討していきます。
４）課題解決する方法をITで検討し、計画を立てる
実際に解決すべき課題の優先順位をたて、一つ一つITで解決するのか、もしくは業務自体を改善することで解決するのか、または、両方で解決するのか、についてを具体的に検討して計画を立てていきます。具体的に、二重で登録処理をしている部分を自動で連携されるようにしたり、紙で運用しているものをiPadやスマホで操作できるようにしたり、システムに運用を合わせたりといったことを検討していきます。
５）計画実行に必要な予算を立てる
課題検討から計画策定した内容に対して、ベンダーへの概算見積等を行ったうえで予算計画を策定し、社内の稟議で承認を得ます。そもそも予算がどのくらいあるのか？その中でどこまで対応することができるのか、また追加で資金調達すべきかどうかなど社内で検討する。
以上の5点について取り組むことで本来投資すべきITシステムが見えるようになってきます。
もう1点ポイントとしては、IT投資を検討する上で会社の事業にどのように影響を与え、どのようによくなるのかを意識しながら計画を立てていくことが重要です。
以上が「IT投資をする際に検討すべき5つのこと」になります。
ただ、これを自社の担当者だけで対応するのは他業務と兼務していることもありなかなか進められないというお声もよく聞きます。
そんな時は、弊社含めた外部のプロ人材を活用してはいかがでしょうか？
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