前田 節のJust method－経営改善計画－

「経営改善計画」策定について（４回目）

今回は、業務分析についてお伝えします。
業務分析とは、「日々行っている業務」を細分化し、業務の手順や方法などを見える化することです。業務分析で業務上の問題点、課題を特定することで、業務効率化につなげることができます。その結果、社内リソースの最適な配分が可能となり、顧客に向き合えるリソースを増やすことができるようになります。

業務分析を実施すると以下のような効果があります。
・業務上の問題が把握しやすくなる
業務の見える化ができると、業務を進める上でどこに問題があるか把握しやすくなります。無駄な作業がどこにあるのか、誰に業務が集中しているかなどが把握できるため、対応策をとりやすくなります。
・属人的要素を排除できる
業務の見える化は、業務における属人的要素を排除することにつながります。
業務の属人化が進むと、担当者が異動したり、退職したりすると、業務が停滞することが発生します。そのような不具合を防止するためにも、あらかじめ業務の見える化を実施しておく必要があります。

業務分析は具体的に以下の項目を実施します。
・マニュアルの確認
・業務棚卸の実施
・業務分担表の確認
・業務フロー図の確認
・業務日報の確認
・アンケート、ヒアリング調査の実施

上記の分析から、業務上の課題が発見された場合は、
A：事業上のリスク（緊急性）
B：対応する難易度
の２つの軸で課題を整理し、以下の順で対応していきます。
① リスク髙　×　難易度低　⇒　すぐに着手する
② リスク髙　×　難易度髙　⇒　プロジェクト化する
事業上のリスク（緊急性）の低い課題は、現状維持もしくは優先度を下げて対応を検討します。