kintoneの採用テンプレートを作った話

採用業務＝属人化・アナログ対応による無駄作業のオンパレード

こんにちは。業務改善を生きがいにしている平島です。
前職の株式会社ニットでは、オンラインアウトソーシングサービス
『HELP YOU』を運営していました。
企業様の生産性を向上するためのこのサービスを提供している中で、
採用業務のサポート依頼を受けることも多々ありました。

そんな中で日々私が感じていたことは、『なんて無駄な作業が多いんだ』ということ。自社サイトだけでなく、複数媒体に出稿することも多い求人募集という業務性質ももちろんありますが、それ以上にコピペ作業や、メールの個別対応など、『無くせるハズの作業』が沢山見受けられました。

よくある採用業務のフロー

①各媒体での応募者管理を確認
②自社応募はメールで確認
③スプレッドシートに全応募者情報をコピペ
④応募データを確認して書類審査
⑤合否連絡（メール・管理画面上・管理画面のステータス更新）
⑥日程調整後に応募者管理シートを更新
⑦面談対応
⑧合否連絡（メール・管理画面上・管理画面のステータス更新）
⑨応募者管理を更新

だいたい、こういう感じではないでしょうか？下手をすればExcelで毎回応募者管理情報をアップデートしている採用担当さんも多いのではないですか？
1カ月に数人の応募であれば、特に負担もなく対応できると思います。
ですが、1カ月に100名以上応募があるとどうでしょう？
上記の作業×100名分の『作業』が発生しますよね。

場所も時間も費用もかかる履歴書管理

履歴書の管理、皆さんどうされていますか？

労働者の履歴書は、在職中は保管しておく必要があります。保管期間は、退職日または死亡日から起算して3年間保管することが労働基準法第109条により義務化されています。保管期間を過ぎた履歴書に関しては法的義務はなくなるため、退職者への返却か破棄のいずれかを行うことになります。

不採用の方の履歴書は破棄か返却を行いますよね。
また、採用者の履歴書に関しては上記のように法律で保管を義務付けられています。人が増えれば増えるほど、管理の場所を取りますし、個人情報のため、厳重なセキュリティも必要になります。退職後に破棄するにしても、個人情報のためにシュレッダーなどで細かく裁断する必要があります。
また、返却を希望されれば、採用・不採用問わず郵送料もかかります。

アナログ・非効率な求人対応がもたらすリスク

まぁ、多少面倒ではあるけれど、特に問題もないし・・・。とアナログ・非効率な求人対応によるリスクに気付いていない人事担当者さんもいらっしゃるのではないでしょうか？
当たり前ですが人の手が入れば入るほど『ミスリスク』は高くなります。
また、細かいマニュアルがあったとしても『教育コスト』がかかります。
もちろん、オンラインで完結しない場合『採用力低下・機会損失』にもつながります。

kintoneでの採用テンプレートを作った背景

企業活動において、どの業界でも必ずあるのが採用業務です。会社にとって人はすなわち『人財』企業の成長に大きく影響する大切な資産です。
kintoneはあらゆるデータやツールのハブ機能としてデータを集約できることが非常にメリットだと私は考えています。
採用の流れは細かい違いはあれども、業種による大きな違いはありません。
少しでも多くの方々のお役に立てればと、まずは採用に関するテンプレートを作成させていただきました。

株式会社ニットでの求人活動は全てオンラインで完結しています。たくさんの優秀な方々とのご縁を得ることができています。そのオンラインでの求人業務ノウハウをぎゅっと詰め込ませていただきました。

採用業務の効率化やオンライン化、何から取り組めばいいかわからないという方でも、すぐにでも活用ができるようなシンプルな設計になっています。
無料テンプレートですので、どうぞお気軽にご活用ください。

◆kintone無料テンプレート申し込みはこちらから

◆マニュアルサイトURLはこちらから

採用テンプレートのポイント紹介

①エントリーから採用まで、このテンプレート一つでカバー可能

②ワークフロー整備済みなので、誰でも対応可能
③分析用のグラフも整備済で、効果分析がすぐにできる
④アクションボタンで簡単ワンボタンでレコード作成可能

近日中に、実際のHELP YOUでの採用フロービフォーアフターの資料もまとめる予定ですので、お待ちくださいませ<(_ _)>