【資格管理DX事例】カオナビを活用した資格情報活用術！
突然ですが、皆さんは資格管理をどのように行っていますか。特に製造系の会社であれば安全衛生の観点から必須の業務になります。本記事では、私が所属するインターステラテクノロジズ（以下、IST）がこれまでどのような管理方法をとり、カオナビを使ってどのように資格管理のDXを行い、業務効率化を図ったかを紹介したいと思います。
資格管理DXの必要性
ISTは現在、160名を超えるメンバーを擁し、今後新規に開設予定の拠点を含めると、拠点数は合計8つになります。人員だけでなく拠点も増えることで、これまで以上に安全衛生の強化が必要となり、安全衛生を管理する上で必要な資格管理の重要性が増してきました。
これまでスプレッドシートを用いて資格を管理していましたが、限界を感じていました。特に資格の表記揺れや記入漏れが頻発し、情報の正確性を担保することが困難になっていました。また法定責任者に関しては別途スライドにはまとめておりますが、今後手当を支給するとなるとほかのシステムとの連携の必要もありました。
デジタル化による解決策
解決策として、資格管理のデジタル化に着手。具体的には、法定責任者と一般資格の2つのテーマで管理をすることにしました。ただ集計するだけでは意味がないため、以下の3点に特に注意を払いながら要件定義を進めました。
テーマ1：法定資格の管理
法定資格に関しては、紙で提出する必要が有ることからスライドでも用意はするものの、同じ情報をカオナビでも集計することに。
①プロファイルブックのシート内に資格管理用のシートを作成
②シート内に以下を入力できるように設定
選任職位の名称
場所
選任日
危険物の類別
備考
手当金（社内手当金の集計のため）
拠点（複数拠点管理のため）
■作成時の留意点
1.全社員閲覧可能な情報については住所等の個人情報を入れない
2.自由記述形式では表記揺れが発生するため、資格名等は基本的にプルダウンを利用
テーマ2：一般資格の管理
一般資格については、従業員が自身の資格を登録し、全社員が閲覧できるようにしました。プルダウンメニューを利用して資格名を選択してもらうことで、表記ゆれの解消を図り、さらに有効期限が近づいている資格には自動でアラートが出るよう設定されており、資格の更新を促す仕組みを導入。
管理する資格名（プルダウン）
運転免許系
国家資格
その他業務に使用する免許等
取得日
免許番号・交付番号
有効期限
アラート（計算式）
有効期限まで100日以下になった場合、または過ぎた場合にアラートが出るように設定
備考欄
成果と今後の展望
カオナビでの資格管理の導入後、情報の検索性と整理が大幅に向上し、管理工数は削減。また、情報が可視化されることで、誰もが必要な情報にアクセスできるようになり、業務の透明性が高まりました。
これから新規拠点の立ち上げもあることから、特に法定責任者等の管理や運用は先回りをして実行できるようにしていければと考えております、また工場や射場で作業される方が業務に集中できるように資格管理をはじめ、他にもDX化出来ることを進めたいと思います。