社内の困った！を聞き込みしてみた

とある小売企業で働く会社員、Ka4128です。

デジタルで業務課題を解決したい！と、前回記事でも意気込んでいた私。
そもそも私が課題と認識しているもの以外に、みんなどんな課題を持っているのだろう、とふと疑問に。

ふらっと社内を練り歩き、他部署の方たちに聞き込みをしてみました。そこで聞いた課題や、もしかしたらの解決策を紹介していきたいと思います。

前回記事も紹介👇意気込み是非みてね！

早速聞き込み開始！

No１：人事担当 Aさん

【 課題 】

人事って本当忙しそう…。
席が近いだけに、いつも、ひしひしと感じる忙しさ。

申し訳なくも、恐る恐るそんな人事担当者に話を聞きに行った。

今回、対応してくれたのは勤怠関係を取り持っている ‟Aさん”。
勤怠システムの導入時には、よくお世話になりました。(年中忙しそう！)

私「何か解決したい業務課題はない？可能な限り力になりたいと考えているよ！」と。

するとすぐ出てきた。危機感MAX！

☞　複数の人から同じような問い合わせがきて本当に困っている。手が回らない。

ちょうど今、旬の話。

年末調整の案内をしている。
メールにも添付資料をつけて説明しているのが、「所得税の103万円の壁」の件など、同じような質問が多々きて困っているようだ。

添付資料の記載に問題があるのでは？と思い、見てみたが、わかりにくいわけではない。

では、何が原因で解決策は何があるか考察してみた。

【 原因 】

①受信メールが多く、本案内が他のメールに埋もれている、もしくは、全てを読み切れていない。
②メール添付の資料が多すぎる。
③そもそも資料だけでは理解が足りない。

【 解決案 】

①案内方法に、各部共通の統一基準を設ける。
→基準を設ける事で、基準に満たない不要な案内を減らす。

これができれば、かなりのメールは減るはず。
今回のような本当に必要な案内を見てもらえると思います。

ただ、正直ハードルが高い。
各部署ごとにメールを送る目的が異なり、基準を設けるにも軸を合わせるのが至難の業のように思います。

②システムとして、メールに添付できる資料数を制御してしまう。
→それにより、資料をわかりやすく圧縮する意識が高まるはず。

薄くなることで逆にわかりづらくなることもありそう・・。
(今回の年末調整に関しては、システムへの登録の仕方や計算方法含め、ある程度の資料は必要かも・・。）

③教育制度を設ける。
→読んでおいてではなく、‟教育をする”ことで、理解が進む。

教育には、コストと時間を要する。
年末調整程度に投資するには最適ではないかもしれない。

とても難しい。これといった案が現段階では見つかっていません。
Aさんも解決策が見いだせていないと悩んでいました。引き続き、検討が必要です。

No２：商品バイヤー Bさん

【 課題 】　

別件で用事があり、事のついでに業務課題に関する打合せをお願いした商品バイヤーの ‟Bさん”。

「お時間ある時でいいよ。」と伝えたが、すぐに時間をとってくれた。(ありがたや！)

抱えている課題はこうだ。

☞ 新店への商品納入タイミングがはっきりしない。いつも期限ギリギリまで、あたふたしている。

新店立ち上げの場合、責任者が店舗の登録書(紙)を各部署に回す。(その登録書をみて、各部署は諸々の手続きをおこなう。)その時点で判明していない情報は空欄にし、後ほど再提出する。

だが、オープン日間近になっても一行に空欄となっている追加情報がBさんの元に来ない。

一回目の回覧では、大抵、発注情報が入っていないが、オープン日に店舗へ商品を並べるため、バイヤーには、事前に発注情報が必要だ。

これではオープン日までに納品が間に合わない。

原因はなんだろうと、Bさんとの会話より推測してみました。

【 原因 】

①発注情報を何の為に記載しているか現場担当者がわかっていない。
→発注情報がないことへの危機感がなく、優先順位が低下してしまっている。

②登録書 記載事項の「決定者(現場担当者たち)」と「記載者(登録書にまとめる人)」が異なる。
→責任の所在が曖昧になることで、他人事になってしまう。

③登録書が多くの人を介すことで、末端の人まで届くのに時間を要する。
→最終処理をおこなう部署の業務の遅延に繋がる。

上記を原因と考えた場合の課題の解決案を考えてみました。

【 解決案 】

①②業務フローの明確化。
→誰が、いつ、どのような作業をおこなっているか、誰が見てもわかるように明確化する。

これによって、「この情報は早く出さなきゃな」や、「情報が決まっていないので、○○に確認しなきゃ」など当事者として危機感を持ち対応できるようになるのでは、と思います。

③WEBシステムで書類を申請・回覧する。

いつでも、どこでもパソコンがあれば、申請できるし、誰が、いつ行ったか、登録書はどこまで進んでいるか、明確になります。

しかし、あえてここで紙を残しているのは、何か別の理由があるのでは？とも考えてしまいました。いづれにしろ、何かアクション起こすには、しっかりとした調査が必要そうです。

No３：店舗管理 課長　Cさん　

【 課題 】

沢山課題持っていそうな人は誰だろう、と考え、ある形態の店舗を統括している部長さんに声をかけてみました。

すると、「現場の声の方が良いよ」と、課長のCさんにアポのお願いをしてくれました。

早速、Cさんに話を伺いました。

☞　タブレットでExcelが使用できなく、困っている。何か方法はないか。

Cさんが管轄している店舗は、いわゆるフランチャイズ店。(厳密には異なるが、ここではオーナーが別にいる店舗と思ってほしい)

この形態の店舗には、契約上、パソコンがなく、タブレットのみで商品発注や連絡などをおこなっています。

そのため、タブレットでExcelが使えないとデータ分析等おこなえず、困るというのです。

【 原因 】

①Microsoftのライセンス契約がない。
→実情として、オーナーさまへのリース契約料に転嫁されてしまうため、契約の追加ができないなど厳しい事情があります。

【 解決案 】

検討しましたが、今の所、解決案が浮かびません。

そもそも、①のライセンス追加は現実的ではないと思います。(現状のビジネスモデルで利益を出せるよう設計されており、モデル再構築の話に発展してしまう）

では、Excelを使用しなくてもよい仕組みを構築するのはどうか。

現状のExcel業務を洗い出し、はじめから結果をWEB上で出力できるようにしてしまう、など。

なかなか難しい課題だが、まずは現場での使用用途について、ヒアリングから始めるのが良さそうです。

ちなみに今後も、課員全員が集まる会議で、課題を収集していただき、Cさんから課題のフィードバックをいただけることになりました。楽しみです。

最後に

今回、聞き込みしてみての感想

「こういう課題があるため、システム化したい！」と声が上がるものは、目に見えた一部のもので、実際、当事者が抱えている課題は山ほどあるのだなと実感しました。

きっと、本人の中で ‟あって当然” と思ってしまっているもの、‟諦めてしまっているもの” が社内には多々あり、顕在化せず、埋もれてしまっているのだと思います。

掘り起こし→解決！
やりがいありますね～

全ての課題は解決できないとは思います。

ただ、一つ一つに目を向け、解決に向け検討することが、社内の効率化、ないしはデジタル化へつながると思います。

「デジタルですごい効率化された会社にしてやるぞ！」という目標を忘れずに、今後も突き進んでいこうと思います。

応援よろしくお願いいたします！