上手くいく人のメールの特徴

おはようございます😊

今日はお仕事に関するお話しです。

仕事柄
毎日100〜150通ほどの
メールを読み、処理する中で
最近では、メールを読むだけで
『この人、仕事デキル人っぽいな』
というのが
わかるようになってきました。

メールだけのやり取りで
直接お会いする機会が無い方もいますが
いざ会ってみると
やはりメールでの印象は
そう大きくは変わらないな、と感じます。

上手くいく人のメールの特徴は

❶曖昧なことばを使わない
たぶん、おそらく、だいたい　
〜だと思います　〜かもしれません　など
曖昧な言葉を使いません

また、余計な形容詞、副詞が少ないのも
特徴の一つ
読み手に負担をかけない
思考する時間を奪わない配慮が
文中から感じられます

❷数字を効果的に使っている
伝えたいメッセージを数字に落とし込むことで
直感的に分かりやすい文章になっています

私はメールの全てには目を通さず
画面をスクロールしながら
気になったものから開いてチェックしていますが

気になる数字があると
手が止まります

相手に読んでもらうためにも
インパクトのある数字を示すのは
効果があると思います。

❸誤字がない
これは基本中の基本なのですが
誤字脱字のある人のメールは
読みにくいだけでなく
情報の信頼性がワンランク下がります

『この人は、メールを出す前に
自分の文章を読み返して無いのだろう』
と思われてしまいます
これはもったいないです。

私は
これは重要だ、と思うメールを発信するときは
まず自分宛にメールを送り
第三者になったつもりで
文章の誤字脱字
構成や流れ、読みにくい箇所がないか
チェックをするようにしています

いまは校正機能も優秀なので
誤字のチェックをかけるのは簡単ですが

文章にはリズムがあるので
自分で自分の文章を読んでみると
いろいろと発見があるのでおすすめです。
メールの上手い人の文章は
リズムも良いものです。

では、今日も良い1日を🪁