【仕事のヒント】スピードを速める方法

　ずばり「自分以外の人が関わる業務から処理していく」
です。
自分以外の人とは、上司、部下、同僚、部外者、社外、などの方を指します。

　例えば企画書作成など、自分ひとりで完結できる仕事は後まわし。とにかく、業務＝ボールを相手にすぐ投げ返すようにします。そうすると、他の業務をしている間に、ボールが返ってくるので、それをまたすぐ投げ返す。そうすることで、業務に滞りがなくなり、自然に仕事のスピードが早くなっていきます。

なるべく早くボール投げ返してもらいたい人の業務を優先させていきましょう。

　では、なぜ、それだけで仕事のスピードが早くなるかというと、実は仕事の大半は待ち時間だからです。

「上司の確認待ち」
「外部業者の見積待ち」
「部下の資料作成待ち」
などなど。

　残念ながら自分以外の人の業務スピードはコントロールできません。待っている間、関連の業務すべてが滞ってしまいます。なるべく相手が早く動けるように、先手先手を打っていくのです。抱えているボールを投げ返してから、自分ひとりで完結する仕事に取り掛かればいいのです。

　メールを読むのは後回しの方がいいとビジネス本に書かれていることがありますが、それは、取り掛かっている業務を中断してしまい、非効率になってしまうからだと思います。それは一理あるのですが、本当にメールを後回しにしてしまうと、ボールを自分で止めてしまう場合があります。

　ざっとでもいいのでメールを確認し、急ぎ返信しないと業務が滞る場合は、仕掛かっている業務を中断してでも返信した方がいいでしょう。

　それほど急ぎでないメールの場合は、「確認して追って返信します」とでもメールをしておけば、催促のメールを送られることもありません。ボールを投げ返し終わったアイドルタイムで、それらのメールをさばいていけばいいのです。

以上。【仕事のヒント】スピードを速める方法でした。
ご参考になれば幸いです。

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