はじめてのイベントの作り方（第９回　告知告知告知）

イベントの枠組みは決まりましたでしょうか。

イベントを実施する上で必要な情報はすべて決まりましたでしょうか？
いよいよ本格的に告知をすすめていきましょう。

１２．告知にむけての最終確認

まず、告知をする前に最終的なツールの整理と動線の確認をしましょう。
告知にはいろいろな方法を取ることができます。

・Twitter他SNS
・Facebookページ
・イベント用ホームページ
・イベント告知サービスのページ
・メール
・ちらし

すべての情報が同じですか！？

結構な頻度で、大手のイベントでも掲載されている情報が異なっていることがあります。これは、段階的に情報が確定していく中で過去の情報が更新されていないことに起因することが多いです。
しかも複数の人が分担してつくっているとどれが本当に最終なのかが曖昧なことがあります。このタイミングで事務局も参加者もすべての人が共通認識を取るために基本情報の更新と共有をしてすべての情報を同じにしましょう。

申し込みまでの流れができていますか？

見た人がストレスなくスムーズに最終申し込みサイトに流れるようになっているか確認してください。
参加をしようとしている人が２アクション以内で申し込みサイトにたどり着けるようにしてください。できれば１アクションがのぞましい。
それ以上だと参加者が離脱する可能性がでてきます。
ですから最終申し込みサイトはかならずすべての正しい最新の情報を記入してください。

Facebookイベントページを活用しましょう

前回の　「１１．集客、出欠確認、集金方法を決める」　で、無料サービスを組み合わせるか、イベント申し込みサービスを使うかどうかを決めたかと思います。

　　　■　Facebookイベントページ＆GoogleForm＆当日現金集金
　　　■　イベント告知サービスの利用

もし、ターゲットとなる参加者とあなたがFacebookを使っているのであれば、Facebookはイベントの告知には便利な機能がいろいろ含まれているのでぜひご活用ください。イベントページを作るだけではターゲットに伝わりません。イベントを立てたら個別でメッセージとして送るか、招待することで認知してもらいましょう。　

Facebookイベントページを使う上では、以下の一文をかならず入れておきましょう。

「このイベントページの参加ボタンを押しただけでは、申込み完了にはなりません。正式申込みは・・・になります。こちらからの申し込みをよろしくおねがいいたします。」

Google Form もしくはイベントサービスのリンクを埋め込みましょう。

ホームページなどを作成する場合には、以下のように申し込みにもすぐたどり着けるようなリンクをあわせて記載することで迷わずに申し込みサイトにたどりつけます。

詳細はこちら→　　　http://情報ページ.com
申し込みはこちら→　http://申し込みページ.com

申し込みの締切日を決めましょう

イベント日の１周間前ぐらいに申込締切日を作っておきましょう。
人は残念ながら選択肢がある場合にはぎりぎりまで判断を先送る特性があります。ですから、明確に申込締切をつくっておかないと当日参加をする人がでてきます。
逆に、いつでも申し込めるという安心感が逆にイベントへの意識が薄くなり忘れられてしまうことがあります。
早割の制度をつくるのもよいかもしれません。早い段階で申し込みすることにより、早い段階で参加者のスケジュールを押さえることができかつ、参加人数の見込みを正確にすることができます。

それでは内容を最終確認して、勢いよく公開してしまいましょう。

１３．告知＆告知＆告知

さて、いよいよ告知です。
イベントページもイベントサービスも作っただけではあなたが案内したい人たちには届きません。
告知をする必要があります。

■告知-初動

・まずは知り合いから
　　まず、あなたのFacebook,TwitterなどSNSで友人たちに向けてイベントやるから参加してください！と告知してください。
　　あなたの友達たちはきっと内容に興味があってもなくても拡散してくれるでしょう
・　事前に反応を確認した人たちに
　　「ようやく告知できるようになりました！ぜひご参加ください！」
　　とメッセージを付けて参加してもらいましょう。反応してくれたこの人たちは初動で申し込んでくれる可能性が高いので積極的な告知をしましょう。
・　講師にも告知をもお願いしましょう。
　　あなたがお招きする講師のフォロワーはターゲットそのものです。ぜひ告知してもらいましょう。

