GTDの５つの効果｜残業ゼロを目指して27日目
2020/11/04
本日は GTD を実践している私から、実践して感じる５つの効果についてお話します。
私は基本的には GTD のルール通りに進めているのですが、リストの種類を若干増やしています。ツールは Google カレンダーと Google to do リストを連携させています。具体的な私の運用については、この記事をご覧ください。
以下の様にイメージいただければOKです。
・プロジェクトリスト（要細分化リスト＆プロジェクトリスト）
・連絡待ちリスト（依頼するリスト＆連絡待ちリスト）
・実行待ちリスト（今日やるべきことリスト）
目的は、GTDの概念に「優先順位」の概念をMixすることです。要細分化リストと依頼するリストは優先順位「高」のリストとなります。基本的には、「要細分化リスト」と「人に依頼するリスト」及び「InBoxリスト」を空にすることがGTDの日々のゴールになります。
▶GTD を実践するの５つの効果
私が考える、GTDを実践することで得られる５つの効果はこちらです。GTDの概念的にも、的外れなことではないと自負しています！
・忘れ物がなくなる
・人に依頼し忘れなくなる
・人に依頼したものを忘れなくなる
・段取り力が格段に上がる
・心理的に安心する
ひとつずつ、説明していきます。
■忘れ物がなくなる
GTD を実践すると忘れ物がなくなります。正しくは「覚えることが無くなるので忘れることも無くなる」ということでしょうか。
GTD では「覚えること」ということを極力減らすようにしていきます。それを実践するステップが InBox のステップです。頭の中に入っている「何かやらなきゃ、これをやろう」という思いを、全て一つのリスト（InBoxリスト）に書き出していきます。 InBox をする癖をがつくと InBox できないことにストレスを感じるようになります。すると、いつでもどこでも InBox する習慣が身につきます。
例えば会議中に、何か仕事と関係のないけど大切なことを思いつくことだってあると思います。（あ、次週嫁さんの誕生日だ！プレゼント用意しなきゃみたいな）でもそれを今することはできませんよね。その時に InBox をしておけば、後でまたその InBox リストを見返した時に、「ああそうだこれをやりたいと思っていたんだ」と思い返すことができます。会議中に InBox をしなければ、そのやりたかったことも見失ってしまっていたかもしれません。
■人に依頼し忘れなくなる
誰もが一度はやってしまったことあるのではないでしょうか。「本当は誰かに依頼したかったんだけど、依頼をし忘れてしまい、期限ぎりぎりになってそれに気づき、結局依頼することができず自分でやってしまった。」
そして、その結果、残業。私はそんな記憶ばかりです…
私の GTD ではInBox したタスクを整理していく際に、「人に依頼するリスト」というものを作っています。冒頭でもお話したとおり、優先順位「高」のリストです。
例えば、誰かに依頼しようと思った仕事でも、内容によっては2分で依頼ができないものもあると思います。そんな時 GTD の本来のステップではそれは「今日やるべきことリストまたはいつかやるべきリスト」の中に入ります。
私の場合はこれを人に依頼するリストという中に入れ、そのリストに入っているものは最優先で片付けるようにしていきます。ここに入っているものは自分でボールを持ってしまっている仕事ということですので、それは最優先で人に依頼するようにします。そうすることで依頼忘れが格段に減ります。
■人に依頼したものをお忘れなくなる
また連絡待ちリストを活用することで依頼したものを確認できるようになります。依頼をしたまま返事がなく、こちらのスケジュールに支障が出てしまう…ということはよくあることです。それを防ぐためには、依頼した仕事もきちんと管理をしなければいけません。連絡待ちリストのタスクにももちろん連絡の期日が入っていますが、一日一回程度、連絡待ちリストを見直して危なそうなタスクがあれば、「この件大丈夫ですか？」と聞いてみるようにしています。そうすることで、早めに課題を聞き出せ、スケジュールの調整ができるかもしれません。
■段取り力が格段に上がる
これは GTD のプロジェクトの考え方です。私の場合はプロジェクトリストを細分化前と細分化後に分けています。私の理解が正しければ GTD の場合はプロジェクトリストの中に複数のプロジェクトが溜まっていき、その中で細分化をしていきます。するとプロジェクトリストの中に、細分化したプロジェクと細分化する前のプロジェクトの2種類が存在することになります。
プロジェクトリストの重要な考え方は「細分化をきちんと行うこと」ですので、細分化ができていないものは優先順位が高い、逆に言うと細分化できているものについてはあとは実行するだけということなので、優先順位は低くなるかなと思います。
よって、私の場合は次のアクションが複雑だと考えた場合は、まずそれを要細分化リストに入れます。要細分化リストに入っているものは、依頼するリストと同じように優先順位が高いタスクと考え細分化をしていきます。
細分化ができてないということは納期に支障が出るかもしれない隠れた要因があるかもしれないという状況です。最優先で細分化をし、誰かに依頼しなければいけないものがないか、何か事前に決済を取らなきゃいけないものはないかなど、想定し得る工程をすべて洗い出しましょう。早めにして細分化をすることで依頼漏れも防ぐことができます。
■心理的に安心する
最終的に自分がやるとなったタスクはすべて実行待ちリストに入れ実行する日時を入れます。 GTD では「今日やるべきリスト」または「いつかやるリスト」だったと思いますが、私は今日に限らず自分がやるとタスクは全て同じリスト（実行待ちリスト）に入れています。 Google の ToDo リストの場合は、タスクに期限を入れることができますので、今日やるべきリストは実行待ちリストの中にありかつ期限が今日のものです。
実行待ちリストの中にあるものは、全て細分化され次のアクションが明確であり段取りが済んでいるものなので、あとはやるだけの状態です。タスクの実行日当日が来るのをただ待ちましょう。逆に言うとこのリストの内容は当日まで見なくても良いものなので、気にかけるタスクの数がどっと減り、心理的負担が減ります。今まで、仕事がたくさんだと思っていたものが、気持ち的に楽になりました。たくさんのタスクを気にしなければいけないことはとてもストレスだと思います。
まとめ
本日は私が GTD を実践して得た効果について説明しました。忘れ物がなくなる。人に依頼し忘れなくなる。人に依頼したものをお忘れなくなる。段取り力が格段に上がる。心理的に安心する。こんな効果があります。上記は個人の感想ですが、GTDの理論的にも正しい結果だと考えています。
これにより段取り力が上がり心理的ストレスも減り、以前よりも「仕事がデキる」状態になっていると思います。その結果が、先日の「あれ意外と自分暇かも状態」になりました。ぜひ実践してみてください。
残業ゼロのヒントその27「GTDは体系的に生産性を上げるノウハウが詰まっているのでマスターすべき」
私が書いた、GTD 関係の記事はこちらです。もしよければご覧ください。
▶GTDとは何かを知りたい人向け記事
▶GTDの実践のヒントを得たい人向け記事
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？