Maker Faire Tokyoの出展許可がきたらすること

（これは2021年に書いた記事です。日付は2021年のものなのでご注意を！）
今年もMaker Faire Tokyoの出展許可お知らせが届きましたね！
私は今年乙女電芸部として出展する他に講師をつとめる女子美術大学の授業「電子クラフト」としても出展します。また、ステージで行われるたのしいmicro:bitコンテスト2021の審査員もさせていただく予定ですので当日はバタバタしそうです。そんななかでも慌てないために、出展がきまったらすることを書いていきます。全体の出展の流れは以前おとでん通信で書きましたので、ここでは個人的なことや体験談を中心に書いていきます。

展示物の決定・危険物申請書提出

これは出展者には全員求められることで、今年はすでに締め切りました(7/27まで)が出展するものについて細かく記入しなければなりません。そのために持っていく作品・備品を確定させます。ここに記入していないものは持ち込んではいけません。危険物を持ち込む場合は置く場所の図面などを用意して提出します。以前UVレジンを持ち込んだ際は図面を用意して置く場所を図示しました。当日は開場前にスタッフさんと消防の方立ち会いのもと、実際にその場所に置かれているか確認がありました。

搬入出方法の決定

展示内容と同時に、搬入出方法についても聞かれるので、宅急便でおくるのか、手持ちでいくのか、などだいたいの荷物量を考えて決定します。
宅急便は、ブース番号をしっかり書けばブースに直接運んでおいてくれます。この点はとてもいいのですが、難点があります。搬出の際に宅急便カウンターに長蛇の列ができることです。2日間の長丁場を終え、早く帰りたいのになかなか列が進まず、荷物を送り出すことができません。しかもこの列が、自分のブースから遠いところにあると、荷物をそこに持っていくだけで一苦労です。
そこでお勧めしたいのが、搬入は宅急便で送って搬出はスーツケースを手持ちで持って帰るという方法。キット販売やワークショップなど、帰りの荷物のほうが軽くなる方はこの方法がおすすめです。
作品展示など、搬出時も荷物が減らない方はJITBOX(法人や大学のみ可)がおすすめです。カーゴごと配送してくれるサービスです。搬入時はブースにカーゴごと置いてくれて、自分でダンボールをおろし、カーゴは開場前に回収してくれます。搬出時間になるとブースまでカーゴを持ってきてくれ、そこにダンボールを積むとあとは持っていってくれます。長蛇の列に並ばなくてよいし、ダンボールを運ぶ必要もありません！
以前荷物が多くなりそうだな、と予感した年はJITBOXを選択しました。ダンボールが10個以上になるな、と思ったらJITBOXを選択するといいと思います。ただ、予約が独自UIでwindowsでしかひらけなかったり、Macユーザーはかなり苦労する点がありますのでそこは注意です…

設営準備日の確定

出展内容調査の際に、前日に設営するか、当日開場前に設営するかを選択します。並べるものが多い場合や、展示物に水分などを使っていて養生をしなければいけない場合は前日に設営したほうがよいです。前日は空調がきいていない年もありましたので、暑さ対策は十分にしていくことをおすすめします。そもそも去年から10月開催ですが！

宿泊先の確保

とにかく二日間体力勝負なので、近くに宿泊したほうがよいです。出展許可がきたらなるべく早く予約します。前日設営する場合は２泊します。とっても細かい情報ですが、以前竹芝のホテルに宿泊して、スーツケースを持ってゆりかもめでビッグサイトに向かおうとしたら、ゆりかもめの乗車率が高すぎて竹芝から乗り込めず、泣く泣くタクシーで向かったということがありました。それ以来近くに宿泊するようにしています。

決済システムやおつりの準備

物販を行う場合はレジ周りの準備をしなければなりません。
おつりの準備は直前でもできますが、キャッシュレス決済の準備は初めて使う場合登録に数週間かかります。乙女電芸部ではPayPayを使用しています。店舗じゃないと登録できないのでは？と思っている方もいらっしゃると思いますが、イベントでの使用でも申請ができました。法人でない場合は難しいかも知れませんが、キャッシュレスは感染症対策のために主催者も推奨していますので、ぜひ調べてみてください。

印刷物の準備

作品のほかに、渡したいフライヤーや名刺があればその印刷を準備します。アクセスしてほしいサイトのQRを印刷して置いておくと読み込んでくれる方が結構いらっしゃいます。ポップは乙女電芸部の場合手書きが多いですが、手書きに自信の無い方は印刷しておくといいですね。

今回はMaker Faire Tokyoの出展許可がきまったらすることを書いていきました。他にも直前にやることや終わったあとにやることなど、皆さんに役立ちそうなことがあったらまた書いていきたいと思います。宿泊場所や宅急便の長蛇の列など、他の地方のMaker Faireには当てはまらなそうなことがあったので、Maker Faire Tokyoとして書きましたが、もちろんほかのMaker Faireに出展される場合にも参考にしていただけると嬉しいです！

今年も万全の準備をして望みますので、ぜひMaker Faire Tokyoでお会いしましょう！もしこのnoteを読んでくれた方は声をかけてください。