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ReproSalesOpsの今年1年間の取り組み総集編！

Kaori Konaka

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この記事はBizOpsアドベントカレンダー2024
25日目の記事です。メリークリスマス！
前回は株式会社hacomono 上村篤嗣さんによる
「CROのためのRevOpsダッシュボード公開」でした
最高のプレゼント！すぐマネしてみようと思いました！
明日はないので、今日でおしまいです。(つд⊂)ｴｰﾝ
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【SalesOps（BizOps）って…？】

こんにちは、Repro株式会社Sales Operations Unit所属の小中（こなか）です。
SalesOpsという部署名ではあるものの、全社的な改善業務もスコープにしながら部署をまたいで仕事を行うことが多いUnitとなっています。
このBizOpsアドベントカレンダーの24日間の内容を見ても、内容が盛りだくさんの色んな示唆や学びが多い24日間で、本当に毎日アドベントカレンダーを開けているようなワクワクする気持ちでした！

が、一方で24日間の話題のバラエティさからも、SalesOpsやBizOpsがまだまだ新しいポジションなこともあり、何をすべきかやどこまで何をやるべきかが組織によっても、本当に違うなと実感しましたし、これから手を広げて取り組んで行くべきことがまだたくさんあるな、という気持ちにもなりました。

先ほど、SalesOpsは全社的な改善業務もスコープにしながら、部署をまたいで仕事を行うことが多いUnitと書きましたが、最初からそうだったわけではなく、入社当時に採用された部署名はBizOpsで（今は無きBizOps…）、私自身は営業事務として採用されました。

私のそれまでのキャリアとしては、もともと人材系の会社で営業コーディネータ職についており、Salesforceを触ったこともなくオペレーション構築やシステムやツールなんて考えたこともない人間でした。

入社して最初に思ったのは、ルールがない、テンプレもない、ナレッジや手順をまとめたドキュメントもない、ということでした。今思えばオペレーションがないってことだったな、と思います。
かろうじて依頼を受け付けるフォームやタスク管理ツールは導入されていましたし、Salesforceも導入済みでしたが、全ての作業や業務は半年先に入社していた先輩から口頭で聞いて覚えるような状態からスタートしました。

そんなところから始まって、紆余曲折あり何度も組織名が変わったりしながらも、やることの質を上げて、チームメンバーが当たり前に出来ることを増やし、Salesforceの認定Adminの資格も取り、他部署とも連携し課題をみつけながら業務の幅を広げてきました。バンザイ！

上司からは「SalesOpsは頑張ってるとは思うけど、社内の人に価値を認めてもらったり、何がどうすごいと思わせるには、社外での発信の強化や認知してもらうことがもっと必要だね」と言われ、「くっそ～！」と思いながら、チームで発信や社外の勉強会などの参加を推進した1年でもありました。

そんな感じで、ちょっとはレベルアップしたと思っているReproのSalesOpsがこの1年間やったこと12選をまるっと公表してみます！
（デイリーMTGの議事録（35万文字の超大作）を、ChatGPTに要約してもらいました。）

「あーこういうのうちでもやってる！」
「こういうことはやってないの？」
「うちではこうやって解決したし、これからこんな課題出てくるよ～」

社内の枠を超えて横のつながりを増やしたり、個人だけではなくチームとして強いOpsを目指しているので、この記事を読んで、思ったことがあれば、ぜひコメントなどでも教えていただけると嬉しいです！

【ReproのSalesOps今年の議題12選！】

1. 契約管理

主な議題：契約内容の変更、解約、開始日変更などに関する調整

  • 契約内容と契約書同一性の担保

  • 契約変更のプロセスの管理

  • 契約の定義や運用基準の見直し

2. 請求プロセスの最適化

主な議題: 請求処理、イレギュラー対応、請求業務の効率化などの改善提案

  • 請求に関する一連のプロセスの見直しと効率化促進

  • イレギュラーの対応、ミスが起きた場合の対応検討

  • 個別のクライアントに関する対応の検討

3. データ正確性の担保 (Salesforce & 他ツール)

主な議題: Salesforce、Marketo、HubSpot、Sansan等各種ツールとのデータ同期

  • データの正確性の担保

  • 各ツールとの同期・連携設定、挙動・設定の確認

4. 商談・予実・危機管理

主な議題: 商談管理・危機時の把握・予実情報入力の運用改善

  • 情報一元管理促進 (Salesforceへの集約)

  • フロント組織全体での予実管理

  • 予実の精度の向上のための項目・設計の見直し

5. 商品設計・提供金額・プラン検討

主な議題: 商品提供、商品設計、金額プラン検討

  • Salesforceとの商品・販売管理の整合性担保

  • 経営判断基準に基づく商品検討フロー管理

6. リスクチェック・与信管理

主な議題: 取引先のリスクチェックと与信審査フロー

  • TDB評点や特防連を活用した与信プロセスの導入・運用

  • 経営会議へのリスク報告の基準確認

  • リスクチェック/与信をSalesforce上で完結する仕組みの設計・運用

7. Salesforce権限設定と追加機能活用

主な議題: Inbox・Fleekform追加機能管理と運用効率化

  • Sales Cloud Einstein等の追加機能の設定

  • 権限セットの整理と権限セットグループ、プロファイル構造等権限の見直し

  • 契約書の商談からの自動出力管理

8. Salesforce構造変更

主な議題: Salesforceオブジェクト構造変更検討

  • Sandboxを活用し、変更セットリリース機能を利用

  • フロー改善に向けた開発・リリース管理の最適化

  • 契約オブジェクト構造変更

9. チーム教育・スキルシェア

主な議題: チーム内の知識共有や教育機会の拡充

  • AIやTrailheadの活用に関する勉強会の提案

  • Salesforce権限や機能に関するスキルアップ

  • 他社との勉強会開催

10. クライアント個別対応

主な議題: 特定クライアントへのイレギュラー対応

  • 個別のクライアントとの交渉要件の整理

  • 請求や契約におけるイレギュラー対応

11. ドキュメントとナレッジ管理

主な議題: esa、Slack、ナレッジを活用した情報共有基盤の強化

  • ナレッジ管理、保守のプロセスに関して

  • 社内ドキュメント管理、ナレッジとケースの管理

12. 契約書ひな型・利用規約

主な議題: 各プロダクトの利用規約の変更・整合性担保

  • 各プロダクトの利用規約の変更

  • 規約と契約書の整合性と情報の整理

  • 新規商品作成・変更に応じた契約書のひな型管理

【まとめ：発信と交流】

こうしてまとめてみると、ルーティンな業務の改善も含めて、結構いろいろやったな～と、思います！
自社内だけに留まらず、他社のみなさんのお取り組みやチャレンジも、ぜひ知りたい！/学びたい！と考えており、まず私たちReproのSalesOpsのこの1年の取り組みを公表してみましたが、「もっとこんなことできるよ！」や「こんなことも考えてみたら」などなど、この貴重な「発信」の場もきっかけにさせていただき、よりたくさんの「交流」ができたら嬉しく思います！

先ほど書いたように、発信や社外の方との交流や勉強会への参加を強化中ですので、ぜひぜひ感想や❤押して頂けると嬉しいです。

直近のイベント参加予定

こちらも参加予定です！
現地参加される方はぜひ、直接お話し出来ると嬉しいです！
ここまでご覧いただき有り難うございました！


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