イベント受付のDXをやってみた結果
昨年あたりから徐々にオフラインイベントなども増えてきて、私自身も自主開催したり仲間とLT大会を主催したりとしています。
そんな中で毎回気になっていたのが、当日の受付時のわちゃわちゃ感💦
（ちなみに以前所属していたIT系の団体でイベント担当していた時も受付は紙でした（笑））
ということでわちゃわちゃ＆私の違和感を書いてみることにしました
準備編
出席者一覧を紙に印刷しないといけない
印刷したら最後！その後の変更はやめてほしいけど絶対にある
だから印刷も当日に行う→他にもたくさんやることがあるのに当日のタスクが増える
そもそも私の家にはプリンタがない！
当日編
お約束かのごとくキャンセル、遅れて参加のご連絡をありがたく頂戴する
その情報を共有しようとして紙に書く必要あり（複数枚準備してたらさらに手間）
いざ受付！
顔見知りや初見の人なら良いがあったことあるが名前が浮かばない人に遭遇した場合に名前を聞くのが億劫
名前がわかったところで出席者名簿から名前を探してチェックするのが意外と面倒（どうしても紙の場合はあいうえお順に並べておきましょう）
ピーク時に列ができて受付スタッフのストレスに！
そんな時に限って「急にこれなくなりました」のご連絡
２箇所３箇所で受付してると、最後誰がきてない？あと何人？の集計が面倒
今現在何人来ているかは受付スタッフのみぞ知る
おめでとう！受付完了！！その後に・・・
この出席名簿どうするねん？
懇親会に行って出席名簿を紛失しようもんなら大問題
翌日以降
結局、誰が参加されたのか？何人参加されたのか？をスプレッドとかエクセルに書いて主催者に送ったりせねばならぬ
思いつきで書いてみたところ結構な数になりました。
というわけでそんなモヤモヤをなんとかできないか私なりに解決策を探った軌跡を書き留めておきます。
なお、単なる出欠アンケートではなく”当日の受付”までを見据えてのことになります。
こんな前提＆流れを想定して試しました
出欠申込フォームで回答してもらう
受付時は紙を使わない
QRを読み込んで誰なのか？を判断する
QRは申し込んだ方にメールで送信（スマホで提示できるように）
当日、運営側は参加者一覧をスマホで共有できる（キャンセルとか遅刻とか入場済みとかも）
参加者は受付でQRを提示
受付スタッフがスマホでQRを読み込むとその人は”入場済”となり運営側は全員その情報をスマホで見ることができる
試したこと
①最初に試したのはGoogleForm＋スプレッド＋ノーコードアプリ（AppSheetというのを使いました）で実現する方法
②次にホームページ作成ツールであるWixのイベント機能で実現する方法（Wixの場合は私はもはやホームページ作成というよりは集客統合ツールと思ってますがここはわかりやすくHP作成ツールと表記💦）
結論
どちらでもできる！でも”Wix”のイベント機能の方が簡単で”楽”
実際、どちらの方法でもイベントの受付を行ってみました。結果どちらでもやれます。受付時の操作感でいうと②の方が簡単＆直感的に操作できる印象でした。準備の面でいうと前者（①）は自分でAppSheetにて自分でアプリを作成しないといけない（QRを作るとか、メールを送信するとか、QRを読んんだら入場済みにするとかの機能を自分で作る）必要があります。慣れた方なら２、３時間あれば作れますがその手間はかかります。もちろん前者のメリットもありますのでそこは後日。。。後者はWixのイベント機能の設定画面に入力＆選択していくだけで先に書いた受付業務が出来ますので非常に簡単だなと感じました。
実際に試してみることで見えてきたメリット・デメリットや実際にどんなイメージなのかについては次回の記事で！
わちゃわちゃ感に１つでも共感いただいた方や次回記事も見てみたいという方はぜひスキ！やコメントいただけると嬉しいです。
最後によく利用させていただいている私のおすすめの鹿児島のコワーキングスペースです
鹿児島在住の方や出張利用、帰省時にぜひご利用ください。
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