これだけは守ろうタスク管理の重要3事項
タスク管理とは、ToDo管理とも言われ、仕事の作業を小さい単位に区切ったものを指します。
タスク管理は、個人のタスクを管理するものと、チームのタスクを共有し管理するものがあります。
個人のタスク管理は、スケジュール管理と進捗管理が中心となります。
チームのタスク管理は、チームメンバー及び関係者への進捗管理となり、全体のスケジュール管理やタスクの割り当て、進捗管理、リスクヘッジなど多岐にわたる管理が必要となります。
タスクを管理する方法
個人のタスク管理とチームのタスク管理両方に共通する項目として大きく
①「タスクの分解」
②「タスクの優先度を決め」
③「タスクの量決め」
という3点に分けることができます。
タスクを分解してコントロールしやすく
タスク管理するには、まずタスクを分解し、どのようなタスクがあるかを把握することが必要になってきます。
例えば、上司から「来週、市場調査のプレゼンがあるから、資料を作っておいてくれ」と頼まれたとします。この場合、
「市場の調査」
「政治的、社会的要因を調査」
「自社の分析」
「プレゼン資料の作成」
と、大きく4つのタスクに分解することができます。
タスクを分解することで、必要なインプット等を把握することができ、何をやらなければならないのか明確になり、nextActionやoutput等が明確になります。
またこのようにタスクを細かく分解することにより、タスクの順序、メンバーが抱えるタスクの量が適正なのか判断することが可能となってきます。
しかしながら、あまり細かく分解してしまうと、分解に工数を費やしてしまい、全体の負担にしかなりません。
そのため、適切な粒度で分解するかは、その時のプロジェクトやメンバーのスキルによって決まり、管理者の腕が試されるところではあります。
タスクの優先順位を決める
優先順位を決めることで、手間のかからないタスクを先にするなど柔軟に仕事を進めることができます。
ではどのようにタスクの優先度を決めるのかといいますと、よく判断軸としてよく用いられるのは「緊急度」と「重要度」になります。締切が近づいた「緊急度」が高いタスクは、優先されがちですが、「緊急度」の高いタスクだけではなく、本当に目標の達成や成果につながる「重要度」の高いタスクにとりくめるよう、全体を見ながら優先度を決めていく必要があります。
また、仕事はチームで動いていうことがほとんどだと思いますが、その際に「タスクの依存関係」が発生します。その為、チームやプロジェクトメンバーのタスクの順序を決める際は、この「タスクの依存関係」も意識しながら、チームやプロジェクト全体の全体最適を目指すことが大切です。
タスクの量を決める
各メンバーがタスクの量が適正量におさまるようにコントロールすることも重要な要素の1つです。自身のタスク管理であれば、常に自分が抱えているタスクの所要時間を意識して、自分の抱えるタスクが予定通りに完了できる量なのかを判断し行動する必要があります。
またチームメンバー、プロジェクトメンバーのタスク管理であれば、チーム内のメンバーへのタスク量に偏りがないか、スケジュールに無理がないかを見極めることが必要です。タスクを細分化して把握することに加えて、チームメンバー・プロジェクトメンバーと定期的にコミュニケーションを実施し、各メンバーのタスクの適正量を判断していきます。
タスク管理のポイント
タスク管理を定期的に運用するために「可視化」と「仕組み化」が重要になります。
タスクの全体像を可視化する
タスクを分解し、優先度、量を調整するためには、タスクの可視化がとても重要となってきます。付箋やタスク管理ツールなどを使って、タスクの全体像を可視化し関係している方、全員が同じ認識のもと動けるようにしていく必要があります。
そうすることにより、タスクを抱えすぎていないかどうか、おかしな優先度でタスクを処理していないかといったことを見つけやすくなります。
これはタスクの量が増えてきた際や、チーム・プロジェクトでの大量のタスクを管理する場合には特に有効です。
タスク管理を継続運用するための仕組み化
タスクは分解し可視化しただけでは終わりではなく、その後のことも考えしっかり「継続運用」することが重要となります。精神論でなはく、プロジェクト内でしっかり仕組みを形成し、周知→運用と乗せることが大切です。
例えばカンバン方式を取り入れたが一週間後には運用もされなかったので、廃止になった。という話もあるかと思います。
その為、そうならない為に、タスク管理を習慣化する仕組みづくりを考えるようにしていきます。
朝会で、集まって共有しながら進めるや、ツールを使用しタスクの期限が近づいたらアラームで知らせることなどは、タスク管理を習慣化するために効果的です。
チームでのタスク管理であれば、1日1回、あるいは毎週1回定例会議を行う際に、タスク管理表を振り返る時間を作るなども有効です。
タスク管理を行わないと、常に頭の中でタスクを整理し続ける状態になるため、タスクの把握漏れや不十分な対応内容といった問題が起こります。
その為、最適な量へと分解し、優先度をつけ管理していきます。また、ただタスク管理を行ったら終わりではなく、その後の周知や継続運用も考え構築していくと効果的です。
個人のタスク管理とチームのタスク管理は、相互に関連付けて運用することが少なくありません。チームのタスク管理でスケジューリングしたタスクを個人のタスク管理に落として管理したりします。
チームのタスク管理の中で担当毎の個人のタスク管理も同時に行うようにし、スムーズなタスク管理を行えるのがベストです！