もう一人で抱え込まない！ビジネスを加速させる賢い「委任術」
「自分でやるのが一番確実」
多くの方が、このような考えを持って育ってきたのではないでしょうか。特にビジネスにおいては、自分がコントロールを手放すことに抵抗があるかもしれません。「どうせ人に任せても、自分ほどうまくできない」という思い込みが、起業家が効率的に時間を使えず、ビジネスを成長させる重要なタスクに集中できない原因になっていることも少なくありません。
しかし、もしあなたが委任という手法を試し、賢く実行することができれば、すぐにその考えが間違いだったと気づくでしょう。物事がきちんと、しかも質の高い状態で進むだけでなく、あなた自身のストレスが軽減され、より幸福感が増すはずです。さらに、起業した当初の情熱の源泉であった、創造的な活動に時間を費やすことができるようになるのです！
委任を成功させるための秘訣
「人に任せる」というのは、なかなか勇気がいるものです。だからこそ、最良の結果を得られるように、以下のポイントを押さえて実行しましょう。
1. 委任するタスクを見極める
すべての業務が委任に適しているわけではありません。専門知識や高度な判断力が求められる重要なタスクは、あなた自身が行うのがベストです。委任すべきなのは、必ずしも重要ではないものの、他の人がより早く、時にはより質の高い結果を出せる可能性のある業務です。
例えば、
ルーティンワーク: データ入力、スケジュール管理、メールの振り分けなど
専門スキルが活かせる業務: ウェブサイトの更新、デザイン作成、翻訳など
時間がかかる業務: 資料作成、リサーチ業務、顧客対応の一部など
これらの業務を委任することで、あなたはより戦略的な業務に集中できるようになります。
2. 適任者を見つける
誰でも、どんなタスクでもうまくこなせるわけではありません。事務作業が得意な人もいれば、デザインセンスに長けている人もいます。ウェブサイトの管理に詳しい人もいるでしょう。それぞれのタスクに適したスキルを持つ人材を見極め、場合によっては、事務、デザイン、ウェブ管理など、異なる専門分野の人材を雇う必要があるかもしれません。
社内のメンバーに委任する場合は、それぞれの得意分野やスキルを把握し、適材適所に仕事を割り振ることが重要です。外部に委託する場合は、実績や得意分野を確認し、信頼できるパートナーを選びましょう。
3. 具体的に、詳細に指示を出す
起業家が委任に失敗する原因の一つに、指示があいまいであることが挙げられます。「なんとなく」「適当に」といった指示では、期待通りの成果は得られません。そうではなく、具体的な手順、期日、期待される成果物などを明確に伝えましょう。
例えば、資料作成を依頼する場合、「〇〇についての資料を来週までに作成してください」という指示だけでは不十分です。
どのような情報を盛り込むべきか
資料の形式（PowerPoint、Wordなど）
ページ数や項目の目安
参考資料の有無
など、細部にわたって指示を出すことで、認識のずれを防ぎ、手戻りを減らすことができます。
4. 丁寧にトレーニングする
具体的な指示を出すだけでなく、担当者がスムーズに業務に取り組めるよう、丁寧なトレーニングを行うことも重要です。特に新しいタスクを任せる場合は、最初が肝心です。
業務の目的や背景を説明する
必要なスキルや知識を教える
具体的な手順を実演する
質問を受け付ける時間を作る
など、時間をかけて丁寧に教えることで、担当者の不安を取り除き、自信を持って業務に取り組めるようにサポートしましょう。これは、長い目で見れば、あなた自身の時間を大幅に節約することにつながります。
5. 少しずつ委任する
特に、これまで自分で全てをコントロールしてきた人にとっては、いきなり多くの仕事を委任するのは難しいかもしれません。また、それは担当者にとってもプレッシャーになる可能性があります。
最初は比較的小さなタスクから始め、徐々に委任する範囲を広げていくのがおすすめです。これにより、あなた自身も委任することに慣れていき、担当者の成長に合わせて、より責任の大きな仕事を任せられるようになります。
6. マイクロマネジメントは避ける
担当者が困っている時に助けるのは大切ですが、過度な干渉、いわゆるマイクロマネジメントは避けるべきです。
「いつでも相談に乗るよ」と伝えつつも、担当者の判断を尊重する姿勢を示しましょう。信頼されていると感じることで、担当者は責任感を持って仕事に取り組み、主体性が育まれます。
進捗状況が気になる場合は、定期的な報告を求めるなど、適切な距離感を保ちながらコミュニケーションを取ることが大切です。
7. 感謝の気持ちを伝える
担当者の努力に感謝の気持ちを伝えることは、非常に重要です。些細なことでも、「ありがとう」「助かったよ」といった言葉を伝えることで、相手のモチベーションは大きく向上します。
金銭的な報酬だけでなく、感謝の言葉や承認といった精神的な報酬も、良好な関係を築き、維持するために不可欠です。感謝の気持ちを伝えることは、コストはかかりませんが、非常に大きな効果をもたらします。
まとめ
委任は、最初は難しく感じるかもしれませんが、正しく行えば、あなたのビジネスを大きく成長させるための強力なツールとなります。今回ご紹介したポイントを参考に、ぜひ委任に挑戦してみてください。きっと、これまで以上に時間と心の余裕が生まれ、ビジネスを楽しみながら成長させていくことができるでしょう。