【税理士事務所編】まだ間に合う！Notionを活用した年末調整のプロジェクト管理法

こんにちは、Juvenalisの一木です。今回は税理士事務所でのNotionの活用方法として「年末調整業務」を管理する方法に絞ってご紹介したいと思います。

社会保険労務士でもある私も、年末調整業務は非常に身近な業務になります。いつも税理士の先生方が年末調整業務をやってくださり、その成果物としての還付金や控除額などのデータを頂き給与計算をしています。

年末調整の業務自体についてはさまざまなツールが出てきており、企業も税理士の先生も業務負担は軽減されつつあると思います。私の事務所でもオフィスステーションを導入していますので、年末調整業務を企業が楽にやる仕組みを提供することは可能です。とはいえ、それはあくまでも「業務ツール」の話であり、日頃のタスクを管理していくこととは分けて考える必要があります。そしてこの日頃のタスク管理に対し、社労士業界でも税理士業界でも大きな課題を抱えていることは否定できないのではないでしょうか。

税理士事務所•社労士事務所が抱えている「タスク管理」についての課題

現在、社労士事務所・税理士事務所に対してNotionを導入するコンサルティングを行っています。Notionで課題を解決する仕組みを作り上げるにあたり、まず事務所内の課題をヒアリングするのですが（実際に現状の管理の方法も確認します）、個人で個別にタスク管理しているパターンや、所長がスプシやエクセルでやることを列記し、担当者に割り振っているというパターンなどが多く見られます。士業の方とは数百名以上お会いしていますが、システマティックに事務所のタスク管理をされている方は感覚的ですが1割を下回っているように思えます。ここで言う、システマティックなタスク管理とは

• タスク管理ができている（ステータス、担当者、顧問先、投入労働時間、タスクに紐づくメモなどの情報が管理できている）

• 誰がどのようなタスクをやっているか（またはやっていたのか、やる予定なのか）が可視化されており、所長が全体像を把握できている

• タスクを管理したことにより各種の情報を経営戦略として活かしきれている（顧問先ごとの月間投入労働時間数と顧問料があっているかどうか、など）

最低限でも上記のことを管理できて初めてタスク管理ができている、と言える状態だと考えています。
文章だけ読むと「日頃のタスク管理が大変そうで、複雑なことはやりたくない」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、それを負担なく作れるのがNotionです。

年末調整業務をNotionで管理する具体的な方法とは

今回のテーマは「年末調整業務をNotionでどう管理するか」に絞っています。税理士事務所や社労士事務所では主に次のようなタスク管理が必要になります。

• 日々の問い合わせに対応するタスク管理

• 毎月起こるタスク管理

• 決まった時期に起こるタスク管理

• 不定期に起こるタスク管理

今回は決まった時期に起こるタスク管理として税理士事務所ではこれから発生する「年末調整業務」についてNotionで管理していく方法をご紹介します。

大まかなNotionを使った事務所管理ページの構造は次のようになります。

1. プロジェクト管理データベース

2. タスク管理データベース

3. 顧問先管理データベース

4. 担当者（従業員）管理データベース

5. 年末調整管理データベース

顧問先ごとに自動化されて年調のタスクが自動で挿入されたタスクDB

順に解説していきます。
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