おだちゃん（Kaori Oda）🎈｜オンライン秘書・パーソナルアシスタント

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タスクはまとめて対応しよう | オンライン秘書日記

バラバラと発生するタスク。 同じ作業をまとめるだけで、全体対応時間を減らせる。 例えば【納品ごとに請求書を発行する】 そんな業務があったなら、発生毎ではなく 期間（たとえば月ごと）の発行にできないか？ 考えてみる。交渉してみる。 期間ごとに切り替えたとき、もしかすると 1件の請求書に記載する件数が増えて 発行自体の時間は、増えてしまうかもしれない。 しかし、増えたとしても 「発行の5分、発送の5分」×発生回数分 　　　　　　VS 「発行の10分、発送の5分」×1 …

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    • タスクリスト作成時の注意点 | オンライン秘書日記

      ～プライベート「も」タスクとしてリストアップする～ 1日の最初にTODO、もしくは、タスクリストを書きだすときに抜けがちなこと。 リストには【プライベートの予定】も一緒に書き出す。 たとえば「〇〇を買い足す」「お迎えに行く」「ポスト投函」など。 いつもいつも、仕事中にプライベートが割り込んできて時間が足りない～！！ もしそう思うことがあったら特に、プライベートを想定していこう。 タスクリストには自分が行う、すべての事を書き出す。 その時間に自分ができることは、ひとつし

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      • 対応は早ければ早いほどいい？ | オンライン秘書日記

        内容によっては即返信・即対応が必要なものも、もちろんあるけれど そうではない限り、可能な限り作業はまとめた方が、結果的に効率と時短が叶う。 理由は２つ。 １：集中力が持続しやすく、時間のロスを防げる。例えば、来たメールやLINEを即座に打ち返していると…その都度集中が切れる。 すると、記憶や集中力を取り戻すのにも時間がかかる。 （あれ？そういえば、何をやっていたんだっけ？…と思ったことはありませんか？） ２：1回の準備で、まとめて対応ができてオトク。同じプロジェクトや、

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        • 誰もリマインドに反応してくれない…と悩んだときは | オンライン秘書日記

          ～送りすぎは感覚をマヒさせて逆効果。タイミング・内容・ルールで最小限を目指す～ 業務の棚卸しをしていると、まるで心配性の友人であるかのように、過剰なリマインドをしているサービスがあったりする。 もちろん、送る側としては「親切心からの行動」には違いない。 でも残念なことに…結果としては真逆になっていることも多い。 相手に「ウザい」とマイナスイメージを感じられてしまうのも、ひとつ。 それ以上に「どうせまた、リマインドがくるだろう」と認識されてしまうと ✅すぐに、対応をし

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          やらないことを決める勇気 | オンライン秘書日記

          ～「0→1」と同じぐらい「1→0」も大切～ 作業に対して、実施に違和感があるものに関しては 「これってやる必要ありますか？」と、躊躇せずにズバリと聞くことにしている。 もし、当初の目的が薄れてきてしまったり 費用対効果が悪かったなら、見直しをするタイミング。 この機に、見直せばいい. もちろん、やるならやるでOK！ 意図を共有していただき、お互いの感覚を共有していきたい。 忘れがちなのは「やらないことを決める勇気」 何事もやろうと思えば、どこまででも丁寧に、過剰にもで

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          荒れているのは奮闘してきた証拠 | オンライン秘書日記

          ～初回ヒアリング時に「こんな荒れた状態で依頼していか、躊躇していました」と仰る方も。一緒に棚卸ししていきましょう。全然大丈夫です！～ お仕事をご検討いただくときの事務の「状態」は、ひとぞれぞれです。 すでに事務局さんやチームがあって、おおよその事務の流れができている場合もありますが「大変なんだけど、何が大変なのかよくわからない…！」とおっしゃる方や「自分ひとりで全部やってきたので、全てはアナログ管理。記録も紙しかないです！」という方 なかには「こんなに荒れた状態でごめん

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          現実を動かすことに、行き詰ったと思ったら | オンライン秘書日記

          ～ひとりで行き詰ってきたら、仲間を増やして状況を好転させよう～ 起業してから、ある程度事業をすすめていくと 「時間がない。新しいことを試す余裕がない」 「苦手な部分が、必要以上に足を引っ張っている」 「一般論は分かるけれど自分の場合どうすればいいのか、具体的なところがわからない」 そんな風に、ひとりでは「現実を動かすこと」に行き詰ってしまう・行動が止まってしまうことが、実際の現場では非常に多いと感じます。 そんな時「話をきいて、一緒に考えてくれる人」や「一緒に手を動か

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          デジタルの良さを生かして管理する | オンライン秘書日記

          ～システム移行は大変だけれど、スムーズに運用できるように未来投資～ 最近、自分の仕事管理方法を模索しており、タスク管理の一部をワークマネジメントツールに移行した。 なぜ今までやっていなかったのか？というと、単純にノートと付箋のアナログで賄えていたこと。 加えて移行準備も移行作業も必要なので…端的にいえば躊躇していた。 （自分ひとりで環境変更させるのは、そこそこ大変ですよね。クライアントの気持ちもわかります（笑）） もちろん、デジタルにはデジタルの良さもある。 ・タス

