はじめての出張！

こんにちは、プリンセスです🙌

先月12月は初めての出張がありました🚙

行き先はLivingstone (リビングストン)！

かの有名なVictoria Falls (ビクトリアフォールズ) があるところです。
ビクトリアフォールズを訪れたときのことはこちらにまとめています↓↓(短い感想文みたいな記事ですが悪しからず…)

今回は、特に出張前(準備)のことについてまとめてみました。

出張中の感想についてはこちらの後半に書いています～↓↓

出張に際しては「eMEMO」というものがいる

eMEMOもしくはMEMOと呼ばれている。

これは出張に限らず、プロジェクトを計画するときにも必要な書類。

• どういう目的で、

• どういう要請のもと、

• 期間や日程を提示して、

• 予算を立てて、

• チームリーダーやオフィスのOperation Officer、経理担当の人やWR (world representative)に順に提示して、

• それぞれからClearedをもらう必要があります。

これのClearedをもらうまでもひと苦労のよう…

私は自分でMEMOを書いたことはまだないのでその難易度はわからないのですが、同僚はかなり苦労していた…

ただ、このMEMOができあがれば、出張に関してはある程度準備が整ったことになります！

MEMOをドライバーや出張管理担当者と共有

これはメールで共有します。

MEMOとともにメールに「○○のプロジェクトで△日～×日までtransportが必要です」的なことを送ると、それ以降の移動手段や滞在先は基本的に事務所内のそれ担当の人がやってくれます。

これはめちゃくちゃありがたい！

ただ、移動手段や滞在先の情報が共有されるのが結構ギリギリ(まあアフリカあるあるですね😇)

今回は初めての出張で、2週間くらい前からソワソワしていて(実は1週間ズレこんだので、ソワソワ期間は正味3週間。笑)、
自分なりにいろんな人に相談して指示をもらって準備はしていたものの、
上記のようにいきなり1週間持ち越しになったりで、
情報共有が完了したのは出発前日😂

日本人であれば、このソワソワ感、共感いただけるのではなかろうか😂

だからこそ情報をもらった瞬間に何をすべきなのか知っておくべし！

UNDSS(United Nations Department for Safty and Security)から、security clearanceを得る必要があるので、TRIPという指定のサイトに飛んで、旅程を入力します。

ここに入力して、問題なければ、提出した5分後にはGRANTEDのメールが来ます。

今回は往路はWHOの公用車、復路は飛行機を使用しました。

車を使用する場合は、自動車ナンバーの入力が必要で、飛行機の使用する場合はフライトナンバーが必要です。

状況に応じて、その他の情報が必要なときもありますが、その際は担当者に聞けば教えてくれます🙌

宿泊先

宿泊先も基本的には、事務所のそれ担当の人が手配してくれますが、今回は一緒に出張に行ったボスが私の分も予約していてくれました。

ロッジっぽい感じで綺麗でした(綺麗の基準が少し違うかも…ww)

WHOのドライバーも付いてきてくれているので、毎日ロッジとワークショップ場所の往復はその人がやってくれます。

その他、もし車が必要な移動があれば、ドライバーに頼んじゃって大丈夫。

おんぶにだっこですね～～

持ち物について

今回は、帰りが飛行機ということもあり、重量を気にして持ち物を増やさないようにしていましたが、絶対に必要だと感じたものを以下に挙げてみます。

• パスポート：これは絶対！身分証明として持っておくべき。

• その他の身分証明：パスポートのほかにもその国residential card/diplomatic permitなど。

• ヘアドライヤー：これは宿泊先にもよりますが、ホテル/ロッジには基本備え付けられていないと考えておくべき！自分のものを持って行きしょう！

• シャンプー＆コンディショナー：これもどのレベルの宿泊施設に泊まるかのよりますが、石鹸だけがポンと置かれていることもしばしば、念には念を入れて、一応持って行く方が精神安寧得られます。笑

• もう少し私服…：もっとカジュアルな服ももう少し持ってくればと思いました…重量気にし過ぎた…今回はスーツじゃなくもよかったっぽいし…

• スリッパ/サンダル：これはホテルの部屋で使用するスリッパと、外出用のサンダルという意味。

全ての領収書をもらえ！

今回、宿泊先の予約はボスがしてくれたものの、支払いは私自身で行いました。

こういった支払いに関しては、全て領収書をもらいましょう！
自腹の分をUNに後から請求できる可能性が高いです。

今回も事務所に戻ったときに、担当者に相談したところ、
「私がリクエストしといてあげるわよ～」
とのことでした😇

どれくらい払い戻しがあるかわかりませんが、領収書は貰っていて損はないです！

次の出張はいつかな～

次の出張はあるのかな～～笑

今回の出張が予想以上に楽しかったので、早く二回目の出張に行きたいプリンセスでした🤩

Bonne soirée☆