オンライン代替時の操作マニュアル作成

　急激に非対面での活動が要求されるようになった今日この頃。普段は対面での一対一での関わりを大事にして活動している認定NPO法人Kacotam（カコタム）でも、少しでも、学びの機会を保障したり、つながっている感をなくさないために、オンラインでの各種代替措置を始めました。

　とはいっても、いつもやっている活動とは違っていて、利用する子ども・家庭にとっても、関わるボランティアスタッフにとっても不安材料はたくさんあります。
　その中でも、機器の操作・SaaSの使い方という部分は、キャプチャ付きの手順書を用意してあげれば、ずいぶんと解消できるものだと思いますが、結構手間だったりします。

　操作マニュアル作成の時の便利なTipsをご紹介します。（もっと良い方法とかツールとかあったら是非コメント欄で教えてください！）

操作マニュアルの要件

　操作マニュアルを作成するときには,以下の2点に気をつけるだけで、「よく分からんマニュアル」を脱出できるかと思われます。

● 画面遷移が明示されていること
● 自分がすべきアクションが分かること

　あとは、使用環境がバラバラしそうであればひとまず最も多いであろう環境分を作成するのが良いでしょう。そのときには、マニュアルの冒頭に想定している使用環境を明示するのも忘れてはなりません。無駄に画面が違うんだけど...という問い合わせを避けるためにも......。
　例えば、Zoomを使った活動のマニュアルについて、インストールの説明では、iOS、Androidの両方を併記したあと、当日操作の部分は、ほぼ画面構成が変わらないこともあり、iPhone版だけだよという注をつけることで、画面キャプチャを2枚（iOSとAndoroid）撮る手間を省きました。

使用ツールのオススメ：Googleスライド

　「マニュアルというと文書作成だ！」とWordの類いを使う人がいるかも知れませんが、画面キャプチャを多様することを想定すると、PowerPointなどのスライド作成のツールの利用がお勧めです。PowerPointは場合によっては手元に使える環境がないということもあるでしょうが、GoogleスライドならGoogleアカウントさえあれば使えます。なんだかちょっと使いにくいという説もありますが、必要最低限の機能とテーマに絞られていて、そこが逆にマニュアルがゴテゴテしてしまうのを防いでくれる気がします。
　また、重要な機密情報に関わるものでなければ、リンク共有の機能を使うことで、常に最新版を共有することができます。運用し始めてからのFAQの追加やソフトウェアのバージョンアップによる画面の差し替えが必要になったときなど、便利です。

画面キャプチャのショートカットキー

　これめっちゃ使います。マニュアル作りをする人は絶対覚えて使いましょう。

【Windows10】　〔WIndowsキー〕＋〔Shiftキー〕＋〔S〕
【Mac】　〔Command〕＋〔Shift〕＋〔5〕

　WIndow10のショートカットキーでキャプチャを撮るとデフォルトでクリップボードに保存されます。そのままGoogleスライドに貼り付けができるので便利です。
　Macも、ショートカットキーを押した後に画面下部に出るメニューの「オプション▼」から、「保存先」を「クリップボード」にすることで同様の動作になります。

　Windowsだと、〔PrintScreenキー〕を使う方法がありますが、解像度がどうもショートカットキーからの方がベターな気がするのと、キャプチャ範囲が自由に選べるのでオススメです。

準備手順も抜かりなく

　対象のアプリのインストールやサービスのへのアクセスのところでつまずくことも。Google Play上には似たような名前のアプリがあったりして、どれを入れるのが正解なのか分からないと言うこともあり得ます。実際、Zoomのアプリはどれなのかすごくわかりにくかったです。
　なので、以下のようなアプリインストールの画面や、サービスへのアクセスURLをマニュアルの冒頭で明示してあげるのが良いでしょう。

1ページに詰め込み過ぎない

　プレゼンテーションの発表を作るときと同じ要領で、なるべく1枚1操作を意識して作ると、遠隔でのサポートのときに、「マニュアルの何ページ目の画面ですか」と聞くことで、相手の状況を把握しやすくなります。

　スマホアプリのマニュアルだと、2～3画面分が1スライドに入れれると思うのですが、以下の様な一連の流れの作業の場合にのみ1枚にまとめるようにするのが良いでしょう。

マニュアルにバージョン番号表記

　状況的に急ぎでの展開が必要になると思われ、最初は必要最小限の内容で展開して、トラブルシューティングを重ねながら必要な事項をマニュアルに追加していくというのが、緊急的に利用することになったツール類のマニュアルについては良いでしょう。このとき注意しないと行けないのは、利用者が最新版にアクセスできることと、利用者が見ているマニュアルがいつ時点のものか確認できることです。
　遠隔でのサポートをするとき、お互いの画面など見ているものの不一致があると、サポートの労力が高まってしまします。最低限表紙にはバージョン番号や更新日を記載するようにすると良いでしょう。

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　まさか、大学時代に大学新入生向けのパソコン講習会の企画・運営をやっていたときに作りまくった、マニュアル作りの経験がここにきて生きてくるとは、思ってもいませんでした...。

　マニュアル作らないとならないけど、だるなーという人の少しでも光になれば......。