上司と部下の上手なコミュニケーション術（上司編）

こんにちは。
ココロの言語化@Emotional Support 山出華織です。

私は色々な方のキャリアの悩み、職場でのやりきれない思いや生きづらさについても相談を受けているのですが、最近、部下や上司の立場の方から、上司の言葉に傷ついた、部下が全く聞く耳を持ってくれない、などの職場でのコミュニケーションについての相談を多く受けるようになりました。

そして、例え一番の悩みではないとしても、職場での悩みを持つほぼ全員のの人が悩んでいると感じるのが「職場でのコミュニケーション」についてです。

その中には、「おはよう」のタイミングに悩むものから、上司や部下への伝達事項を上手く伝える方法が分からないなど、色々なものがあります。

お話をお聴きする中で、皆さんが困っていることについて、共通して、ここを気をつけるとよいのでは？と思う内容があるなと感じるため、個人個人だけではなく、文章や音声にして、職場でのコミュニケーション術について発信してみることにしました。

特に上司と部下のコミュニケーションについて悩んでいる人の悩みは深いものが多く、上司の何気ない一言にとても傷ついてしまったり、ただ業務内容を確認するだけの行為なのに、上司に威圧感を感じてしまいタイミングが分からない、など。部下が上司に対して悩んでいることは、とても切実なものです。

ですので、今回は、上司が部下にコミュ二ケーションを取る場合に少し気にしてほしいなと思うことを書いてみます。
部下とのコミュニケーションに悩んでいる方、もっと関係を良くしたいと思っている方、もしよろしければ読んでみてください。

私が第三者の立場で感じた「こうしたらもっと良くなる」と思う上司から部下へのコミュニケーション術を今日はかいつまんでお話します。

まず最初に。
やはり意識してほしいのは、貴方が全く気にせず発した一言に相手は想像以上に傷つく場合がある、ということ。
成長のためにかけている言葉だとしても、顔つきが怖かったり、否定から入られたりすると、人は傷つきます。顔つきが怖いと、それだけで HSP の人や人の態度を気にする人は、緊張し身構えてしまいます。
部下をやりこめることが目標ではなく、成長促進が目標であるのなら、言葉をかける時、1on1などで話をする時、ちょっと工夫してみて欲しいと思います。

すでに貴方は立場が上で相手は反論できない立ち位置にいるのです。
そこを心にとめ、相手が受け入れやすい話の組み立て方を工夫してみると、部下の理解度、行動力はもっと高くなると思うのです。

特に何か注意や問題定義をしたい場合は、まずは課題の中で努力していたと感じる部分を肯定し、そこから問題点をポイントに絞って感情を乗せず伝えてるようにしましょう。

大事なのは感情を乗せず、事実を一つ一つ伝える、ということ。

これだけでも、「上手く言ってなかった。ではどうしたらいいだろう」という思考になる人は多いと思います。
貴方の中にも相手に対して色々な感情があると思いますが、相手に伝える時に沢山の余計な感情を入れてしまうと、聞いている方も新たに感情が生まれてしまい、対応すべき問題に意識が向かなくなってしまいます。

〇〇にむけて努力していたのは分かっていたよ。
でも➀②③の現状だよね。

などと言う風に事実をシンプルに話し、本人に考えて欲しい場合は、「どうしたらいいと思う？」と問い掛けてみるのし、アドバイスが必要な場合は、「これからはこういう方向で行動してみたらどうだろう」など、今までの仕事を必要以上に否定せず、今の現状から回復していくための、未来にむけた話をしてほしいなと思います。

ひとつ、心に留め置いて欲しいのは、人は簡単に動かないということです。

上司だからと言って、本当に納得しなければ人はなかなか変わりません。
良い関係で良い仕事をしていくために、部下と信頼関係を築いていくことが大切なことを忘れないでほしいのです。

信頼関係のある上司の言葉は関係性の薄い上司の言葉より何倍も心に染みわたっていくものです。ここをぜひ意識してみてください。

部下の立場の人から私が相談をうける内容で一番多く言われることは「上司が質問できる雰囲気じゃない」「質問しづらい」「どのタイミングで質問してよいか分からない」などです。

質問しづらい雰囲気をまとっていませんか？？
時間のない中、過度なコミュニケーションを取る必要はありませんが、目があった時、ちょっと微笑む、それだけで、話しやすさの印象は数倍変わってきます。

忙しい時に話しかけられた場合も、「今は時間がないからもっと具体的にまとめて来て」など、感情を入れずに、笑顔で、貴方の負担になり過ぎてしまわないよう短く対応してください。

本当は自分も仕事に追われているのに、部下の頼みだからと無理をして時間のない中対応してしまうと、お互いに負のオーラに巻き込まれてしまいます。思ってもいなくてもついつい余計な（傷つく）一言を言ってしまったり、雑な対応になってしまったりしないよう、部下に対して、無理な時は無理だと笑顔でさらりと嫌味なく伝えてるようにしてください。

過度に相手を否定せず、感情を載せず、けれど自分が無理して背負わないですむよう希望はきちんと伝える、そんなことを意識してみてもらえたらと思います。

相手にしたフィードバックがちゃんと伝わっているか不安な時は、1on1など行った議論に対し、議事録を本人に書かせる、というのも一つの手です。
そうすると貴方が伝えた内容がちゃんと相手に伝わっているかどうかが分かります。伝わっていないと感じた場合は、伝え方を変えるとか、新たに質問の時間を取るなど、できる工夫もしてみてください。
といっても限られた時間の中、部下にばかり時間を取ることも難しいことでしょう。話しながらも理解しているかどうか、確認をしながらディスカッションするようにしてみることも大切なことだと思います。
一つ一つを丁寧に対応することが結局は時短にもつながります。

部下側の気持ちも想像しながら、上司としてイニシアチブもきちんと持ちつつ、良い仕事ができていくよう、貴方の部下を貴方自身が育てていきましょう。

他にもいろいろ感じていることがありますので、また、お伝えできたらと思います。

そして、部下からの上手なコミュニケーションについても色々と思うことがあるので、次回はその角度からの会話術について書いてみたいと思います。

職場で過ごす時間はとても多く、職場でのストレスは心を不健康にしてしまいます。できれば、良い雰囲気の中、良い仕事をしていきたいものですね。

私も少しでもそのお手伝いが出来ればと思っています。

今回の上司と部下とのコミュニケーション術（上司編）について
音声で聞きたい場合はこちらから

stand.fm

私がおこなっているキャリアカウンセリングはこちらから