イベント主催する時に決めていく順番 （企画編）

僕がイベントの事務局で企画をするときに気をつけている大事なことの一つが「自分のコントロール出来ないことを先に決める」ということです。
コントロールできないことというのは、人、時間、場所、物です。
まずは企画する早い段階に決める必要がある、人、時間、場所について書いてみます。

■人

セミナーなら誰に話をしてもらうのか、誰に参加してほしいのかを最初にイメージして決めます。
もちろん企画段階なのでまだ参加者は誰が参加してもらえるかはわかりませんが、親しい友人などにテスト的に参加してもらえるかを打診して自分が設定したターゲットが反応してくれるかを事前に確認します。

企業は雇用という形で人と時間を優先的に確保することで、スムーズに物事を進めています。

一方で社外活動ではその優先権がありません。

ですから、あらためて人とその時間を確保することをお願いし、調整する必要があります。

よく見かけるのが、大企業で部下を持っていらっしゃる人が、社外活動でも当たり前に人と時間が確保されている前提で物事をすすめるようとして、人が集まらずとても苦労されています。

■時間

開催する日時をセットします。
参加してもらいたい人をイメージして、平日夜か、休日午後かなどを講師側のスケジュールの制約と合わせて決めていきます。
講師が遠方から来る場合の移動時間の確認が必要です。
また、参加者も遠方からを期待する場合には朝移動して来れる時間、終了後終電で帰れるかどうかなども考慮します。

■場所

セミナー参加者が入る広さがあるか、舞台があるか、大きなスクリーンがあるか、など会場そのものに必要とされる条件を整理して早い段階から確保します。

希望の条件を満たす会場は名古屋地区では少ないのでかなり先に決めます。

まずこの３つが決まればもうイベントは成立します。

具体的に中身を決めていきましょう。