告知でSNSを使う注意点です。

　FacebookやTwitterは盛り上がっている文書は継続的に拡散されますが、あなたが一人つぶやいても誰もいいねを押さなかった場合にはあっという間に埋もれていきます。
　告知するときにはかならず事務局メンバーがいいねを押したり、リツイートやシェアをするなどちょっとしつこいぐらいに拡散しましょう。ここの初動でどれだけ集まるかが最初の勝負どころです。
　　ぜひ、親しい友達で参加してくれる人には拡散をお願いしましょう。ここで恥ずかしがってはいけません。あなたは自分が楽しくて人におすすめしたいことをやっているのですから正々堂々と拡散しましょう。

　最初の３日が勝負です。

　僕の個人的なイベントの主催では、この初動で申し込んでくれた人数の３倍ぐらいが最終人数になるというのが感覚的な数字です。もし初動が反応が悪い場合には告知が足りないか、内容に問題がある可能性があります。まわりの参加見込みの人に素直に参加申し込みしない理由を確認してみましょう。他のイベントと重なっているなどの理由を教えてくれるでしょう。

■告知-継続

　初動で人数が期待通りに集まりましたか？
　あとは地道な告知を継続して実施します。
　この期間では、概要紹介を繰り返すだけではなく、登壇者のプロフィールを紹介したり、当日の内容をちらみせしたり、情報提供をすることで参加申し込みをした人にもイベントに向けて期待を膨らませてもらうことが効果的です。

　この期間は結構ヤキモキします。

　Facebookで情報公開しても、Twitterで告知しても反応が薄く不安になる時期です。４０人ぐらいのイベントだと、一日おきに、ぽつりぽつりと増えていく感じになります。
　同じような告知をしていくとだんだんリアクションがうすくなってきていいねも押されなくなり、しつこすぎて嫌われているのではないかと不安になります。
　しかし、ここで継続的に我慢強く告知するかどうかで最後の追い込みが変わってきます。
　初動で動かなかった人は、締切ぎりぎりまで申し込みをするきっかけがありません。
　この継続期間で地道な告知をしないと、他の予定を入れてしまったり、忘れてしまったりする人がたくさんいます。
　我慢の時間帯ですが、かならず実りますので地道に告知を続けましょう。

■告知-追込

　申し込み締切の１０日前ぐらいから最終追い込みをかけます。
　開催日からすると半月前ぐらいのタイミングだと思います。半月後だと参加者の皆さんの具体的なスケジュールが固まってきますので、そのタイミングで申し込みをしてもらうように促します。
　ここでも初動と同様に集中して一斉に告知をします。
　来て欲しい人がいるようでしたら再度個別メールやメッセージを送って申し込みを促しましょう。
　ここまでやっても、忘れてた！という人がかならずいます。

こんなこともやってみましょう。

　空席のカウントダウン
　残席が少なくなってきたらカウントダウンしましょう　ぎりぎりに申し込みをしようとした人がいつの間にか締め切っていて申し込みできなかったということが無いように、細かく告知をしましょう。

　満席のアピール
　めでたく満席になったら、満席をアピールしましょう。申し込みできた人は期待値が高まりますし、登壇者もうれしいです。
　あなたも自分の企画がみなさんに受け入れられたことをまず喜びましょう。
　増席　　
　満席になって、まだ入るようでしたら増席しましょう。
　余裕を持って余らせていた席を使いましょう。締め切った後で個別に参加できないかと交渉してくる人が出てきますのでその人に喜んでもらいましょう。

いよいよ、開催ですね。

次回は開催に向けた運営準備について書きます。