一歩先を行く社内コミュニケーション

会議で結論が出なかったり、
打ち合わせの中で方向性が出せなかったり

その原因一つは、解決したい問題の状況や前提条件の説明するだけで時間を使ってしまい、議論する時間が無くなることが上げられます。

できる限り、会議や打ち合わせに入る前に、それらの土台となる情報は共有できていないと、発展的な話合いにはなりません。

これは仕事に限ったことではありません。

人と人とのコミュニケーションが必要な場面においては、どんな場合であっても、同じように考えることができます。

実際に私が社内コミュニケーションを円滑しようとする目的で、行動に移したことを書きますので、参考にしていただけましたら幸いです。

クレスの紹介

私は株式会社クレスという不動産会社に勤めています。

20名ほどの、売買仲介や買取再販業務を行っている不動産業者です。

普通の不動産屋と違うところは、売主さんが問題を抱えているケースが多いことです。

通常は、売主さんが売却したいという意向があって、高く、スピーディーに売却できれば、お客様にはご満足いただけて、業務が終了ということになります。

しかし、当社の場合は、相続した不動産を売却したいのだが、相続人が複数いて、売却する場合には、複数人が全員が納得するような高値で売却したいという意向であったり、住宅ローンの返済に困っていて、自宅を売却したいのだけど、売却しても住宅ローンを完済できないかもしれない、など、世の中にあり得るイレギュラーなケースのご相談を受けさせていただき、お悩みを解決しています。

詳細については、また別のnoteで書かせていただきます。

社内コミュニケーションのために何を行っているか？

毎朝、勤務時間前に朝礼の一分間スピーチのように、
メールで簡単なコラムや報告、雑談などの文章を考え、
それに加えて、前日から朝にかけて出てきた不動産ニュースをまとめて、
5～10個程度の業界のニュースのURLを貼り、コメントを付けて、社内全員にメールを流しています。

私は、会社の代表でもなければ、
特別な地位を仰せ扱っているわけでもない、
単なる平社員の分際です。

偉そうなことを書いてしまう日もあるので、社内でも賛否両論だと思っていますが、中には応援していただける人もいるので、続けることができています。

コロナ禍前から始めて、2年弱、ほぼ毎日送り続け、5カ月程休みましたが、
また、今年の5月から始めて、かれこれ、平日は毎日、
vol.59まで来ました。

この社内に送っているメールを元に、外に発信できる内容に加工し直して、noteで、「不動産ニュースTODAY」をやろうと思って、30回そこそこの配信を行ったのですが、想像以上に手間がかかり、現在、サボってしまって休業中です。

フォローしていただいている方、本当に申し訳ないです。

心境の変化

毎朝メールを出し始めて、2年間は、メール配信という手間を掛けているんだから、直接、リプライがほしいと思い、催促するような言葉を入れながら配信してました。

メールをキッカケとして、議論やコミュニケーションが広がってほしいと願いながら配信していましたので、リプが無いと寂しくて、みんな冷たいもんだと思ったりしました。

そう簡単には、人からの反応は得られるものではないことを学びながらも、その中でも一部の方たちは、応援してくれたので、継続できました。

私は配信する側で、どれだけ読まれているのか、わからないのですが、
正直、毎日全てを読んでくれている人はいなくて、読んでもらえるタイミングは日によるのだと思います。

面白い内容であれば、毎日読んでもらえるのかもしれませんが、内容考えるのも難しいですね。

多少、自暴自棄になりながらも、応援してくれる人もいたので、ギリギリで継続を続けました。

継続した結果

やっと、最近、少し光が差し込んで来た気がしています。

少し反応を感じるようになってきました。

私に話かけてくれる前に、メールを見直してくれているのか、
話掛けてくれるタイミングで、毎朝のメールの話題を入れてくれる人が多くなってきたのです。

私はコミュニケーションを取るための潤滑油を発信しているような気しており、
それで充分だと思うようになってきました。

2つの効果

エール配信を続けるとの実感できている効果は2つです。

声を掛けてもらうための話題を提供していることと、
メールの内容を前提条件として、より発展的な議論を求められるようになったことです。

好き勝手なことを書いているので、
批判される要素がある内容も発信していて、
いずれは足元すくわれるような情報も発信してしまっているのかもしれない。

それはそれで、仕方のないと割りきり、
私が会社のために、自分のために本気で考えていることをストレートに書いています。

私が配信した内容を共通認識として会話をスタートすることができるので、
より発展的な話ができ、議論前の最初の説明を省くことができることが多くなりつつあります。

メールを送り続けて、本当に良かったです。

メール配信することが、私の間口を広げていることになるので、
私にとっては大きなメリットになっています。

社内だけでなく初めて会う人にも

このメールは社内会議を行う前にも効果を発揮しているし、自分の考えていることを発信できるツールはメールだけではない。

朝礼で1分間スピーチをすることでも良いし、音声コンテンツやSNSもある。

私はTwitterをやっていて、先日、初めて、お会いした方に、Twitterを見てくれていたとお話いただき、本当にうれしかった覚えがある。

最後に

だが、なかなか毎日メールで自分の意見を言えるようなサラリーマンはいないと思うので、結論を出せる会議をするには、少なくとも会議の前には、前提条件を提示し、共通認識を作ってから会議に臨むことだと思います。

少しづつの発信が、内容を進化させ、共通認識を広げるのだと思います。

私のSNSである、noteとTwitterでは、もっと発信して、私の間口を広げていけたらうれしい。

私のこれからのnote

noteにも、社内メールをより発展させた内容を書いていこうと考えているのですが、今のところはいいカタチを探れていません。

しかし、毎日少しづつ書くことで、何となくいいものを書けるような気がしてきました。

文章を書くというよりは、買い物のメモを書く感覚です。

自分で忘れたくないから、この場にメモを取っておきたい、そんな気持ちから、自然と湧いてくる言葉を短くてもいいからツイートしていきたい。メモ帳みたいな。

今日みたいに時折思いついたときに書いたり、朝のメールをnote用に変換して書きながら、人生を文章を利用して楽しんでいくために、noteが継続できればと思っています。