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          初回ヒアリング時に聞くこと | オンライン秘書日記

          ～どんなツールを選んで使っているか？で、色々なことが見える～ 初回ヒアリング時に聞くうちの、ひとつ。 「どうして、このツールを使っているのですか？」 こうして書くとキツく見えますが…決して詰問ではありません（笑） 仕事柄、他の方よりは色々なWebサービスを使っているとは思いますが…さすがに全部使えるわけもないし、知らないサービスもある。 加えて、組み合わせで行ったら…無限大！ だから、新しいクライアントと組むときや、チームに入る時は 「どんなツールで、何を実現してい

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          今あるものを活かしたチーム設計 | オンライン秘書日記

          ～すでに事務さんがいたり、チームがある場合は、活かしてチームを組む～ 事務局をご依頼くださる際の状況としては ゼロベースから、仕事として事務局を構築する すでにご友人や受講生などの事務手伝いがいて、そこから発展させる 大きく２パターンがある。 後者で、今までの方が事務局の一人として引き続き業務を担ってくださるときは、その方をできるだけ活かすようにチームを組んでいる。 もちろん、効率的な目線や、作業のしやすさだけで言えば… 本当はゼロリセット・更地にした方が良いことも

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          ストップをかけるとき | オンライン秘書日記

          ～自動化・システム化、心地よい言葉に踊らされると見失う～ 自動化、システム化、外注化、もちろん私もおススメしてはいますが ✔「これさえあれば、うまく行くのだ…！」と、クライアントがそのツール（など）を、神格視しているとき。 ✔未テスト・未検証なのに、いきなり大掛かりな仕組みを導入しようとしているとき。 そんな時は「ちょっと待ったーーー！」と、声をかけることも。 例えば、現状の打破をツール頼みにしてしまっていたり 焦り、不安、もしくは、新しいツールを入れる高揚感で いつ

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          相手目線でメールを送る | オンライン秘書日記

          ～メールの件名は、相手にとって重要なことを書く～ メールでうまく伝わらない・相手に読んでいただけない そのようなお悩みをお持ちの方は、一度メールの件名を見直してみてください。 もしかすると、「「自分が」一番伝えたいこと」をメールの件名にされてはいませんか？ もちろん自分が伝えたいことと、相手にとって重要なことが、同じであれば良いのですが…必ずしもそうとは限りませんよね？ 件名から、読むに値するメリットが感じられない場合は、人によってはすぐゴミ箱行きかもしれません。 で

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          クラウドソーシングサイトを活用した候補者の選び方 | オンライン秘書日記

          ～業務によっては、人柄もチェック～ スキルを提供するクラウドソーシングサービス。 ランサーズ・クラウドワークス・ココナラなど、私も活用しておりますし、クライアントに候補提案を行い、間に入ってやり取りをすることもあります。 でも、どうやって探せば良いか…？登録者が多すぎるし、どれも同じように見える…と、依頼をためらっている方も多いと思います。 そのような方に、私が行っているチェック方法をお伝えしますね。 クラウドソーシングサービスで人を探すとき、どのようにチェックしてい

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          アシスタントの作業特性を見極める | オンライン秘書日記

          アシスタントも、得意分野はそれぞれですし、色々なタイプの方がいます。 たとえば、作業スタイルなどですと… ✅手順書通りに、とにかく早くこなすことが得意な方 ✅ゴールだけ共有すれば、過程は自由に任せてほしい方 大きく分けると、上記2パターンになるかと思います。 とくに後者の方については、一旦作業手順書を提示はしますが 手順通りに実施しているかを、ほぼチェックしません。 理由としては、必要以上の進捗報告は相手の負担になること 加えて作業手順書は自分が良い思う、ひとつのルー

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          関わる人を増やせば応援される | オンライン秘書日記

          「この事業は、絶対に一人だけの力でやりきるぞ！！！」 そんな誓いを立てて起業する人は、まずいないとは思うけれど 現実は、その形に近い状態になっている人も多い。 とにかく、歯を食いしばって行けるところまで行く。 手助けを借りるにはまだ早い！時期ではない！！ そう思ってしまっている。 事業の目的は、自分の力試しではないはず。 すこしでも早く、すこしでも効率よく この事業を広めていきたい！（そして売り上げも！） そう思うのであれば、早めに人の手を借りることをした方が良い。

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          積極的保留をするとき | オンライン秘書日記

          ～時間を置くことで、違う自分で判断できる～ ときには、積極的保留をすることがある。 ようは、寝かせておく（笑） 例えば、こんなとき。 良い言い回しが浮かばない、文章 決め手に欠ける、複数案 まとめの糸口が見えてこない、資料群 ある程度、できるところまで手を動かしたなら… 一旦忘れる。 「やる気はある！ ゆえに、準備までは済ませた！ しかし、決めるのは今ではない！」 その判断をするだけで、脳のリソースも空いて楽になる。 そしていつの日か、自然と着手のタイミングか

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          積極的保留をするとき | オンライン秘書日記

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