ITプロジェクト推進のために便利なツール

こんにちは、ITコンシェルジュ兼CEOの宇都です。

Withコロナ大変ですね。まだまだ慣れない日常が繰り返されますね。
今回のお題は、「ITプロジェクト推進のために便利なツール」について私の経験からのおすすめをご紹介します。

プロジェクト管理に必要なことは何か？
大切なのは「QCD管理」
（この辺りは以前のnoteでも記事にしています。本noteの最後にリンクがあり）

品質、コスト、進捗を管理するための具体的な管理は、
1) 進捗管理
2) 課題管理
3) リスク管理
4) コミュニケーション管理
の4点がポイントです。

まず、1) 進捗管理についてどのように行うのが良いか？
週次進捗定例会議を行い
何を報告する会議なのか？目的を明確にする必要があります。
通常実施する内容は、

・スケジュールの進捗状況の報告（遅れはないか、ある場合どのくらいか？リカバリ可能か？）

・特筆すべき課題や対応遅れている課題について報告

・リスクは発生していないか？（発生している場合マネジメントできているか？）

・コストに影響する事象は発生していないか？

以上の内容を週次定例会議で報告し、プロジェクトが問題なく進んでいることを共有します。

そんな中、週次会議は週1回の会議のためそれまでの間のやり取りをどのようにマネジメントするか？これがプロジェクトの進捗を進めていくための一つのコツ。

私がよく使うツールとして、以下の2つがあります。

① Slack（チャットツール）

② Backlog（課題管理ツール）

この2つと週次定例会議を組み合わせることで、プロジェクトの見える化が劇的に進んでいきます。

もちろん、運用ルールをきちんと作成し、各メンバーへ周知します。使い方が違っていればすぐに注意をすることもできます。

この2つのツールを利用するだけでもプロジェクト管理が劇的にやりやすくなります。これらのツールと週次会議を活用し全体の運用をルーティン化することで、みなが同じ方向へ向いて仕事をしやすくなります。そのためのルールをプロジェクトごとに設定し運用を促進します。

Slackでは、チャンネルごとにメンバーが決められるので、

#PMO

＃〇〇開発プロジェクト

＃全体連絡

といった具合に情報の種別によってチャンネルを分ける。

Backlogでは、種別を設定できるので

Todo

課題

スコープ

といった内容でタスクを分類します。Todoは担当者間でやり取りして完了まで行い、課題やスコープは週次会議にて合意の上で完了へと進めるなど、種別ごとの運用を設定することができます。

いずれにしても言えることは、ツールをできる限りシンプルに利用することで導入障壁を減らしルーティン化できるようにすることが重要。

他にも活用できるツールはあると思うが、まずはこの2つのツールで試してみてはどうだろうか？