一流は＂先読み返信＂している

本日はネットで見つけた記事より。

一流の人のメール術、です。

「メールに時間を取られる」というのは、ビジネスマンに共通した悩みですよね。同じ相手と、何度もやり取りを繰り返す人も珍しくありません。それが毎日の仕事を忙しくしている原因の一つになっています。

メールを受信したら、可能な限り早く返信するのがマナーですから、仕事ができる人は素早い返信を心がけていますが、早く返信するだけでは、メールにかかる時間は短くなりません。
文面を書いて送る→相手の返信を読む→また文面を書く……という作業は同じですから、その手間を省く必要があります。
↑ココ目から鱗のポイントです。

ビジネスマンの多くが「メールとは、相手と何度もやり取りするものだ」と思い込んでいますが、一流はその固定観念を否定しています。相手と何度もメールをやり取りするのは時間のムダと考えて、できるだけ一度で済ませるような工夫をしているのだとか。

一通のメールには、その先に想定できることがいくつも隠れていますから、先回りして返信することで、ムダなやり取りを避けることができます。
例えば、、、
「この案件はどうしましょうか？」と部下から相談メールが来たら、一流は「それはこうしよう」と返信するだけでなく、その後の展開を予想して、明確な指示を付け加えます。
「先方にこう言われたら、こう伝えてほしい。こっちにこう聞かれたら、こうやりましたと伝えるために、先に資料を送っておくといいね」対応策を先に伝えておけば、その後は報告を受けるだけで済むんですね。

そして一流のメール術には、もう一つ特徴があります。それは「報告はこれこれが終わってからでいいよ」と、次のメールを送るタイミングを先に伝えておくことです。
メールのやり取りが増える原因の一つが、途中経過を知らせる「報告メール」です。細かいプロセスまで確認する必要はなく、段階ごとの進捗状況を把握しておきたいだけならば、明確な区切りをあらかじめ伝えておくことで、お互いに不要なメールを送らなくて済みます。

やり取りを必要最低限に減らす工夫をすれば、メールに時間を取られることから解放されるということですね。

なるほど、なお話でした。